Wer 60 Minuten für eine Aufgabe hat, der erledigt sie in der Regel auch in genau diesen 60 Minuten. Warum aber nicht in 45, 30 oder gar 20 Minuten? Der Grund ist naheliegend: Weil wir es nicht müssen. Oder, wie Parkinson es formulierte: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht." Für den Arbeitsalltag lassen sich aus diesem Gesetz wertvolle Tipps und Tricks für das Zeitmanagement ableiten.
1. Was ist das Parkinsonsche Gesetz?
Cyril Northcote Parkinson war Doktor der Philosophie und ein tüchtiger Mann, der in seinen 84 Lebensjahren 60 Bücher schrieb. „Parkinsons Law“ ist darunter das bekannteste Werk. Seine Kritik zielte damals auf die ausufernde britische Verwaltung und Bürokratie in der Marine ab. Hier war das Verhältnis der Admiräle zur Flottenstärke binnen 14 Jahren radikal ins Ungleichgewicht geraten. Das Ergebnis: Viele Chefs, wenig Angestellte und ein Produktivitätsstau. Denn je mehr delegiert wurde, desto länger dauerte die Erledigung der Aufgaben. Die Arbeit schwoll also an, je mehr Menschen daran beteiligt waren. Dabei hätte diese auch viel schneller erledigt werden können. Die langen Bearbeitungszeiten waren damit Konsequenz großzügig bemessener personeller und zeitlicher Ressourcen.
Im britischen Wirtschaftsmagazin „The Economist“ veröffentliche C. Northcote Parkinson dazu ein satirisches Essay. Er erläuterte das Phänomen am Beispiel einer Postkarte, die versendet werden soll. Er nahm an, dass eine alte Dame einen halben Tag für den Versand benötigte: Aussuchen und Kaufen der Postkarte, Adresssuche, Texterstellung und zum Schluss noch die Überlegung, ob sie einen Schirm mit auf den Weg zum Briefkasten nimmt – all das kostet Zeit. Ein Geschäftsmann mit riesiger To-Do-Liste braucht dafür knapp fünf Minuten. Mehr Zeit hat er dafür nicht.
2. Warum bis zur letzten Sekunde warten?
Das Problem hinter dem Parkinsonschen Gesetz ist, dass die meisten Menschen bei ihrer täglichen Arbeit nicht bedenken, wie viel Zeit eine gewisse Aufgabe tatsächlich in Anspruch nehmen sollte. Zahlreiche Studien wie die Timeless demonstrations of Parkinson's first law haben das bereits belegt. Dagegen ergab eine Untersuchung des SINUS-Instituts, dass 8 von 10 Menschen regelmäßig ihre To-Do‘s aufschieben. Damit braucht ein Großteil auch deutlich länger für Aufgaben als nötig. Die Gründe können vielfältig sein, oft hängt es aber mit mangelnder Motivation oder dem Vermeiden von Anstrengung zusammen. Wer erfolgreich sein will, darf hier nicht nachgeben und muss seine verwendete Zeit sinnvoll nutzen.
3. Tipps für ein besseres Zeitmanagement nach dem Parkinsonschen Gesetz
Aufgaben planen
Was muss heute unbedingt erledigt werden und was hingegen kann bis morgen warten? Die Devise lautet: Deadlines setzen und den Kalender mit notwendigen To-Do's, die tagesaktuell sind, erledigen.
Fokussiert bleiben
Die Kunst ist, neben dem stressigen Tagesgeschäft den Blick für die langfristigen Projekte nicht zu verlieren. Sicher fällt ad hoc viel Arbeit an, vielleicht geht es manches Mal nicht anders. Prinzipiell aber gilt: Auch größere Aufgaben müssen berücksichtigt werden. Dann bleibt zum Beispiel am Ende noch genug Zeit, um die Ergebnisse firmenintern zu teilen und Feedback von den Kolleginnen und Kollegen einzuholen.
Organisations-Tools nutzen
Ob für die Arbeit im Team oder ein besseres Selbstmanagement: Digitale Anwendungen für den Computer oder das Smartphone helfen die Arbeit zu strukturieren und das Zeitmanagement im Blick zu behalten. Eine Auswahl:
- Trello: Ein einfaches und projektbasiertes Organisationstool für die Arbeit im Team, mit dem sich unter anderem Aufgaben verteilen, Fristen setzen und innerhalb der Aufgaben Checklisten anlegen lassen
- Jira: ein Organisationstool für kleine, feste Gruppe von Mitarbeitenden mit einer Roadmap und ausführlichen Berichtsfunktionen, mit denen man auf Knopfdruck Diagramme erzeugen kann, die alle Kennzahlen zu einzelnen Projekten zusammenfassen
- Slack: Ein webbasierter Instant-Massaging-Dienst für Unternehmen, mit dem sich zusätzlich persönliche To-Do-Listen hinzufügen lassen, die nicht im Team geteilt werden
4. Praxisbeispiele für den Arbeitsalltag
Anfertigen einer Präsentation für einen Kunden
Ein Kunde wünscht sich eine Idee für eine neue, deutschlandweit geplante Kampagne – das Thema ist also vorgegeben und das Briefing liegt bereits vor. Die Deadline ist in zwei Wochen und anstatt an einem Meeting-freien Nachmittag anzufangen, werden Kleinigkeiten erledigt, Mails beantwortet, der Desktop aufgeräumt. Studien belegen, dass das Erledigen kurzweiliger Tätigkeiten eine schnelle Belohnung verspricht. Daher scheint das oft die angenehmste Variante – doch Parkinsons Gesetz wird dadurch nur bestätigt. Besser: Kleine To-Do's auf die Zeiten zwischendurch verschieben, etwa auf 15 Minuten zwischen Meetings. Stattdessen zwei bis drei Stunden im Kalender blocken, um die Präsentation einfach anzufangen.
Dinge selbst erledigen
Insbesondere Führungskräfte neigen manchmal dazu, kleinere Aufgaben wie das Umwandeln eines Worddokuments in eine PDF-Datei oder das Verfassen von Kurzbriefings grundsätzlich abzugeben. Nach Parkinson ist das aber nicht immer der richtige Weg. In einigen Fällen ist es zeitsparender, Dinge selbst zu erledigen statt sie zu delegieren. Also einfach mal selbst machen, statt machen lassen. Vorsicht: Diese Herangehensweise ist kein Patentrezept und bezieht sich auf Kleinigkeiten, die mit wenigen Mausklicks getan sind. Führungskräfte müssen langfristig einen Mittelweg finden, in dem Zeit und Aufwand im Einklang stehen.
Die 4-Tage-Woche
Anders als in Deutschland ist die 4-Tage-Woche in anderen Teilen Europas bereits verbreitet. Hierzulande gilt das Arbeitszeitmodell noch als sehr neuartig und unerprobt. Nur wenige Unternehmen wie die Beratung „VORN Strategy Consulting“ oder die Werbeagentur „Digitaler Umbruch“ aus Oranienburg arbeiten bereits nach einem verkürzten Arbeitszeitmodell. Die Bilanz: Mitarbeitende sind entspannter und motivierter bei der Arbeit. Darüber hinaus gibt es weniger krankheitsbedingte Ausfälle und geringere Fehlerquoten, was zur Steigerung des Umsatzes beiträgt. Das Parkinsonsche Gesetz entfaltet also auch hier seine Wirkung.
Neben den Parkinsonschen Gesetz gibt es noch andere Zeitmanagementmethoden wie das Pareto-Prinnzip und die Alpen Methode.
