DUP UNTERNEHMER: Wie sieht die Zukunft des hybriden Arbeitens aus, und welche innovativen Ansätze verfolgt Deskbird, um seinen Kundinnen und Kunden dabei zu helfen, von diesen Entwicklungen zu profitieren?
Ivan Cossu: Wir sind überzeugt: Die Zukunft der Arbeit ist hybrid - aber nur, wenn die Hybridarbeit richtig gemanagt wird. Talente werden unweigerlich zu den Arbeitgebenden abwandern, denen das gelingt. Unsere Ansätze zielen daher konkret darauf ab, effiziente und mitarbeiterzentrierte Arbeitsumgebungen zu schaffen und zu fördern.
Unser kürzlich veröffentlichter „Desk Sharing Index Germany“ verdeutlicht, dass individuelle Lösungen essenziell sind, damit Teams effizient arbeiten und Unternehmen wirtschaftlich bleiben. Zum Beispiel zeigen die Daten, dass Arbeitnehmende in den Unternehmen in Köln und Leipzig die höchste durchschnittliche Büropräsenz haben, während Frankfurter nur knapp die Hälfte der Arbeitszeit im Büro verbringen.
Des Weiteren werden Büros in Zukunft stärker umgestaltet. Über alle Unternehmensgrößen hinweg ist die Auslastung der Schreibtische laut unserem Index mit einem durchschnittlichen Höchstwert von 38 Prozent nämlich eher gering. Es ist also viel Platz da, der in kollaborative und soziale Bereiche umgewandelt werden will. Deshalb ist für uns auch klar: Das Büro wird in Zukunft immer datengetriebener und die KI wird uns eine Menge Analysearbeit abnehmen.
Wir unterstützen unsere Kunden bei diesen Entwicklungen, indem unser Tool eine gezielte Koordination gemeinsamer Office-Tage sowie die Auswertung der Nutzung von Ressourcen mit KI-Support vereint. Denn nur wer weiß, wann die Belegschaft wo arbeitet, kann Flächen effizient nutzen, Ressourcen planen und Produktivität und Zufriedenheit im Team fördern.
Unser Index zeigt beispielsweise, dass das Potenzial für Büroschließungen am Freitag am größten ist, da die untersuchten Unternehmen hier nur eine Auslastung von durchschnittlich 48 Prozent haben. Koordinieren Unternehmen ihre Hybridarbeit mit einem Buchungstool und nutzen auch Analysefunktionen für sich, können sie so vom „Anfänger“ zum Hybrid Expert werden und sich damit im Wettbewerb positionieren.
Welche Schritte, wie beispielsweise neue Funktionen, unternimmt Deskbird, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse und Anforderungen der Unternehmen in Bezug auf hybrides Arbeiten kontinuierlich erfüllt werden?
Cossu: Um die Bedürfnisse und Anforderungen von Unternehmen beim Thema Hybrid Work zu erfüllen, setzt Deskbird auf mehrere Maßnahmen: Beispielsweise sammeln wir regelmäßig Nutzerfeedback, um Wünsche und Bedürfnisse genau zu verstehen. Dieses Feedback fließt direkt in die Weiterentwicklung unserer App ein. Außerdem führen wir auf Basis dieses Feedbacks neue Funktionen ein, wie verbesserte Integrationen in bestehende Unternehmenssoftware, erweiterte Analysetools, etwa auf KI-Basis, und optimierte Kommunikationsfeatures.
Beispiele für solche Features sind etwa die Planung gemeinsamer Office-Events über Deskbird oder auch sogenannte “User Tags”. Diese vereinfachen es sicherzustellen, dass zum Beispiel jeden Tag eine Erste-Hilfe-Beauftragte oder ein -Beauftragter vor Ort ist. Unsere neueste Funktion sind die Hybrid Office Policies, also individuelle Leitplanken für das hybride Büro. Diese können Unternehmen in Deskbird eintragen und darüber nachvollziehen, inwiefern die Policies eingehalten werden.
Darüber hinaus nutzen wir Datenanalysen, um Trends und Muster im Nutzungsverhalten zu identifizieren. Diese Daten helfen uns, Funktionen zu entwickeln, die den tatsächlichen Bedürfnissen der Unternehmen entsprechen. Unsere Software ist zudem flexibel und skalierbar, sodass sie sowohl für kleine als auch große Unternehmen geeignet ist und mit ihren Anforderungen wachsen kann.
