Paul Watzlawick sagte, man könne nicht nicht kommunizieren. Das bekannte Sprichwort ist simpel, trifft aber den Nagel auf den Kopf. Denn Kommunikation im Unternehmensalltag muss so treffsicher wie möglich sein. Und das gilt industrieagnostisch!
Laut McKinsey verbringen Angestellte durchschnittlich ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit schriftlicher Kommunikation. Dabei ist diese Angabe für einige Berufsgruppen sogar noch konservativ geschätzt. Ingenieure wenden bis zu acht Stunden pro Tag mit Gesprächen, Lektüre und Schreibarbeit auf.
Dennoch wird die schriftliche Kommunikation oft nur als Beiwerk der eigentlichen Arbeitsinhalte gesehen – und nicht als fachliche Qualifikation. Das gilt natürlich nicht für „sprachlastige“ Bereiche wie Marketing und Sales. Doch beispielsweise werden im eben angesprochenen Ingenieurswesen selten Positionen aufgrund der Sprach- und Schreibfertigkeiten von Bewerbenden besetzt.
Kommunikative Skills bekommen zu wenig Beachtung
Dabei lässt sich unabhängig vom Fachgebiet und der Branche beobachten, dass mit steigender Verantwortung die Kommunikationsfähigkeit an Relevanz gewinnt: Das Aufgabenprofil von Führungskräften wandelt sich von beispielsweise technischen Tätigkeiten hin zu Verwaltung und Leadership. Die eigene Kommunikation findet dann zunehmend mehr Rezipienten – sei es intern oder extern.
Es obliegt in der Regel Führungskräften, sämtliche Kommuniqués, die von Mitarbeitenden erstellt wurden, inhaltlich und auf ihre Tonalität und Stilistik hin zu überprüfen und abzusegnen. Für die Mitarbeitenden gilt wiederum: Wer gut zuarbeiten und später für eine Führungsposition infrage kommen will, muss bereits in frühen Jahren adäquat kommunizieren können.
Dabei sind Sprach-Skills nicht nur für die individuellen Karrierechancen elementar. Vielmehr sind sie ein selten beachteter Wachstumstreiber. Unternehmen investieren in größere Teams, mehr Marketing, Business Development – und lassen oft die kommunikativen Skills als entscheidenden Faktor außer acht. Dabei gilt:
1. Sprachkompetenzen schaffen Eindruck
Externe Kommunikation wie Präsentationen, Studien und Analysen sind Visitenkarten des Unternehmens. Sie geben Kundinnen und Kunden, Partnerinnen und Partnern Einblicke in die Arbeitsweise einer Firma. Man setzt auf sorgfältige Arbeit ohne Rechtschreib- und Grammatikfehler, um ein eloquentes und fachlich hervorragendes Team zu präsentieren. Nicht weniger als die Reputation der gesamten Firma beruht auf der exzellenten Kommunikation nach außen.
2. Sprache als Sales-Support
Oftmals fällt im Bereich Kommunikation unser „täglich Brot“ unter den Tisch: die E-Mail. So darf bereits die Bedeutung einer gelungenen Betreffzeile für eine erfolgreiche E-Mail keinesfalls unterschätzt werden. Laut Zippia ist sie für 47 Prozent der Empfänger ausschlaggebend, ob sie die E-Mail überhaupt öffnen.
Doch damit ist es noch nicht getan. Denn nach dem Öffnen entscheiden Nuancen in den Formulierungen und in der Struktur darüber, ob die Leser sofort das Interesse verlieren oder voller Aufmerksamkeit den Inhalt verfolgen.
3. Sprache bestimmt über Produktivität
Eine klare Schreibweise, insbesondere ein unmissverständlicher Ausdruck, spielt eine entscheidende Rolle für die Produktivität innerhalb eines Teams – sowie für die Zusammenarbeit mit Kundinnen und Kunden, Partnerinnen und Partnern.
Die Fähigkeit, die Feinheiten einer Aufgabe oder Verantwortlichkeiten präzise in der Muttersprache oder aber in der weit verbreiteten englischen Unternehmenssprache zu kommunizieren, ist unerlässlich, um eine rasche und fehlerfreie Umsetzung zu gewährleisten und das Risiko von Missverständnissen zu minimieren.
