1. Die 5-Minuten-Technik-Taktik
Es ist eigentlich selbstverständlich, passiert aber selten: Vor jedem wichtigen Videomeeting sollte ein Technik-Check durchgeführt werden. Dafür am besten immer fünf Minuten vor dem eigentlichen Termin einen Extra-Eintrag in den Kalender stellen. Dann überprüfen: Funktionieren Kopfhörer und Mikro, ist der Ton gut? Habe ich den Zugangslink? Liegen alle Unterlagen vor mir? Habe ich ein Glas Wasser in Reichweite? Funktioniert das WLAN? (Im Notfall Computer mit dem Handy koppeln.) Und: Nutze ich dieses Videokonferenz-System zu ersten Mal? Falls ja, lieber zehn Minuten Vorlauf einplanen.
2. Paketdienst, Bling und Handy checken
Vor Beginn der Sitzung das Handy und andere Tools, zum Beispiel den Mail-Eingangston am Computer und, je nach Wichtigkeit des Videocalls, auch die Türklingel auf stumm schalten. Nichts ist unangenehmer als das ständige „Bling“ bei Kollegen, die dauernd Mails bekommen, oder der Paketdienst, der ins Vorstellungsgespräch platzt.
3. Pünktlich sein
„Fünf Minuten vor der Zeit ist des Deutschen Pünktlichkeit.“ – Solche Redewendungen sollten sich alle zu Herzen nehmen. Pünktlichkeit ist eine Form des Respekts. Pünktliches Erscheinen ist beim Call das A und O. Merke: Wer acht Teilnehmer fünf Minuten warten lässt, hat 40 Minuten Arbeitszeit verschwendet.
4. Keine Jogginghose
Oben hui, unten pfui? Wer mit Jogginghose oder gar Boxershorts im Call sitzt, kann bei Verrutschen der Cam oder eigener Vergesslichkeit in eine peinliche Situation geraten. Und fürs Gesamtgefühl ist angemessene Kleidung sowieso besser, das belegte eine Studie der California State University in Northridge bereits 2015. Ergebnis: Wer formelle Kleidung trägt, hat eine höhere Arbeitsbereitschaft und ein stärkeres Zugehörigkeitsgefühl, kann sich besser mit Aufgaben identifizieren und arbeitet auf einem höheren Qualitätsniveau.
5. Timing ist alles
Anneke Langhorst, Field Marketing Manager bei Zoom, sagt, dass „Timeboxing“ wichtig sei: „Endlose Videokonferenzen bringen niemandem etwas. Ein vorher gesteckter Zeitrahmen und eine auf die Zeit achtende Moderation sind wichtig, um fokussiert zu bleiben. Nur ein durchdachter Auftritt, bei dem Sie sich selbst sicher fühlen, hält Ihr Gegenüber motiviert bei der Sache und führt zu effektiven Meetings, zu denen jeder gern hinzustößt."
6. Neue Tools probieren
„Setzen Sie vorab Ihre Meetingziele fest und probieren Sie im Vorfeld aus, mit welchen Tools und Methoden Sie diese erreichen. Möchten Sie kreativ brainstormen? Nutzen Sie bei großen Gruppen vielleicht lieber Breakout-Rooms, also begleitende Meetings, sonst kommen nicht alle zu Wort, und es gehen tolle Ideen verloren“, empfiehlt Zoom-Managerin Langhorst.
7. Nicht nur sich selbst anschauen
KARRIERE-COACH-TV-Moderatorin Fanny Rosenberg: „Im echten Leben können wir uns in Gesprächen meist nicht sehen. Daher sollte man sich im Videomeeting auf die anderen Teilnehmer konzentrieren und nicht auf sich. Das bedarf etwas Übung, ist aber zuträglich für die Kommunikation. Nur so kann ich mich auf den Gesprächsinhalt konzentrieren.“
In Kürze
- Videokonferenzen sollten gut vorbereitet werden
- Virtuelle Meetings brauchen Struktur
- Blick auf die anderen Teilnehmer richten
