Die Pandemie hat Büros zum Kostenfaktor gemacht, denn immer mehr Menschen arbeiten heute und in Zukunft im Homeoffice. Reine Schreibtischflächen in hippem Ambiente haben ausgedient. Wenn nicht der Zwang, dann lockt kaum ein Anlass noch ins Büro. Aber: Wie werden sie künftig dennoch effektiv und im besten Sinne für die Innovationskraft von Unternehmen genutzt?
Das Büro als reiner Arbeitsort, der die nötige Infrastruktur wie Drucker, Kopierer oder andere Arbeitsmaterialien bietet, wird abgelöst durch ein Büro, das als Begegnungsstätte – vielleicht sogar Eventlocation – dient.
Was jetzt zu tun ist:
1. Kultur als ortsunabhängig verstehen
Bisher war die Unternehmenskultur stark geprägt von Riten (Meetings im Konferenzraum, Team-Events, Weihnachtsfeiern) und den dazugehörigen Artefakten (Kaffeemaschine, Kicker, Tischtennis-Platte), die persönlich, analog und meist vor Ort im Büro stattgefunden haben. Doch das ist vorbei: Eine durchdesignte Konzernzentrale oder ein hippes Altbaubüro haben in Zeiten von Homeoffice und Remote Work weit weniger Anziehungskraft als zuvor.
Kultur muss deswegen als etwas Ortsunabhängiges verstanden werden. Die zwischenmenschliche Ebene, also das gute Auskommen und das respektvolle Miteinander, bleibt aber auch im Digitalen der Klebstoff, den Teams brauchen.
2. Büro neu definieren
Auch wenn das Büro nicht mehr als kultureller Kern verstanden wird, so ist es doch mehr denn je als Keimzelle zu sehen: für gemeinsam gelebte Kreativität und Innovation. So kann das Büro dann als Ort der nicht alltäglichen Begegnung neu definiert werden.
Eine Idee: Die Einführung von „Lagerfeuertagen“ und „Kneipentagen“. Für eine vernünftige Diskussion sollten alle Mitarbeitenden auch an einem Ort – entweder alle im Büro oder alle remote – sein und sich um ein sinnbildliches Lagerfeuer versammeln. An „Lagerfeuertagen“ werden dann bestimmte Themen diskutiert, Updates geteilt oder Problemlösungen gemeinsam erarbeitet.
„Kneipentage“ sind dagegen Tage, an denen es keine fixe Agenda gibt. Im Fokus steht dann der soziale Austausch, gern auch umrahmt von musikalischen Darbietungen oder durch externen Impulsvorträgen. Es wird sich dann absichtlich Zeit gelassen für ungeplante Interaktionen und das Kreieren neuer, spontaner Ideen. Das ungezwungene Miteinander bietet dann die Chancen, die im Remote-Work-Alltag verloren gehen.
3. Räume umgestalten
Die neuen Anforderungen sollten sich auch in der Bürogestaltung widerspiegeln. Fest steht: Das Büro, wie wir es kennen, wird nicht mehr gebraucht. Statt Platz für Tische braucht es Raum für Ideen: Mitarbeitende aus verschiedenen Disziplinen kommen dort dann gemeinsam auf neue Konzepte („Lagerfeuertage“) oder treffen sich beim Social Happening („Kneipentage“). Ideal ist dann eine Kombination aus Arbeitsbereichen und Aktivflächen, mit (mobilen) Whiteboards sowie Sport- und Spielgeräten.
Ganz generell kann sich ein modernes Büro etwa auch an den Kommunikationsweisen orientieren, die sich mit Tools wie Microsoft Teams oder Slack etabliert haben. Dort wird meist in sogenannten „Channels“ zu bestimmten Themen oder Projekten funktions- und fachübergreifend kommuniziert. Statt also das Marketing- und das Support-Team räumlich zu trennen, können sich die Mitarbeitenden entsprechend ihrer realen Projekte und Interessen zusammensetzen.
4. Transparenz schaffen
Ein Vorteil solch variabler Sitzpläne: Durch den Austausch unter den am jeweiligen Arbeitsbereich wechselnden Team-Mitgliedern herrscht ein insgesamt besseres Verständnis von dem, was im Unternehmen geschieht. Transparenz ist – wie Vertrauen – ein wesentlicher Baustein für eine intakte Unternehmenskultur.
Da aber Mitarbeitende immer öfter von zu Hause oder unterwegs arbeiten, braucht es ein adäquates, digitales Pendant: Mittlerweile geben immer mehr Organisationen ihren Team-Mitgliedern zum Beispiel Einblicke ins unternehmerische Geschehen über regelmäßige, virtuelle oder hybride „All-Hands-Meetings“. Dabei kommen möglichst alle Mitarbeitenden zusammen, um Updates zu bekommen.
5. Alternative Nutzungsmöglichkeiten suchen
Alles in allem wird die Auslastung von Büros immer schwieriger kalkulierbar. Darum tendieren viele Unternehmen dazu, ihre Flächen zu verkleinern. Aus einem Grund aber kann es sich auch lohnen, den Platz zu behalten: nämlich um ihn sich als „Shared Space“ mit anderen Unternehmen, Organisationen oder Freelancern zu teilen.
Der Vorteil: Durch den – rechtlich einwandfreien – Austausch mit Anderen entstehen neue Ideen, vielleicht sogar neue Partnerschaften. Mit dem Prinzip „remote first” kommt man sich jedenfalls auch nicht zu sehr in die Quere. Und das Büro wird (wieder) zur geschätzten Ressource.