Wichtige Unterstützung bieten wir auch durch umfassenden Support. Darüber hinaus investieren wir kontinuierlich in Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen, um in einem Datenumfeld höchsten Standards gerecht zu werden.
Welche Herausforderungen sehen Sie für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) beim Übergang zu hybriden Arbeitsmodellen, und wie unterstützt Deskbird diese Unternehmen dabei?
Cossu: KMU stehen beim Übergang zu hybriden Arbeitsmodellen vor zahlreichen Herausforderungen. Erstens ist die technische Infrastruktur oft nicht ausreichend, um eine reibungslose hybride Zusammenarbeit – also die Kollaboration zwischen Büro und Homeoffice - zu gewährleisten. Dabei geht es zum Beispiel darum, wie hybride Meetings stattfinden oder ob der Meetingraum die richtige Ausstattung hat, um Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice dazuzuholen.
Zudem stellt die effektive Kommunikation und Koordination der Arbeitszeiten und -orte eine Challenge dar, was in der Belegschaft zu Informationsverlust, ineffizienter Zusammenarbeit und Demotivation führen kann. Wer von uns ist nicht schon einmal ins Büro gefahren, nur um dann festzustellen, dass man praktisch alleine da ist? Nicht zuletzt ist seit der Einführung von Hybridarbeit in vielen Unternehmen einiges an Bürofläche ungenutzt und damit ein verlorenes Potenzial für Kosteneinsparungen. Mit Deskbird kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter auf einen Blick sehen, wer wann im Büro ist und wann Events anstehen. Somit kommen Mitarbeitende dann ins Büro, wenn es wirklich Sinn ergibt, und sind dabei noch glücklicher und produktiver.
Wie hat sich die Nachfrage nach hybridem Arbeiten im Laufe der Jahre – insbesondere zu Zeiten der Pandemie – entwickelt und welche Rolle spielt Deskbird dabei, diese Entwicklung zu fördern?
Cossu: Die Nachfrage nach hybridem Arbeiten hat sich in den letzten Jahren, besonders seit der Pandemie, stark gesteigert. Mit dem COVID-Ausbruch mussten viele Unternehmen über Nacht auf Remote-Arbeit umstellen. Das hat die Akzeptanz und den Wunsch nach flexiblen Arbeitsmodellen massiv beschleunigt.
In dieser Zeit wurde deutlich sichtbar, dass viele Tätigkeiten auch von zu Hause aus effektiv erledigt werden können. Das führte zu einer dauerhaften Veränderung in der Arbeitskultur und bei vielen hat sich das Pendel nun auf Hybridarbeit eingestellt. Mitarbeitende schätzen besonders die Flexibilität, die ihnen ermöglicht, Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren. Dies führt im Umkehrschluss etwa zu erhöhter Mitarbeitermotivation und Produktivität sowie potenziellen Kosteneinsparungen bei Büroflächen.
Was wir dabei jedoch immer wieder sehen: Hybridarbeit ist nicht gleich Hybridarbeit. Wird sie nicht proaktiv und regelmäßig geplant, gepflegt, und koordiniert, können die theoretischen Vorteile ins Gegenteil umschlagen. Frustration und Unproduktivität sind die Folgen. Mit Deskbird unterstützen wir Unternehmen dabei, hybride Arbeitsmodelle effizient zu halten.
Dafür bleiben wir nah am Kunden und entwickeln unser Produkt mit dem Zeitgeist und den Bedürfnissen weiter: Am Anfang war die Buchung von Schreibtischen besonders gefragt, dann die Koordination von Arbeitstagen im Büro, woraus das Bedürfnis nach Analysen, Eventplanung und mehr folgte. Unsere Lösungen helfen, die Anwesenheit der Mitarbeitenden zu koordinieren, Büroflächen auf Basis von Datenanalysen optimal zu nutzen und die Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu erleichtern. So tragen wir dazu bei, dass Unternehmen sich auf das Wesentliche konzentrieren und die offensichtlichen Vorteile des hybriden Arbeitens voll ausschöpfen können.
