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Anwendung und Definition der ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist eine Technik für ein besseres Zeitmanagement. Der deutsche Ratgeberautor und Redner Lothar J. Seiwert stellte die Methode bereits 1984 in seinem Buch „Das 1×1 des Zeitmanagements“ vor. Mittlerweile zählt sein Werk zu den Klassikern zum Thema Zeitmanagement. Die Technik soll effektives Zeitmanagement ermöglichen und auch die Soft Skills verbessern. Diese können Führungspersonen oder Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auch im Alltag einsetzen.
Kern der Methode: einen schriftlichen Tagesplan erstellen. Dadurch soll sich der Alltag produktiver und effizienter durchlaufen lassen. Der Prozess wird in fünf Arbeitsschritte unterteilt. Dabei steht A-L-P-E-N als ein Akronym für jeden einzelnen Schritt.
Die ALPEN-Methode wird in folgende Schritte unterteilt:
- A: Aufgaben definieren
- L: Länge festlegen
- P: Pufferzeit einplanen
- E: Entscheidungen treffen
- N: Nachkontrolle
A: Im ersten Schritt die Aufgaben definieren
Zu Beginn sollen alle anstehenden Aufgaben gesammelt und in einer einfachen To-Do-Liste notiert werden. Hilfreich ist es, sich für diesen Arbeitsschritt die Zeit am Abend zu nehmen und die anstehenden Aktivitäten für den nächsten Tag zu notieren.
Dabei spielt die Länge der Aufgaben zuerst keine Rolle. Wichtig ist es, auch kleine und unwichtigere Aufgaben mit aufzuschreiben.
L: Die Länge der Aufgaben bestimmen
Im nächsten Schritt der ALPEN-Methode soll zu der To-Do-Liste ein grober Zeitrahmen festgelegt werden. Dabei ist es hilfreich sich einen Überblick zu verschaffen und festzulegen, bei welchen Aktivitäten sich Zeit einsparen und wo sich mehr Zeit investieren lässt.
Ein Beispiel:
- Teammeeting: 60 Minuten
- Feedback-Gespräch: 45 Minuten
- …
Wenn sich die Stunden summieren, ergibt dies einen Überblick über die offenen Stunden und ob das Pensum an Stunden überhaupt für den nächsten Tag machbar ist.
P: Pufferzeit einplanen
Im dritten Schritt soll die Zeit der To-Do-Liste nochmal spezifischer definiert werden. Dabei gilt bei der ALPEN-Methode das 60 zu 40 Prinzip. Dabei sollen 60 Prozent der Zeit konkret geplant, die restlichen 40 Prozent sollen für unvorhergesehene Dinge eingeplant werden. Das soll die sogenannte Pufferzeit sein.
E: Entscheidungen treffen
Der vierte Schritt kann der schwierigste sein. Es geht darum, zu entscheiden, welche Aufgaben am wichtigsten und welche zu vernachlässigen sind. Dafür müssen Prioritäten gesetzt werden.
Dabei können folgende Methoden als Beispiel hilfreich sein:
- Mit der ABC-Analyse werden Aufgaben nach sehr wichtig, wichtig und weniger wichtig sortiert, damit lassen sich Entscheidungen einfacher treffen.
- Hilfreich kann auch die Eisenhower-Matrix sein, in der die Aufgaben in einer Tabelle in dringlich und wichtig geteilt werden und so Aufgaben besser vernachlässigt werden können.
- Das Pareto-Prinzip arbeitet nach der 80 zu 20 Regel, also dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent Gesamtaufwand erreicht werden können.
In der Kombination helfen diese Methoden Prioritäten zu setzen und das Zeitmanagement nach der ALPEN-Methode zu verbessern.
N: Nachkontrolle des Plans
Der Tagesplan ist abgearbeitet und der Tag ist beendet. Dabei kann eine Bilanz über den Tag sinnvoll sein, um zu definieren, welche Aufgaben viel Zeit oder welche weniger Zeit beansprucht haben. Genauso empfehlenswert ist es ein Fazit über die gesetzten Prioritäten zu ziehen – auch dafür muss Zeit eingeplant werden.
Tipps zur Zeitmanagement-Methode
Die ALPEN-Methode ist eine gute Möglichkeit das Zeitmanagement und somit auch das Selbstmanagement zu verbessern. Tipps und Beispiele, die bei der Umsetzung helfen können:
- Die Rahmenbedingungen, wie die 60 zu 40 Regel, sind grobe Richtlinien. Die Zeiten müssen nicht exakt ausgerechnet werden, grobe Schätzungen reichen aus.
- Es wird dazu kommen, dass die Pufferzeit übersteigt oder unterschritten wird. Das ist am Anfang normal, da sich zu Beginn viele noch nicht mit Zeitmanagement auseinandergesetzt haben und demnach erst ein Gefühl dafür entwickeln müssen. Hier gilt: Übung macht den Meister.
- Nicht jede Zeitmanagement-Methode funktioniert für jeden. Wer feststellt, dass die ALPEN-Methode nicht die richtige ist, kann sich anderer Methoden bedienen, um die eigene Zeit effizienter zu managen – etwa die Pomodoro oder Pareto-Methode oder mit Hilfe des Parkinsonschen Gesetz.
Vorteile
- Sehr übersichtlich und leicht zu lernen
- Die Methode bietet viel Flexibilität
- Produktivität wird gesteigert
Nachteile
- Am Anfang kann es sehr zeitaufwendig sein
- Pufferzeit wird oft nicht eingehalten, oft nehmen einzelne Aufgaben die ganze Zeit in Anspruch
- Bei Teamarbeit kann die Zeitplanung stark schwanken
Führungskräfte und Arbeitnehmende sollen am besten die Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode abwägen und die Methode einfach mal ausprobieren. Denn diese hat sich bei vielen Menschen für verbessertes Zeitmanagement bewährt und zählt zu den besten Techniken.