Doch welche sollten dabei zum Einsatz kommen und welche Art von Informationen liefern sie? Die Antworten darauf gibt es in diesem Artikel.
Die wichtigste Voraussetzung: Unternehmensziele
Jeder Unternehmer möchte langfristig erfolgreich sein. Ähnlich wie der Autofahrer, der mit seinem Wagen an ein bestimmtes Ziel kommen will, möchte auch der Unternehmer etwas Bestimmtes erreichen. In beiden Fällen ist es erforderlich, dass das Ziel bekannt ist, damit es auch tatsächlich erreicht werden kann. Denn wer nicht weiß, wo er hinmöchte, kann auch nicht analysieren, ob er sich noch auf dem richtigen Weg befindet.
Im Geschäftsleben werden dafür entsprechende Unternehmensziele festgelegt. In weiterer Folge kann eine Strategie ausgearbeitet werden, mit der sich die Unternehmensziele tatsächlich erreichen lassen. Die Frage, ob Unternehmer danach richtig unterwegs sind und wo sie sich gerade auf ihrem Weg zum Ziel befinden, beantwortet das Controlling.
Manche Unternehmer übersetzen den Begriff „Controlling“ fälschlicherweise mit Kontrolle. Doch tatsächlich bedeutet das englische Wort „control“ so viel wie steuern oder regeln. Es geht also darum, mit Hilfe von Controlling das Steuer in die Hand zu nehmen und den eigenen Betrieb zu lenken.
Controlling-Instrument 1: Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
Zu den wichtigsten Instrumenten für Einzelunternehmer und KMUs gehört die BWA. Dabei handelt es sich um einen ausführlichen Bericht, der auf Basis der Zahlen aus der Buchhaltung übersichtlich die aktuelle wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens darstellt.
In vielen kleinen Unternehmen wird die BWA nicht von Personen im Unternehmen angefertigt, sondern an einen externen Steuerberater ausgelagert. Um rechtzeitig auf Fehlentwicklungen reagieren zu können, empfiehlt es sich, die BWA monatlich zu erstellen und vor allem zu analysieren. Die Basis dafür bildet die Gewinn- und Verlustrechnung.
Die Erstellung der BWA ist keine gesetzliche Vorgabe. Dementsprechend gibt es dafür auch keine Vorgaben für den Aufbau. In den meisten Unternehmen wird sie jedoch ungefähr nach folgendem Schema gestaltet:
Umsatz – direkte Kosten = betrieblicher Rohertrag
– laufende Kosten = EBIT bzw. Betriebsergebnis
– Zinsen = vorläufiges Ergebnis
Um daraus etwas ableiten zu können, gibt es unterschiedliche Darstellungsmöglichkeiten. Bei der sogenannten Vergleichsdarstellung werden die eigenen Zahlen mit jenen aus dem Vorjahr oder allgemeinen Branchenkennzahlen verglichen. Bei der Darstellung als Zeitreihe ist für die Unternehmerin oder den Unternehmer auf einen Blick die Entwicklung nach den Monaten innerhalb eines Jahres erkennbar.
Um die BWA richtig interpretieren zu können, ist es jedoch erforderlich, sich ein Verständnis für die einzelnen Zahlen darin anzueignen. Die EBIT-Analyse ist beispielsweise deshalb so wichtig, weil hier besonders gut ersichtlich ist, wie gut ein Unternehmen in seinem Kerngeschäft arbeitet.
Controlling-Instrument 2: Die Cashflow-Rechnung
Der Begriff Cashflow ist den meisten Unternehmern bekannt, doch eine genaue Erklärung dafür können nicht alle liefern. Es handelt sich dabei um eine der wichtigsten Controlling-Kennzahlen im Unternehmen. Wörtlich übersetzt bedeutet das Wort Kapitalfluss.
Der Cashflow gibt demnach an, wie viel Kapital innerhalb einer bestimmten Periode zu- beziehungsweise abgeflossen ist. Einfacher formuliert: Es werden dabei die Ein- und Auszahlungen eines Jahres gegenübergestellt.
Das ist vor allem deshalb so wichtig, um zu sehen, wie viel Kapital dem Unternehmen aktuell für neue Investitionen, die mögliche Tilgung von Krediten oder Gewinnausschüttungen zur Verfügung steht. Vor allem zeigt er aber auch an, ob ein Unternehmen von einer möglichen Insolvenz bedroht ist. In diesem Fall gilt es, die Liquidität zu erhöhen. Eine mögliche Maßnahme dafür könnte Factoring sein.
Die Cashflow-Rechnung kann auf zwei unterschiedliche Arten durchgeführt werden. Bei der sogenannten „direkten Methode“ werden einfach von allen Einnahmen alle Ausgaben abgezogen. Bei der „indirekten Methode“ werden hingegen zum Jahresgewinn nicht zahlungswirksame Aufwendungen wie beispielsweise Abschreibungen oder Rückstellungen hinzugerechnet.
Controlling-Instrument 3: Die Break Even-Analyse
Um herauszufinden, ob ein Geschäft nach einer bestimmten Zeit Gewinn abwirft, kommt als Controlling-Instrument die Break-even-Analyse zum Einsatz. Damit ist es möglich, den Break Even-Point zu berechnen. Dabei handelt sich um die Gewinnschwelle eines bestimmten Produkts oder des kompletten Unternehmens. Der Break Even-Point ist jener Punkt, an dem der Gewinn gleich null ist.
Bei der Berechnung spielen vor allem die Absatzmenge, Verkaufspreise und variablen Kosten der einzelnen Produkte sowie die Fixkosten des Unternehmens eine entscheidende Rolle.
Zunächst wird festgelegt, welches Produkt beziehungsweise welche Dienstleistung über welchen Zeitraum betrachtet werden soll. Um den Break-Even Point zu ermitteln, müssen die entsprechenden Einflussfaktoren geschätzt oder gemessen werden. Im Anschluss daran ist es möglich, den Mindestabsatz zu ermitteln, der erforderlich ist, um die Gewinnschwelle zu erreichen.
Mit einem entsprechenden Soll-Ist-Vergleich kann schließlich analysiert werden, ob das Unternehmen die erforderlichen Mindestabsatzmengen in der Praxis auch tatsächlich erreicht.