Zeitmanagement ‒ Die besten Methoden für Unternehmer

Die To-Do-Listen werden immer länger und die Zeit immer knapper? Im Berufsalltag kommen solche Situationen viel zu oft vor. In vielen Fällen liegt der Grund im fehlenden Zeitmanagement. Lange und häufige Meetings verstärken die Symptomatik des schlechten Selbstmanagements noch: Die Produktivität sinkt und der Stress steigt. Der Tipp, wichtige Aufgaben zu priorisieren, reicht dann oftmals nicht mehr aus, um alle To-Dos rechtzeitig zu erledigen. Zeitmanagement-Methoden helfen, den Tag zu strukturieren, konzentrierter zu arbeiten und To-Do-Listen sowohl schneller als auch effizient abzuarbeiten. Erfolgreiches Zeitmanagement ist nicht nur für den Arbeitsalltag von großer Bedeutung, sondern auch für die Work-Life-Balance unverzichtbar.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement soll dabei unterstützen, Termine und Aufgaben bestmöglich in der verfügbaren Zeit unterzubringen. Genutzt werden dafür zahlreiche Methoden und Vorgehensweisen, um To-Dos zu priorisieren, zu planen und konzentriert umzusetzen. Zeitmanagement hat also zum Ziel, produktiver zu arbeiten, um so anstehende Aufgaben in einer verfügbaren Zeit abzuschließen. Effektives Zeitmanagement ermöglicht aber nicht nur die Organisation der To-Dos im Job, sondern wirkt sich auch auf die eigene Freizeit aus. Wer seine Aufgaben gut organisiert und effizient abarbeitet, hat am Ende des Tages auch mehr Zeit für seine Hobbys, Familie und Freunde.

5 Zeitmanagement-Tipps für mehr Produktivität

Gutes Zeitmanagement braucht nicht immer eine Methode, in die sich zuerst eingearbeitet werden muss. Kleine Veränderungen leisten Sofort-Hilfe im akuten Alltagsstress:

1. Monotasking statt Multitasking: Für viele Menschen ist es kein Problem, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Das denken sie zumindest. So zeigt ein Bericht der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin beispielsweise, dass Multitasking weniger effizient machen kann. Doch nicht nur das: Häufig steigt auch der Stress, wenn wir mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen. Wer möglichst produktiv arbeiten möchte, konzentriert sich also auf ein To-Do zur Zeit. Idealerweise stammen die Aufgaben, die hintereinander erledigt werden, außerdem aus einem Themenbereich. Denn das Gehirn braucht Zeit, sich auf verschiedene Themen- und Aufgabengebiete einzustellen ‒ und das hat wiederum Einfluss auf das tägliche Zeitmanagement.
2. Aufgaben delegieren: Zu viele Aufgaben, die unmöglich alleine zu bewältigen sind? Nicht immer hat Zeitmanagement etwas damit zu tun, Aufgaben zu priorisieren. Vor allem in der Teamarbeit geht es auch um die Balance der Kapazitäten. Nicht alles, muss oder kann allein erledigt werden. Ein anderes Teammitglied ist für die zu erledigende Aufgabe besser geeignet? Damit das ganze Team effektiv arbeiten kann, sollte es selbstverständlich sein, To-Dos auch einmal abzugeben.
3. Ablenkung vermeiden: Das Smartphone, E-Mails, Chatnachricht von Kolleginnen und Kollegen oder Social Media ‒ Ablenkung gibt es ständig und überall. In Zeiten von Homeoffice wird das Problem nur noch verstärkt. Konzentriert zu bleiben, ist da fast unmöglich. Deshalb ist klar: Effiziente Arbeit braucht eine ruhige, ablenkungsfreie Umgebung. Eine Möglichkeit, diese zu schaffen, ist eine stille Stunde. Dabei wird das Smartphone für eine Weile beiseitegelegt, die E-Mail-Benachrichtigungen stumm geschaltet und die Fokuszeit auch im Team kommuniziert. Denn ohne Konzentration bei der Arbeit funktioniert auch das beste Zeitmanagement nicht.
4. Große Aufgaben zerteilen: Das kennt wohl jeder: Ein riesiges Projekt muss bewältigt werden, doch der Anfang lässt sich nicht finden. Schon wieder wird die Aufgabe auf Morgen verschoben ‒ da ist Stress vorprogrammiert. Einschüchternde To-Dos lassen sich oft in kleinere Teilaufgaben zerlegen, die dann schon machbarer erscheinen. Ganz nach dem Motto „ein Schritt nach dem anderen“ lassen sich so einzelne Aufgaben effektiv erledigen. Ein weiterer Pluspunkt: Mit einer kleinteiligen To-Do-Liste kann man sich selbst motivierende Erfolgserlebnisse schaffen.
5. Eat the Frog: Eine unangenehme oder schwere Aufgabe schieben wir gern mal auf den nächsten Tag, obwohl sie eigentlich wichtig ist. Das Gegenteil sollte jedoch passieren. Indem der Frosch gleich als erstes am Morgen gegessen wird, ist der erfolgreiche Start in den Tag garantiert. Schließlich kann es ab jetzt nur noch leichter werden, wenn die schwerste Aufgabe schon hinter einem liegt.

