Illustration Prozesse optimieren
02.06.2021    Madeline Sieland

Business Enablement

Prozesse optimieren: Kleine Schritte, große Wirkung

Think big? Nicht bei der Digitalisierung. Damit sollten Unternehmen erst einmal im Kleinen anfangen – zum Beispiel bei den kaufmännischen Prozessen. Mithilfe der richtigen IT-Lösung lässt sich der damit verbundene Aufwand deutlich reduzieren. Unter einer Voraussetzung: Es sind nicht zu viele unterschiedliche Tools im Einsatz. 

Eigentlich könnte alles so einfach sein. Man identifiziert eine zeitfressende, repetitive Tätigkeit im Unternehmen, schafft die richtige IT-Lösung an, die die Arbeit fortan erleichtern soll – und nach ein paar Wochen der Umgewöhnung freuen sich alle Angestellten darüber, dass sie von lästigen Aufgaben befreit wurden und mehr Zeit für Wichtigeres haben. Die Weiterentwicklung des Geschäftsmodells zum Beispiel. Oder die persönliche Kundenpflege. Dinge eben, die sich direkt auf den Umsatz und damit den Unternehmenserfolg auswirken.

Aller Anfang ist gar nicht schwer… 

Digital durchstarten – das müssen alle. Denn nur diejenigen, die sich der Transformation stellen, werden langfristig Erfolg haben. Für den Start in die digitale Zukunft müssen Unternehmer allerdings nicht immer sofort auf den ganz großen Wurf setzen. Digitalisierung beginnt im Kleinen – und braucht zudem das richtige Mindset. 

DATEV-CEO Robert Mayr und DUP UNTERNEHMER-Verleger Jens de Buhr zeigen im Gespräch mit Daniel Szabo, CEO von Körber Digital und Gründer von YOU MAWO, auf, wo der Wandel beginnt und wie er gelingt. 

Wann: Dienstag, 8. Juni 2021
Beginn: 15.30 Uhr
Dauer: 25 Minuten

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Wie gesagt: Eigentlich. Denn in der unternehmerischen Praxis herrscht in Sachen IT-Anwendungen viel zu oft Chaos. Zu dem Ergebnis kommt eine Studie von Templafy, einer cloudbasierten Content-Enablement-Plattform für die Erstellung, Bearbeitung und Optimierung von Business-Dokumenten.

IT-Anwendungen als Zeitfresser statt Helfer? 

Demnach sind in Unternehmen bis zu 15 unterschiedliche digitale Tools im Einsatz. Die Folgen dieses Tool-Overloads:  

  • Etwa die Hälfte der Mitarbeitenden wechseln vier- bis sechsmal pro Stunde zwischen einzelnen Anwendungen hin und her. 
  • Mehr als ein Viertel der Angestellten sind genervt, weil sich die Vielzahl an Tools negativ auf ihre Produktivität auswirkt. Denn jeder Wechsel zwischen Anwendungen sorgt nun mal für eine Unterbrechung der Arbeit. 
  • 40 Prozent der Befragten nutzen die Tools zwar, können aber aufgrund mangelnder Kenntnisse über die Möglichkeiten, die die Anwendungen bieten, nicht deren volles Potenzial ausschöpfen. 
  • Jeder Dritte kritisiert, dass Tools nicht in bestehende Workflows integriert sind, was zu Doppelarbeit führt.  

Klasse statt Masse 

Viel hilft viel? Das gilt also offenbar nicht in Bezug auf IT-Anwendungen. Denn finden sich Informationen in zu vielen unterschiedlichen, nicht miteinander kompatiblen Lösungen, geht das zulasten der Effizienz. Laut Templafy-Studie verbringt die Hälfte der mehr als 1.200 hierzulande Befragten vier bis sechs Arbeitsstunden pro Woche mit der Suche nach relevanten Informationen, Dokumenten, Bildern et cetera. 

„Lediglich neue Technologien für teures Geld einkaufen wird nicht funktionieren“, sagt Michael Lazik, Sales Director DACH bei Templafy. „Vielmehr bedarf es zwingend einer Konsolidierung der digitalen Tools. Je weniger verschiedene Anwendungen ich einzeln verstehen und benutzen muss, desto effizienter kann ich arbeiten.“ Ziel muss also eine Verschlankung des Tech-Stacks sein. 

Basic-Prozesse optimieren, um Digitalisierung zu lernen 

Dabei ist der Grundgedanke hinter dem verstärkten Software-Einsatz ja genau richtig. Es geht meist im Kern darum, bisher mehr oder weniger analoge Prozesse zu digitalisieren – und neue, effizientere Prozesse zu etablieren. Denn so gehen Unternehmen in kleinen Schritten die digitale Transformation an. Ein Wandel, an dem niemand vorbeikommt. Aber auch etwas, bei dem kein Unternehmer so genau weiß, wie man es richtig angeht. Trial and Error ist bei der Digitalisierung an der Tagesordnung. 

Einen Schub bekam sie durch die Coronapandemie. „Wir erlebten die Optimierung und Digitalisierung vor allem bei den kaufmännischen Abläufen und in der Gestaltung der Zusammenarbeit von Unternehmen und Steuerberatungskanzleien“, sagt Dr. Robert Mayr, CEO des IT-Dienstleisters DATEV, mit Blick auf das Frühjahr und den Frühsommer 2020.  

Aber: „Gerade in der Pandemie ist deutlich geworden, dass die technische Ausstattung nur bedingt weiterhilft, wenn wir nicht grundsätzlich durchgängige digitale Prozesse haben“, so Mayr weiter. „Deshalb sollten die Unternehmen ruhig klein anfangen, statt vor der vermeintlichen Mammutaufgabe zurückzuschrecken. Ich empfehle für den Start die kaufmännischen Prozesse.“ 

Der Wille zur Veränderung ist da 

Viele Prozesse, die bei der Unternehmenssteuerung anfallen, können längst automatisiert werden – von der Rechnungserstellung über die Buchung bis hin zum Zahlungsverkehr. Doch bisher setzt nur jedes vierte deutsche Unternehmen auf eine digitale Buchhaltung. Dies zeigt eine Umfrage des FinTechs Pleo und von YouGov. 

„Veraltete, analoge Prozesse gehen bekanntlich mit einer Sache einher: Zeit. Verschwundenen Rechnungen hinterherzujagen oder Ordner mit eingeklebten Belegen zu pflegen – das ist eben nicht von heute auf morgen erledigt“, sagt André Reimers, Head of Sales bei Pleo. „Über zwei Drittel aller befragten Unternehmen benötigen für ihre Buchhaltung monatlich einen Arbeitstag oder länger; jedes fünfte Unternehmen monatlich eine Woche oder mehr.“ 

Der Wille zur Veränderung ist aber da: Über die Hälfte der von Pleo und YouGov Befragten plant, die Prozesse umzustellen – hin zu einer digitalen Lösung, die für mehr Effizienz, Transparenz und Planungssicherheit sorgt.

02.06.2021    Madeline Sieland
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