Hybridarbeit – ein beliebtes und weit verbreitetes Konzept, das zahlreiche Vorteile für Unternehmen und ihre Belegschaft bietet. Jedoch bringt es auch die eine oder andere Herausforderung mit sich.
Wie viele Mitarbeitende sind vor Ort? Wo treffen sich Kolleginnen und Kollegen, die gemeinsam an Projekten arbeiten? Wie groß muss das Büro tatsächlich sein? Diese Fragen werden in zahlreichen Unternehmen aktuell viel diskutiert. Denn leere Büros bei gleichzeitig hohen Mietkosten sind häufig die Folge mangelnder Koordination – besonders bei hybriden Arbeitsmodellen.
Tipp 1: Mitarbeiterbedürfnisse verstehen und berücksichtigen
Flächeneffizienz bedeutet, die Bürofläche optimal zu nutzen und so zu gestalten, dass sich Mitarbeitende wohlfühlen und produktiv arbeiten.
Damit das gelingt, müssen sich Verantwortliche im Klaren sein, was ihre Belegschaft zum Arbeiten benötigt. Unterschiedliche Aufgabenbereiche und Tätigkeiten gehen mit individuellen Ansprüchen an den idealen Arbeitsplatz einher.
Jede Person hat zudem unterschiedliche Arbeitsphasen. An manchen Tagen sind Mitarbeitende hauptsächlich in Besprechungen und arbeiten im Team, an anderen benötigen sie ruhige Orte, an denen sie sich allein konzentrieren können. All das wirkt sich maßgeblich auf die Bürogestaltung und damit etwa auf die Anzahl der Meetingräume und Einzelarbeitsplätze aus.
Tipp 2: Daten analysieren und Kosten sparen
Des Weiteren sollten Unternehmen Daten zur Büronutzung genauer betrachten. Dafür gibt es eine Vielzahl an Workplace-Management-Tools, die diesen Prozess vereinfachen. Analysefunktionen ermöglichen eine schnelle Zusammenfassung von Daten, wodurch Managerinnen und Manager das Büronutzungsverhalten überprüfen, analysieren und die künftige Auslastung prognostizieren können.
Beliebte Bereiche, Räume und Schreibtische sowie Tage mit hoher Mitarbeitendenpräsenz werden direkt sichtbar, was es beispielsweise leichter macht, angebotene Snacks oder Kantinen-Buffets an die Auslastung anzupassen. Bleiben bestimmte Bereiche an weniger frequentierten Tagen geschlossen, birgt das Einsparpotenzial – etwa bei Putz- und Energiekosten.
Tipp 3: Desksharing nutzen
Damit Bereiche optimal genutzt werden, setzen hybrid arbeitende Unternehmen oft auf Desksharing. Bei diesem Konzept haben Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch, sondern suchen sich täglich einen passenden Arbeitsplatz. Dadurch kommen sie auch mit unterschiedlichen Kolleginnen und Kollegen in Kontakt, was die Zusammenarbeit fördert und die Produktivität erhöht.
Da Unternehmen durch Desksharing insgesamt weniger Schreibtische und demzufolge eine kleinere Fläche benötigen, können sie Kosten reduzieren. Arbeitsplatzmanagement-Tools analysieren bei diesem Konzept nicht nur Daten, sondern erleichtern zusätzlich die Koordination, da die Belegschaft auf einen Blick sieht, wer wann an welchem Ort arbeitet.
Tipp 4: Eingespartes Budget reinvestieren
Setzen Unternehmen diese Maßnahmen um, können sie das freigewordene Budget gezielt einsetzen. Investitionen in die Bereitstellung der richtigen Ausstattung und Services ermöglichen produktives Arbeiten auch in kleineren Büros. Lounge-Bereiche fördern beispielsweise den sozialen Austausch und stärken den Teamzusammenhalt.
Die eingesparten Mittel können auch direkt in die Mitarbeitenden reinvestiert werden, etwa in Teambuilding-Aktivitäten oder Initiativen, die das Wohlbefinden steigern. Solche gezielten Investitionen optimieren das Arbeitsumfeld und erhöhen die Motivation. Zudem stärken sie das Gemeinschaftsgefühl, indem sie die Unternehmenskultur, -werte und -identität erlebbar machen.
Offen für den Abschied vom klassischen Büro sein
Büros umzugestalten und Schreibtische zu reduzieren, kann zunächst ungewohnt sein. Unternehmen, die in der heutigen Arbeitswelt erfolgreich sein wollen, haben jedoch keine andere Wahl, als mit der Zeit zu gehen.
Sie müssen die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden beachten und wohlüberlegte Änderungen im Büro durchführen. Desksharing hilft, auf die individuellen Bedürfnisse zu reagieren. Es fördert zudem die Zusammenarbeit, erhöht die Motivation und reduziert Kosten. Das wirkt sich positiv auf den Unternehmenserfolg aus und führt zu einer flächeneffizienten Arbeitsweise.