Sind Beschäftigte mobil aus dem Ausland tätig, müssen Unternehmen vorab klären, welches Arbeitsrecht gilt. In der Regel ist es das Arbeitsrecht des Landes, in dem der „gewöhnliche“ Arbeitsort liegt. Bei einer vorübergehenden Tätigkeit aus dem Ausland für den in Deutschland ansässigen Arbeitgeber gilt demnach das deutsche Arbeitsrecht.
Wer allerdings ausschließlich aus dem Ausland tätig ist, unterliegt dem Arbeitsrecht des Gastlandes. Denn der gewöhnliche Arbeitsort sowie der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses liegen im Gastland.
Möchte ein Arbeitgeber das umgehen und auf eine Vereinbarung für unabhängige Auftragnehmer zurückgreifen, ist Vorsicht geboten. Zum einen gelten Beschäftigte dann als Freelancer; Arbeitgeber haben in dem Fall keinerlei Weisungsrechte mehr. Zum anderen müssen sie dann die Bestimmungen des Gastlandes zur Scheinselbstständigkeit berücksichtigen.
Planen Beschäftigte, in verschiedenen Ländern mobil tätig zu sein, ist entscheidend, wo sie regelmäßig ihre mobile Arbeit erledigen. Verweilt ein Beschäftigter immer nur vorübergehend in einem Land und zieht dann weiter, findet das Recht Anwendung, in dem der Arbeitgeber seinen Firmensitz hat.
Was ist bei mobiler Arbeit innerhalb der EU zu beachten?
Wer als EU-Bürger innerhalb der EU (mobil) arbeiten möchte, kann aufgrund der Niederlassungsfreiheit in jedem Mitgliedsstaat sesshaft werden und dort arbeiten. In der Regel ist dann nur eine Anmeldung beim Ausländeramt beziehungsweise der Gemeinde nötig.
Ferner müssen Beschäftigte eine A1-Bescheinigung, die den Tätigkeitszeitraum im Ausland abdeckt, mit sich führen. Diese regelt, ob Beschäftigte dem Recht des Gastgeberlandes oder dem des Heimatlandes unterliegen, sowie, was bezüglich des Steuerrechts und der Sozialversicherung gilt, denn mit der A1-Bescheinigung wird eine Doppelbelastung von Beschäftigten vermieden.
Pendelt ein Beschäftigter dagegen zwischen Deutschland und dem EU-Ausland, verfügt er dabei noch über einen Wohnsitz in Deutschland und ist der Unternehmenssitz ebenfalls in Deutschland, gilt die deutsche Sozialversicherung.
Was bezüglich der Steuer gilt, hängt vom jeweiligen Land und der Arbeitsdauer ab. Wer bis zu 183 Kalendertage im EU-Ausland tätig ist und sein Gehalt aus Deutschland erhält, zahlt in Deutschland seine Steuern. Wer dauerhaft aus dem EU-Ausland tätig ist, muss auch im Ausland seine Steuern zahlen. Was nicht trivial ist, da das Steuerrecht innerhalb der EU unterschiedlich ist.
Was ist bei einer Workation in Nicht-EU-Ländern zu beachten?
Wer außerhalb der EU (mobil) arbeiten möchte, muss im Einzelnen recherchieren, welche rechtlichen Regelungen existieren. In der Regel unterscheiden Länder zwischen Visum und Arbeitserlaubnis. Einige Länder bieten mittlerweile spezielle Visa für digitale Nomaden an. Auf keinen Fall aber sollte man mit einem Touristenvisum einreisen und von dort aus tätig sein. Das ist illegal und kann entsprechende Strafen zur Folge haben.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Steuer: So gibt es Länder, die keine Einkommenssteuer erheben. Hier zahlen meist Unternehmen die Abgaben – sofern sie über eine Niederlassung verfügen. Wo das nicht der Fall ist, kann es vorkommen, dass der Beschäftigte eine Ein-Personen-Firma gründen muss – was mit erheblichen Kosten verbunden sein kann.
Wichtiges vorab schriftlich regeln
Und egal, ob ein Arbeitgeber seinen Beschäftigten die Arbeit innerhalb oder außerhalb der EU ermöglichen möchte, er sollte die Bedingungen schriftlich festhalten. Die Ausstattung, die Kosten und die Haftung beispielsweise sind wichtige Aspekte, die Arbeitgebende in einer Arbeitsvertragsergänzung oder Betriebsvereinbarung dringend regeln sollten. Wer hier Klarheit über die Rechte und Pflichten schafft, legt den Grundstein für das Gelingen der mobilen Arbeit.
Zudem sollten Beschäftigte vor Beginn der mobilen Arbeit umfangreiche Informationen zu Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz erhalten. Auch sollte die Eigenverantwortung der Beschäftigten schriftlich festgehalten werden.
Eine Besonderheit bei der mobilen Arbeit ist zum Beispiel auch die Frage, wer das Gehaltsrisiko trägt, wenn die Arbeit aufgrund von technischen Defekten oder Netzstörungen nicht möglich ist. Am Firmenstandort liegt das Betriebsrisiko aufgrund von technischen Defekten und Störungen – oder sonstiger von Beschäftigten nicht zu vertretender Gründe – beim Arbeitgeber (§ 615 Satz 3 BGB). Für die mobile Arbeit ist das (noch) nicht gesetzlich geregelt. Deshalb sollten die Konsequenzen für den Fall, dass die Arbeit längerfristig oder sogar dauerhaft nicht erledigt werden kann, ebenfalls schriftlich festgehalten werden. Dabei sollte diese Vereinbarung auch beinhalten, ob und ab wann der Arbeitgeber in solchen Fällen die Rückkehr in den Betrieb verlangen kann, oder welche Alternativen zur Verfügung stehen.
Arbeitsschutzvorschriften auch bei Workation beachten
Der Arbeitsschutz dient der sicheren Gestaltung des Arbeitsplatzes – wo auch immer er sich befindet. Das heißt, auch bei der mobilen Arbeit müssen Arbeitgeber den Arbeitsschutz berücksichtigen. Sie müssen sicherstellen, dass ihre Beschäftigten keinen psychischen Belastungen sowie physischen Gefahren ausgesetzt sind.
Das ist aufgrund der Arbeitssituation eine Herausforderung, denn theoretisch müssen Arbeitgeber die mobilen Arbeitsplätze im Ausland überprüfen – was aufgrund der Entfernung problematisch ist. Sinnvoll ist daher, wenn Arbeitgeber eine Checkliste erstellen, die die Mitarbeitenden nicht nur umsetzen, sondern auch durch ihre Unterschrift bestätigen. Denn nicht nur der Arbeitgeber muss die Arbeitsschutzvorschriften beachten, sondern ebenso seine Beschäftigten.
Checkliste: Das sollten Arbeitgeber beachten
Vor einer Workation sollten Arbeitgeber also folgende Punkte schriftlich festhalten:
- wie der mobile Arbeitsplatz ausgestattet ist
- wie die Arbeitsmittel transportiert und verwahrt werden, wenn sie nicht in Gebrauch sind
- wie die Kosten erfasst werden und wer sie trägt
- ob eine private Nutzung der Arbeitsmittel erlaubt ist
- wie die Haftung geregelt ist
- wer das Gehaltsrisiko trägt
- wie die Arbeitszeit dokumentiert wird und ob es Erreichbarkeits- und Arbeitszeiten gibt
- ob Bearbeitungsfristen für Aufgaben existieren
- wie Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet werden
- wie die Rückkehrregelungen (zum Beispiel bei technischen Störungen) gestaltet sind
- ob und wie mobile Arbeit beendet werden kann