4. Effiziente Kommunikation ist bares Geld
Ein Denkzettel für die Bilanz: Josh Bernoff, Unternehmensberater und Buchautor, erläuterte bereits 2016, dass Unternehmen etwa sechs Prozent ihrer Gehaltsausgaben investieren, um ihre schriftlichen Materialien verständlich zu gestalten. Angesichts der wachsenden Anzahl potenzieller schriftlicher Kommunikationskanäle dürfte dieser Anteil längst noch weiter gestiegen sein.
Laut dem Sprachen-Experten William DuBay machen schlechte Kommunikation sogar fast 40 Prozent der Projektmanagementressourcen eines Unternehmens aus. Es wird deutlich, dass effektive schriftliche Kommunikation buchstäblich bares Geld wert ist.
Sprache ist eine unternehmerische Wertanlage
Diese Beispiele verdeutlichen eindrücklich die messbaren Auswirkungen von Sprach- und Schreibfertigkeiten auf den Arbeitsalltag und den Unternehmenserfolg. Es sollte für Entscheider einleuchtend sein, dass Maßnahmen zur Förderung und Verbesserung der Sprachkompetenz ihrer Mitarbeitenden einen klaren finanziellen Vorteil bieten. Doch wie nähert man sich dem Thema?
Fortbildungskurse für die Belegschaft sind einerseits mit hohen Kosten verbunden – und sie entfalten ihre Wirkung erst über einen längeren Zeitraum. Sie sind überdies mit einem Stigma verbunden: Angestellte möchten sich oftmals nicht eingestehen, dass ihre Kommunikation verbesserungswürdig ist. Insbesondere dann nicht, wenn es um ihre Muttersprache geht.
KI-basierte Sprachassistenten kommen hier als niederschwellige und sofort wirksame Lösung ins Spiel. Sie lassen sich schnell in den Unternehmens- und Arbeitsalltag integrieren, produzieren direkt Resultate, sind ressourcensparender als langwierige und kostspielige Fortbildungen und greifen Mitarbeitenden unter die Arme ohne groß Aufmerksamkeit zu erregen.
Adäquater Ausdruck dank Künstlicher Intelligenz
Kurzum: KI-gestützte Assistenten durchbrechen Sprachbarrieren. Sie unterstützen Angestellte in ihrer Muttersprache – und sie erleichtern die internationale Kommunikation. Sie erreichen dies, indem sie die Feinheiten verschiedener Sprachen in ihrem Kontext verstehen und dementsprechend passende Übersetzungen und Anpassungen liefern.
Durch die großen Fortschritte im Natural-Language-Processing erschaffen moderne KI-Tools Texte auf hohem Level ohne große Anpassungsnot. Vorbei sind die Tage, in denen Nutzer die maschinellen Texte ihrer digitalen Helfer beinahe komplett umschreiben mussten.
KI-Sprachtools übersetzen, überprüfen Grammatik, Rechtschreibung sowie Stil eines Texts und bieten Synonyme oder alternative Formulierungen an. Die Technologie erkennt kontextuelle Nuancen und unterstützt automatisch dabei, Texte verständlicher, flüssiger, prägnanter und lebendiger zu gestalten.
Einfache Bedienbarkeit von KI-Sprachtools senkt Einstiegshürden
Die Anwendung ist überdies intuitiv und erfordert nur wenig technisches Know-how. Der zu verbessernde Text wird in eine Benutzeroberfläche eingegeben, die Optimierungsvorschläge erscheinen dann mit einem Klick in einem benachbarten Feld. Die Nutzenden können die Vorschläge annehmen oder ablehnen und in wenigen Minuten ihren Schreibstil und die Effektivität ihrer Texte verbessern. Solche Tools sind somit für alle Angestellten eines Unternehmens anwendbar und relevant.
Gerade im Businesskontext liegt hier die Frage nach Datenschutz nahe. Einige Anbieter dieser Tools gewährleisten End-to-end-Verschlüsselung oder löschen die eingegebenen Daten unverzüglich. So wird sichergestellt, dass die verarbeiteten Informationen jederzeit geschützt sind und nicht ungewollt missbraucht werden.
Unternehmen, deren Beschäftigte auf interne und externe schriftliche Kommunikation angewiesen sind, können von KI-Tools profitieren, die ihnen eine kosteneffiziente und sichere Möglichkeit zur gelungenen Kommunikation bieten. Wer in diesem Bereich sein volles Potenzial ausschöpft, kann den Unternehmenserfolg langfristig steigern und sorgt für einen produktiven Arbeitsalltag.