Es ist entscheidend, dass Bewerbungsprozesse in Unternehmen reibungslos und effizient ablaufen. Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer betrachten mehrere Jobwechsel im Laufe ihres Berufslebens als einen natürlichen Teil der beruflichen Entwicklung. Das sogenannte „Job-Hopping“ und die damit verbunden gestiegenen Fluktuationsraten führen dazu, dass immer mehr Bewerbungen verarbeitet werden. Konfliktsituationen können im Bewerbungsverfahren entstehen, wenn Bewerbende nicht eingestellt werden oder sich in irgendeiner Form diskriminiert fühlen. Daher ist die Ausgestaltung des Bewerbungsverfahrens in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen von großer Bedeutung.
Warum Datenschutz im Bewerbungsverfahren wichtig ist
Im Bewerbungsverfahren werden zwangsläufig personenbezogene Daten der Bewerberinnen und Bewerber verarbeitet. Damit ist der Anwendungsbereich des Datenschutzrechts eröffnet und Arbeitgebende müssen bei der Ausgestaltung ihrer Bewerbungsprozess die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzes beachten. Ohne Datenverarbeitung ist es Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern nicht möglich herauszufinden, ob Bewerberinnen und Bewerber fachlich und persönlich ins Unternehmen passen. Die meisten Kandidatinnen und Kandidaten liefern diese Informationen in ihren Bewerbungsunterlagen: Darunter Anschreiben, Lebensläufe und Zeugnisse. Die darin enthaltenen personenbezogene Daten reichen vom Alter über die Adresse und die Ausbildung bis hin zur Religionszugehörigkeit.
Welche Daten dürfen Unternehmen im Bewerbungsverfahren verarbeiten?
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regeln den Umgang von Unternehmen mit personenbezogenen Daten. Im Kontext von Beschäftigung und Bewerbung ist insbesondere §26 Ab. 1 S. 1 BDSG die zu beachtende Rechtsgrundlage. Demnach ist die Datenverarbeitung zulässig, wenn es für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Die Verarbeitung der Bewerberdaten, wie Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und andere Qualifikationsnachweise sind üblicherweise erforderlich, um die Eignung einer Bewerberin oder eines Bewerbers zu überprüfen. Eine Einwilligung des Bewerbenden ist für den Ablauf eines gewöhnlichen Bewerbungsverfahrens grundsätzlich nicht erforderlich.
Datenschutzinformation verlinken
Für einen ausreichenden Datenschutz der Bewerberdaten müssen Unternehmen alle Bewerbenden über die bevorstehende Datenverarbeitung aufklären und sie über ihre Rechte als Betroffene informieren. Dies ist in einer Datenschutzinformation mitzuteilen. Prüfen Sie, ob auf Ihrer Internetseite oder Ihrem Online-Bewerberportale eine Datenschutzinformation eingestellt ist und diese alle nötigen Angaben aus Artikel 13 DSGVO beinhaltet. Ein entsprechender Textbaustein zu dem Bewerbungsverfahren und jedem eingesetzten Software-Tool sollte in Ihrer Datenschutzinformation vorhanden sein.
Wer darf Bewerbungsunterlagen einsehen?
Die Bewerbungsunterlagen dürfen nur von Mitarbeitenden eingesehen werden, die an dem Bewerbungsverfahren beteiligt sind. Dabei handelt es sich regelmäßig um die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personalbereich und ggf. die Geschäftsleitung. Häufig werden Bewerbungen an allgemeine Funktionspostfächer wie beispielsweise jobs@beispiel-unternehmen.de mit weitreichenden Zugriffsrechten gesendet. Von dort aus erfolgt die interne Weiterleitung der Bewerbungsunterlagen oder die Speicherung in einem allgemein zugänglichen Ordner. Um interne Weiterleitungen und die damit verbundene Vervielfältigung von Bewerberdaten zu vermeiden, ist es ratsam, ein Bewerbungs-Postfach mit klar definierten Zugriffsrechten zu verwenden. Dieses Funktionspostfach aus dem E-Mail-Archiv zu entfernen, um eine zeitgerechte Löschung zu ermöglichen. Für eine effiziente Verwaltung der Bewerbungsunterlagen ist es sinnvoll, klare Regeln für die Ablage der Dokumente zu etablieren. Beispielsweise können Sie dies erreichen, indem Sie die Download-Funktion innerhalb eines Cloud-Speichers mit einfachen Bordmitteln deaktivieren. Alternativ bieten Bewerbermanagement-Tools auch die Möglichkeit, automatisierte Löschroutinen festzulegen und zu nutzen.
(Un)zulässige Fragen im Bewerbungsverfahren
Das Fragerecht des Arbeitgebers erstreckt sich ausschließlich auf den Umfang, der für das konkrete Bewerbungsverfahren erforderlich ist. Ein Bezug zur ausgeschriebenen Stelle liegt üblicherweise vor, wenn es um Fragen bezüglich des beruflichen Werdegangs oder der Qualifikationen des Bewerbenden geht. Fragen zu Schwangerschaft, politischer oder religiöser Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit und Vermögensverhältnissen sind grundsätzlich unzulässig. Datenerhebungen, die auf (arbeitsrechtlich) unzulässige Fragen im Bewerbungsgespräch zurückzuführen sind, verstoßen auch aus datenschutzrechtlicher Sicht gegen die gesetzlichen Bestimmungen. Es ist in keiner Weise angebracht, Informationen dieser Art zu dokumentieren, beispielsweise in Protokollen. Zusätzlich ist die Aussagekraft solcher Informationen ohnehin begrenzt, da Bewerberinnen und Bewerber ohne Konsequenzen berechtigt sind, unzulässige Fragen wahrheitswidrig zu beantworten.
Sind Background-Checks von Bewerberinnen und Bewerbern erlaubt?
Das Suchen weiterer verfügbarer Daten neben den Bewerbungsunterlagen (sogenannten Background-Checks), stellt ebenfalls eine relevante Datenverarbeitung dar. Allerdings ist nicht jede Form von Background-Checks zulässig. Die Überprüfung von sozialen Netzwerken mit freizeitorientiertem Fokus, wie beispielsweise Instagram und Facebook, ist unzulässig. Zulässig ist demgegenüber das Überprüfen berufsorientierter Netzwerke wie LinkedIn und Xing. Trennen Sie beim Background-Check Privates von Beruflichem und vermeiden Sie die Recherche in privaten Netzwerken.
Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?
Bewerbungen sind spätestens nach sechs Monaten löschen. Die Sechs-Monats-Frist ergibt sich aus der Möglichkeit des Bewerbenden, nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu klagen. Ist eine Bewerberin oder ein Bewerber der Auffassung, dass eine Ungleichbehandlung aufgrund von Geschlecht, Alter oder einer Behinderung zur Ablehnung geführt hat, kann diese oder dieser innerhalb einer Frist von sechs Monaten klagen. Für den Arbeitgebenden bedeutet dies, dass er während dieses sechsmonatigen Zeitraums in der Lage sein sollte, relevante Daten als Schutz für mögliche Rechtsverteidigungsmaßnahmen aufzubewahren.
In besonderen Fällen ist es erlaubt, die Bewerberdaten länger aufzubewahren, etwa wenn Bewerberinnen oder Bewerber in einen Bewerber- oder Talentpool aufgenommen werden sollen. Voraussetzung dafür ist, dass Bewerberinnen und Bewerber zu diesem Zweck vorher in die Speicherung der Daten einwilligen. Aus Beweisgründen sollte die Einwilligung entweder digital oder schriftlich dokumentiert werden.