Dokumentenmanagement: Know-how auf Knopfdruck

Joerg Hartmann: Im Dokumentenmanagement gibt es schon seit einigen Jahren Technologien wie Optical Character Recognition, die man als erste Vorstufen der heutigen KI bezeichnen kann. Mit aktueller Technik lassen sich beispielsweise Beschwerdebriefe automatisiert beantworten, weil die KI sowohl den Inhalt als auch die Tonalität erfassen kann und darauf reagiert.

Für die Zukunft sehen wir großes Potenzial in der Analyse und Aufbereitung großer Datenmengen, in der vorausschauenden Wartung und in der Verbesserung des Kundenservices. Dazu haben wir bereits vor einigen Jahren unsere Vision „Mehrwert durch Daten“ definiert und entsprechende strategische Initiativen gestartet. Mit diesem Know-how, das Datensilos abbaut und die Nutzung von Daten optimiert, können wir heute schon Kundinnen und Kunden bestmöglich unterstützen.

Hartmann: Durch den Einsatz von KI-unterstützten VoiceBots, zum Beispiel in der Auftragsannahme, profitieren die Anrufenden von der 24/7-Erreichbarkeit und dem schnellen Zugriff auf alle relevanten Daten. Für komplexere Anfragen stehen qualifizierte Mitarbeitende zur Verfügung, die dank der Entlastung durch KI-Lösungen nun mehr Zeit dafür haben.

Hartmann: Die KI analysiert alle Kundendaten, macht Vorschläge und hilft unseren Mitarbeitenden im Vertrieb dabei, noch besser auf die Kundinnen und Kunden und deren Bedürfnisse einzugehen. Eine optimierte Kundensegmentierung führt durch bessere Fokussierung zu einer Steigerung von Umsatz und Gewinn. „Power-BI“-Dashboards, die von unserer internen IT entwickelt wurden, ermöglichen es unserem Vertrieb, alle relevanten Daten aus verschiedenen Systemen auf einen Blick zu erfassen. Gemeinsam mit Handelspartnern geben wir dieses Know-how auch weiter.

Hartmann: Die Integration von KI-Tools wie ChatGPT stellt unser Unternehmen vor die Herausforderung der Datenschutzkonformität. Zukünftige Lösungen müssen diese gesetzlichen Anforderungen erfüllen, beispielsweise durch den Einsatz von Servern innerhalb der EU. Als besonders vielversprechend gilt „CoPilot“ von Microsoft, das große Sprachmodelle mit Unternehmensdaten verknüpft und damit unsere Vision „Mehrwert durch Daten“ unterstützen kann. Das gesamte Know-how eines Unternehmens auf Knopfdruck verfügbar zu haben ist eine verlockende Vorstellung.