Manuelles Verwalten, schlechtes IT-Equipment, intransparente Prozessarchitekturen: Im Homeoffice hat sich gezeigt, ob Kolleginnen und Kollegen reibungslos zusammenarbeiten können oder ob es hakt. Bleiben Angestellte bei der Arbeit an bestimmten Punkten immer wieder stecken, führt das zu erhöhtem Aufwand und damit Mehrkosten für das Unternehmen. Warum es sich lohnt, Abläufe zu analysieren und mutig neu zu denken, erklärt Ahmet Doğan, Managing Director des IT-Dienstleisters Experis Deutschland.
Automatisierung
Prozesse optimieren: Die Zeit für Digitalisierung ist jetzt
Arbeitsprozesse sollen kaum wahrgenommen werden und so intuitiv gestaltet sein, dass Teams gerne zusammenarbeiten. Wie das gelingt, weiß Ahmet Doğan von Experis.
18.02.2022
Ahmet Doǧan
ist Managing Director bei Experis – einer Marke der ManpowerGroup – sowie bei ManpowerGroup Deutschland. Er verfügt über 20 Jahre Erfahrung in der IT-Branche und hatte zuvor Leitungspositionen im In- und Ausland inne
Wie funktioniert Prozessdigitalisierung?
Ahmet Doǧan: Prozessdigitalisierung bedeutet, bislang analog vorliegende Informationen digital abzubilden und Abläufe elektronisch auszuführen. Eine besondere Herausforderung ist die intelligente Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit Robotic Process Automation – kurz RPA – lassen sich zum Beispiel Prozessschritte eigenständig von einer Software ausführen; das Eingreifen von Mitarbeitern entfällt dann ganz oder ist weitestgehend nicht mehr nötig.
Warum ist das so wichtig für Unternehmen?
Doǧan: Um effizient das Effektive zu tun. Wir wissen: manuelles Bearbeiten ist fehleranfällig. Beispielsweise geht ein Dokument und damit ein Prozess nicht voran, weil Mitarbeiter erkranken und keine Vertretungsregelungen getroffen wurden. Oder Prozessabläufe sind nicht bekannt und werden daher nicht Compliance-konform durchgeführt. Kurz gesagt: Es mangelt oft an Wissen über Prozessabläufe, manchmal auch an Transparenz und fast immer an der Resilienz gegenüber manuellen Fehlern in der Firmenorganisation. Lassen sich solche Hindernisse im Büro noch „auf dem kurzen Dienstweg“ klären, so macht die fehlende persönliche Interaktion im Homeoffice Ineffizienzen sichtbar.
Und was ist, wenn die Corona-Pandemie vorbei ist und alle wieder ins Büro gehen?
Doǧan: Der Vorteil von Prozessautomatisierung liegt in der höheren Effizienz und damit der Produktivität, erhöhter Leistungsfähigkeit zu geringeren Kosten und in der Folge damit höhere Margen für das Unternehmen. Prozesse werden nachvollziehbarer, verbindlicher und schneller, wenn Informationen digitalisiert verarbeitet werden. Davon profitieren de facto alle Beteiligten; die interne Organisation kann sich vermehrt auf kreativere und kundenorientierte Themen fokussieren, Kunden und Geschäftspartner erfahren mehr wertschöpfende Zuwendung seitens ihrer Dienstleister.
Was hindert Unternehmen dann daran, zu digitalisieren?
Doǧan: Oben sind wir richtigerweise auf das Ende der digitalisierten Prozesskette eingegangen – also auf den Return on Invest. Um genau diesen Return auch zu erwirtschaften, braucht es den Invest. Unsere Aufgabe als IT-Dienstleister liegt selbstverständlich darin, bei Digitalisierungsvorhaben zu beraten, diese für Kunden zu gestalten und letztendlich zu implementieren. Um das Potenzial für unsere Kunden auch transparent darzustellen, ist es erforderlich, beide Seiten der Gleichung abzubilden – Return und Invest. Des Weiteren geht Digitalisierung natürlich auch mit Veränderung einher. Wir beobachten oftmals, dass zwar die faktischen Vorteile allen Beteiligten klar sind, allerdings „Respekt“ vor den einhergehenden Veränderungen existiert. Vor diesem Hintergrund ist es besonders relevant, Ängsten und Befürchtungen offen und transparent zu begegnen. Wenn wir das wertschätzend mit den Beteiligten angehen, erfahren wir gleichzeitig Akzeptanz für die Neuerungen.
Wie können Unternehmen diesen Herausforderungen begegnen?
Doǧan: Ich empfehle, einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen – also Organisation, Prozesse und Mitarbeitende gleichermaßen bei der Transformation zu berücksichtigen. Ich bin davon überzeugt, dass die Neugestaltung – also die Digitalisierung von Prozessen –, verbunden mit einem wertschätzenden Change-Management, für Unternehmen den höheren Mehrwert generiert.
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