Bei der 80-20-Regel geht es darum, dass mit 20 Prozent der Zeit, 80 Prozent der Aufgaben gelöst werden können. Daher ist sie auch als 80-20 Regel bekannt. So wird mit geringem Aufwand ein gutes Ergebnis in kurzer Zeit erreicht und das Zeitmanagement verbessert. Um 100 Prozent der Aufgaben zu erreichen, ist die Investition der übrigen 80 Prozent der Zeit notwendig.
- Das Pareto-Prinzip lässt sich auch in einen wirtschaftlichen Kontext setzen. Dabei wird das Prinzip am häufigsten angewendet. Mit 20 Prozent der Produkte erzielt ein Unternehmen 80 Prozent des Umsatzes. Die übrigen 20 Prozent des Umsatzes werden dann mit 80 Prozent der Produkte erreicht.
- Ein Beispiel: Mit 20 Prozent Lernaufwand erreichen Schülerinnen und Schüler bereits 80 Prozent einer Zielnote, Note 2. Um nun die Note 1, also Perfektion, zu erreichen, müssen dann noch weitere 80 Prozent Lernaufwand zusätzlich aufgebracht werden
Das Pareto-Prinzip anwenden
Das Prinzip wurde entwickelt, um das Zeitmanagement zu optimieren. Allem voraus geht es darum, den Tagesablauf zu strukturieren und sich nicht mit kleinen Aufgaben aufzuhalten, die viel Zeit kosten, aber keinen Ertrag bringen.
Das heißt sich zu fragen, was wirklich wichtig ist – etwa für ein Projekt. Eine Not-to-do-Liste ist ideal. Aufgaben, die unwichtig sind und daher nicht zwingend erledigt werden müssen, schreibt man auf diese Liste. Die Punkte zeigen auf, welche Arbeiten von den wichtigen 20 Prozent ablenken und daher nach hinten verschoben werden können.
Die Ursprünge des Pareto-Prinzip
Zurückführen lässt sich das Pareto-Prinzip auf seinen Erfinder Vilfredo Pareto. Um 1906 untersuchte der italienische Ökonom die Verteilung des Volksvermögens in Italien. Dabei fand er heraus, dass 20 Prozent der italienischen Familien rund 80 Prozent des Vermögens gehörten. Pareto zog daraus den Schluss, dass die Banken Italiens sich am besten auf diese kleine Anzahl konzentrieren sollten. Auch wenn er aus der Gesellschaft dafür viel Kritik erhielt, steht das Beispiel stellvertretend für viele andere Aufgaben und lässt verstehen, dass durch die Konzentration auf einen Bruchteil der Menge, nämlich 20 Prozent, sich 80 Prozent des gewünschten Effekts einstellen.
Die Gefahren des Pareto-Prinzip
Damit das Pareto-Prinzip zu einem besseren Zeitmanagement führt, sollte es als Stütze genutzt werden. Das Ergebnis einer jeden Aufgabe sollte immer im Fokus bleiben. Kürzt man etwa an der falschen Stelle, so kann das zu einem schlechteren Ergebnis führen.
Mit Blick auf die Kundenkommunikation lässt sich dies etwa am Beispiel von Weihnachtskarten verdeutlichen. Wenn die Sales- oder Marketingabteilung eines Unternehmens sich dazu entscheidet, anstelle von persönlichen Weihnachtskarten lediglich E-Mails an Kunden und Partner zu schicken, dann kann es passieren, dass der hohe Wert der individuellen Ansprache aus Gründen der Effizienz vernachlässigt wird. So wird das Ziel – also die Wertschätzung des Kunden – verfehlt. Es wurde sich zu sehr auf die Aufgabe und weniger auf das Ergebnis konzentriert. Besser wäre es im Sinne von Pareto, wenn die Verantwortlichen im Unternehmen analysieren, mit welchen Kunden sie die meisten Gewinne erzielen – und diese dann entsprechend mit einer Karte zu bedenken.
Vor- und Nachteile der Pareto-Regel
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ABC-Analyse – Erweiterung des Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip kann um die ABC-Analyse erweitert werden. Diese Zeitmanagement-Methode ist ein beliebtes Tool, wenn es um das Management von Kundenbeziehungen geht. Dabei ruht die ABC-Analyse auf dem Pareto-Prinzip und seiner Anwendung.
Bei dieser Methode untersucht das Unternehmen die Kunden und Produkte in Hinblick auf die Menge und den Wert. So erfolgt eine Gliederung in drei Bereiche:
- A-Aufgaben: Diese Elemente machen den größten Wertanteil für das Unternehmen aus, haben aber ein geringes Volumen
- B-Aufgaben: Das Verhältnis zwischen Wert und Menge ist ausgeglichen
- C-Aufgaben: Es findet ein hoher Aufwand statt, der im Vergleich allerdings einen geringen Ertrag aufweist
Wer das Pareto-Prinzip noch optimieren möchte, nutzt die Eisenhower-Matrix. Bei dem Eisenhower-Prinzip werden Aufgaben in vier Bereiche unterteilt, um so maximale Effizienz zu erzielen.
Neben dieser Strategie gibt es noch weitere Methoden, um effizientes Arbeiten zu ermöglich. Beispiele sind die Pomodoro-Technik oder das Parkinsonsche Gesetz.