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Den Fokus nicht verlieren
Konzentriert und fokussiert zu arbeiten ist in vielen Berufen eine Herausforderung: Telefonanrufe, Meetings, ständig neue E-Mails und eine To-Do Liste die stündlich länger wird. Es gibt viele Gründe, warum der Fokus auf die Arbeit unterbrochen wird. Das Ergebnis ist jedoch immer dasselbe: Die Produktivität leidet und oft ist die Zeit zu knapp, um alle Aufgaben zu erledigen. Im stressigen Arbeitsalltag sind viele für innere und äußere Ablenkungen umso anfälliger. Und es fällt zunehmend schwerer, für längere Zeit konzentriert eine einzige Aufgabe zu erledigen. Ein ungestörter Arbeitsprozess kommt so nicht in Gang – aber genau der ist notwendig, damit sich effizient gute Ergebnisse erzielen lassen.
Wer seine Konzentration erhöhen will und mehr Aufgaben in kurzer Zeit erledigen möchte, der sollte sich getreu dem Motto „Getting Things Done“ eine passende Zeitmanagement-Technik suchen. Eine davon: Die Pomodoro-Methode. Die Technik hilft durch Intervalle aus Arbeitsphasen und kürzeren Pausen fokussierter zu arbeiten und ein besseres Zeitgefühl zu bekommen. Das Ergebnis: Durch längere Pausen wird die Produktivität gesteigert.
Was die Pomodoro-Technik im Speziellen bei vielen so beliebt macht: Die Methode benötigt nicht viel – lediglich ein Blatt Papier oder eine To-Do-Liste und ein Timer.
Was ist die Pomodoro-Technik und wie funktioniert sie?
Die Pomodoro-Technik ist eine beliebte Zeitmanagement-Methode. Entwickelt wurde sie bereits in den 1980er-Jahren vom Unternehmer und Softwareentwickler Francesco Cirillo. Seine Motivation: Er wollte während seines Studiums effizienter und konzentrierter arbeiten. Das Prinzip ist simpel und denkbar einfach: 25-minütige Arbeitsphasen, sogenannte Pomodori, wechseln sich mit regelmäßigen kurzen Pausen ab. Nach jeder vierten Arbeitsphase folgt eine lange Pause von 20 bis 30 Minuten. Diese helfen dabei, die mentale Leistungsfähigkeit zu steigern und die Produktivität zu verbessern. Ein Zyklus umfasst vier Pomodori mit jeweils fünf Minuten Pause sowie eine halbe Stunde Pause dazwischen. Das ergibt in Summe 145 Minuten, also knapp 2,5 Stunden. Mittlerweile existieren jedoch auch Varianten, die Arbeitsintervalle von 50 Minuten empfehlen.
Übrigens: Der Name Pomodoro ist eine Anspielung auf die Küchenuhr die Cirillo bei seinen ersten Versuchen genutzt hat. Diese ähnelt in ihrem Aussehen einer Tomate (Italienisch=Pomodoro).
Der Pomodoro-Zyklus
Ein Pomodoro-Zyklus besteht aus vier Arbeitseinheiten. Nach jeder dieser Arbeitseinheiten wird eine fünfminütige Pause gemacht. Nach vier erfolgreichen Einheiten folgt eine halbe Stunde Pause. Cirillo skizziert auf seiner Webseite folgende Schritte für einen erfolgreichen Pomodoro-Ablauf:
5. Tipps für einen erfolgreichen Pomodoro-Zyklus
Die Kehrseite: Welche Aufgabe lässt sich schon in 25 Minuten erledigen? Und wer hat schon einen ganzen Tag ablenkungsfreie Zeit zur Verfügung? Doch auch wenn sich viele Tätigkeiten auf den ersten Blick nicht in kurzer Zeit erledigen lassen, können ein paar Methoden dabei helfen, dass es doch funktioniert. Darunter zum Beispiel folgende:
1. Aufgaben priorisieren
Im ersten Schritt gilt es sich einen Überblick über die Aufgaben zu machen, diese zu notieren und zu priorisieren – zum Beispiel mithilfe des ABC-Analyse oder der Eisenhower Methode (Verlinkung Text intern). Welche Aufgaben müssen dringend erledigt werden und was hat noch Zeit?
2. Zeitaufwand einschätzen und Pomodori festlegen
Am Anfang fällt es noch schwer zu schätzen, wie viel Zeit jede einzelne Aufgabe benötigt. Doch je länger man die Pomodoro-Technik anwendet, desto genauer gelingt die Kalkulation. Größere Aufgaben sollten nach Möglichkeit aufgeteilt werden.
3. Ablenkungen vermeiden
Ablenkungen stören die Produktivität in den jeweiligen Pomodori. Daher gilt es, diese präventiv zu vermeiden – zum Beispiel, indem die Bürotür geschlossen und das Telefon umgeleitet wird. E-Mail-Benachrichtungen sollten stumm geschaltet werden. Das ist zwar nicht immer einfacher, weil viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer immer erreichbar sein wollen, dennoch können die meisten Unterbrechungen auf sich warten lassen. Schließlich sind es nur 25 Minuten. Helfen kann es, dem Team sein Vorhaben vorab zu kommunizieren – und so die Wahrscheinlichkeit von Unterbrechungen zu minimieren.
Was vielen wohl am schwersten fällt: das Smartphone auszuschalten . Doch auch hier gibt es Hilfe: Apps wie Forest unterstützen Userinnen und User dabei, weniger aufs Handy zu schauen.
4. Fokus nicht verlieren
Damit die Pomodoro-Technik auch funktioniert, bedarf es ein wenig Übung. Wichtig ist, den Fokus nicht zu verlieren und nach Ablaufen der Zeit eine kurze Verschnaufpause einzulegen – mit dem Ziel, den Kopf freizubekommen und neue Energie zu tanken.
5. Erfolge notieren
Um den Überblick zu behalten, ist es von Vorteil, erledigte Aufgaben zu notieren und zu vermerken, ob ein Pomodoro ausreichend war. So lässt sich schneller ein Gefühl für künftige Zyklen bekommen.
Werkzeuge/Apps für die Pomodoro-Technik
Für die Pomodoro-Technik sind keine besonderen Werkzeuge erforderlich. Lediglich Stift und Papier sowie ein Zeitmesser (am besten einen mechanischen Küchenwecker oder eine Sanduhr) sind nötig. Wer eine digitale Lösung bevorzugt, kann auf zahlreiche Pomodoro-Apps für Computer und Smartphone zurückgreifen. Eine Auswahl:
- Flat Tomato: eine kostenlose Pomodoro-App fürs iPhone mit Timer und integrierter Aufgabenliste
- Brain Focus: Android-Nutzer können auf diese Pomodoro-Anwendung zurückgreifen. Durch den Timer ist die Zeitmessung unkompliziert
- Strict-Workflow: Browser-Erweiterung für Chrome, die Internetseiten während der 25-minütigen Arbeitsphase blockiert
Neben dieser Strategie gibt es noch weitere Methoden, um effizientes Arbeiten zu ermöglich. Wie zum Beispiel die das Eisenhower-Prinzip oder das Pareto-Prinzip.