Die Vorteile von Zeitmanagement-Methoden

Zeitmanagement braucht Übung und jede Menge Selbstdisziplin. Vor allem braucht es jedoch Zeit, denn die einzelnen Methoden müssen schließlich erst ausprobiert und antrainiert werden. Wer die Methoden im Zeitmanagement erfolgreich anwendet, profitiert auf vielen Ebenen:

• Weniger Stress
• Höhere Produktivität
• Bessere Work-Life-Balance
• Mehr Zeit für sich selbst und die eigenen Hobbys

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

Die klassische To-Do-Liste ist der erste Schritt, um alle Aufgaben zu erfassen und zu priorisieren. Das Thema Zeitmanagement kann jedoch auch digitaler gelöst werden ‒ mit Hilfe von Apps und Online-Tools. Zum Beispiel mit dem Tool für Selbstmanagement Getting Things Done oder der App für Zeitmanagement Todoist. Gutes Zeitmanagement hat jedoch weniger mit der Anwendung als mit der richtigen Methode zu tun. Welche Zeitmanagement-Methode die richtige ist, hängt von den eigenen Stärken und Schwächen ab. Wer Probleme bei der effizienten Tagesplanung hat, dem ist mit der ALPEN-Methode oder dem Parkinsonschen Gesetz am besten geholfen. Die Pareto-Technik und das Eisenhower-Prinzip unterstützen dagegen bei der Priorisierung in der To-Do-Liste. Fällt es schwer, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und effizient zu arbeiten, ist die Pomodoro-Methode eine gute Lösung. Eine Zusammenfassung der besten Zeitmanagement Methoden:

Die ALPEN-Methode

Wenn der Tagesablauf unorganisiert und mit Aufgaben überfüllt ist, dann könnte die ALPEN-Methode genau die richtige sein. Bei dieser Methode geht es darum, den Tag bestmöglich zu nutzen und in klare Bestandteile zu unterteilen. Diese Art des Zeitmanagements oder auch des Tagesmanagements gestaltet die Tagesplanung so effektiv, dass man dem Arbeitspensum gerecht werden kann. Das Konzept gliedert sich nach den Anfangsbuchstaben ALPEN: Aufgaben aufschreiben, Länge schätzen, Puffer einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle. Ziel der ALPEN-Methode ist ein durchgeplanter Tagesablauf. Wichtig: Immer realistisch bleiben und den Tag nicht überladen!

Das Pareto-Prinzip

Erfunden von Vilfredo Pareto legt das Pareto-Prinzip einen Fokus auf die Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis. Idealerweise sollen so 20 Prozent der aufgewendeten Energie 80 Prozent der Ziele erreichen. Ein geringer Aufwand sorgt also für ein großes Ergebnis. Die Pareto-Methode wird auch 80/20 Regel genannt. In der Praxis wird das Zahlenverhältnis nicht immer genau zutreffen. Die Methode kann jedoch dabei helfen, Prioritäten festzulegen. Beim Pareto-Prinzip gilt es, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf das Gesamtergebnis haben.

Das Eisenhower-Prinzip

US-Präsident Dwight D. Eisenhower sagte einmal: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.“ Aus diesem Zitat lässt sich das Eisenhower-Prinzip ableiten ‒ eine Methode im Zeitmanagement, die zur Priorisierung von To-Dos genutzt wird. So werden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert ‒ in der sogenannten Eisenhower-Matrix werden die To-Dos dann in die folgenden vier Quadranten eingetragen:

• wichtig und dringend zu erledigen (A-Aufgaben)
• wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben)
• nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben)
• weder wichtig noch dringend (D-Aufgaben)

Die Pomodoro-Technik

Produktivität braucht Konzentration. Letzteres lässt sich ohne viel Übung jedoch nicht lange aufrecht halten. Die Pomodoro-Technik kann denjenigen helfen, die schnell den Fokus verlieren. Das Grundprinzip ist einfach: Eine 25-minütige Phase konzentrierter Arbeit wechselt sich mit einer kurzen Pause von fünf Minuten ab. Diese Intervalle werden viermal wiederholt ‒ danach wird eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten eingelegt. Je nach Bedarf beginnt dieser Ablauf wieder von vorne. Die Pomodoro-Technik als eine Methode des Zeitmanagements steigert nicht nur die Produktivität, sondern kann auch die Konzentration fördern ‒ nach und nach können die Fokus-Phasen verlängert werden. Sie zeigt aber auch, wie wichtig ein paar Minuten Pause beim Selbstmanagement sind.

Das Parkinsonsche Gesetz

„Arbeit lässt sich wie Gummi dehnen, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht“, so Cyril Northcote Parkinson. Wer eine Stunde für eine Aufgabe einplant, der wird diese vollständig nutzen ‒ auch wenn eigentlich nur 20 Minuten notwendig gewesen wären. Im Klartext bedeutet das: Weniger Zeit einplanen, eine knappe ‒ aber nicht unmögliche ‒Deadline setzen und produktiver arbeiten. Diese Zeitmanagement-Methode ist vielleicht nicht besonders stressreduzierend, nutzt die verfügbare Zeit jedoch so gut wie möglich.