Hier eine folienreiche Kundenpräsentation, dort die Jahresabschlusszahlen und anschließend der Strategieplan für das nächste Jahr – Stress im Arbeitsleben ist Alltag in vielen Unternehmen. Gerade wenn alle Aufgaben gleichzeitig erledigt werden müssen, ist eine Strategie für effektives Zeitmanagement hilfreich – zum Beispiel mit dem Eisenhower-Prinzip beziehungsweise der Eisenhower-Methode.
Die nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannte Methode sieht die jeweilige Priorisierung von wichtigen und dringenden gegenüber unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben vor. Das Ziel dieses Entscheidungsinstruments ist es, neue Aufgaben so zu kategorisieren, dass die Erledigung qualitativen Standards entspricht und trotzdem Zeit spart. Dabei macht Übung den Meister. Wer den Prozess des Aufschreibens und Einordnens Woche um Woche wiederholt, wird automatisch Verbesserungen im Zeitmanagement feststellen.
Wie gelingt die Identifikation von wichtigen und dringenden Aufgaben?
Wie bei allen Methoden des Zeitmanagements ist es auch beim Eisenhower-Prinzip zu Beginn essenziell, eine Struktur zu schaffen. Mit einer To-do-Liste gilt es die anstehenden Aufgaben zu definieren und übersichtlich niederzuschreiben. Dann erfolgt basierend auf dieser Übersicht die Identifikation der wichtigen und dringenden Aufgaben. Darauf aufbauend bedarf es zudem der Formulierung eines persönlichen Ziels, das es bei der Bearbeitung der Aufgaben zu erreichen gilt.
Die Eisenhower-Matrix als Organisationshilfe der Methode
Nach diesem Schritt ist es entscheidend, die Aufgaben ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit entsprechend zu ordnen. An dieser Stelle hilft die Eisenhower-Matrix weiter. Insgesamt gibt es bei der Priorisierung vier Kombinationsmöglichkeiten, die sich in A, B, C und D verteilen. Diese Kategorisierung nennt sich ABC-Analyse und zeigt die Priorität der jeweiligen Fenster. Die Kategorie D wurde im Namen bewusst weggelassen, da diese für gewöhnlich jene Aufgaben umfasst, die in den Papierkorb gehören.
A-Aufgaben - wichtig und dringend
In diesem Fenster stehen wichtige Aufgaben, die es schnell und ohne Aufschub zu erledigen gilt. Darin stehen die Aufgaben, welche der größten Aufmerksamkeit bedürfen, um das vorgegebene Ziel zu erreichen. Typische adhoc-Aufgaben in Unternehmen sind zum Beispiel rechtliche Angelegenheiten, Stellungnahmen in der Krisenkommunikation oder auch dringende Anliegen von externen Partnern sowie Kunden.
B-Aufgaben - wichtig, aber nicht so dringend
Diese Aufgaben haben nicht die höchste Priorität, sind trotzdem wichtig für das übergeordnete Ziel. Grundsätzlich stehen sie in der Wichtigkeit hinter der Kategorie A zurück, sollten aber alsbald erledigt werden. Im Unternehmensalltag umfassen derartige Aufgaben häufig langfristige Projekte wie Kampagnen, Produktentwicklungen oder den eigenen Internetauftritt aktualisieren.
C-Aufgaben - sehr dringend, aber nicht so wichtig
Diese Aufgaben haben nur aus zeitlicher Sicht eine hohe Priorität. Die Erledigung können Kolleginnen und Kollegen übernehmen, sollten dennoch zuverlässig abgearbeitet werden. Dazu zählen zum Beispiel Firmenfeiern planen, Büroausstattung verändern oder Teambuilding-Maßnahmen organisieren.
D-Aufgaben - nicht wichtig und nicht dringend
Diese Unterkategorie der Eisenhower-Methode haben die geringste Priorität. Sie sind weniger wichtig als jene aus den vorherigen Kategorien und ihre Bearbeitung hat Zeit. Darunter fallen Maßnahmen wie den Computer oder das Büro aufräumen.
Was sind die Vor- und Nachteile des Eisenhower-Prinzips?
Wie auch andere Zeitmanagement-Methoden wie zum Beispiel das Pareto-Prinzip, das ALPEN-Modell oder die Pomodoro-Technik hat das Eisenhower-Prinzip Stärken als auch Schwächen. Zum Beispiel ist das einfache Verständnis der Methode ein klarer Vorteil für die Anwendung in der Praxis. Auf der anderen Seite scheitern viele Menschen beim Eisenhower-Prinzip bereits an der schwierigen Frage, welche Aufgaben wirklich wichtig sind. In der Tabelle sind die wichtigsten Pro- und Contra-Argumente gegenübergestellt.
Vorteile:
- leicht verständlich und teilweise intuitiv anwendbar.
- keine großen Visualisierungen nötig, eine einfache To-do-Liste reicht für die Organisation aus.
- hilfreich, um die eigene Arbeit zu reflektieren. Wer sich im Berufsalltag oftmals an zeitfressenden und gleichzeitig unwichtigen Aufgaben aufhält, lernt effiziente Differenzierung und Selbstorganisation.
Nachteile:
- die Entscheidung, welche Aufgaben wichtig sind, um im Berufsalltag die richtigen Prioritäten zu setzen, fällt vielen Menschen schwer. Gerade jenen mit einem Entscheidungsdefizit.
- nicht für jeden Job geeignet, denn nicht immer lassen sich C-Aufgaben umverteilen. Führungskräfte können Aufgaben zwar einfach delegieren. Doch ein normaler Arbeitnehmender genießt oft nicht dieses Privileg.
- nicht immer praxistauglich und -nah. Gerade in gut organisierten Unternehmen sind wichtige Aufgaben zwar dringend, basieren aber auf strategischer und langfristiger Vorbereitung. Die kleinen, dringenden Aufgaben zwischendurch haben hingegen nicht die größte Priorität.
Wichtige Tools zur Unterstützung beim Eisenhower-Prinzip
Für den Berufsalltag gibt es eine Reihe von Tools, welche die Organisation mit der Eisenhower-Prinzip unterstützen. Für eine gute Übersicht bieten sich die Apps Asana, Trello, Wrike und Factro an. Mit ihnen lassen sich Deadlines, Wichtigkeit und Bearbeitungsstatus der Aufgaben definieren. Gleichermaßen besteht die Möglichkeit, Aufgaben Kolleginnen und Kollegen zuzuweisen und Zwischenschritte im Projektvorhaben zu definieren. Auf Grundlage der Analyse über die Eisenhower-Matrix lassen sich alle wichtigen To-dos anschließend optimal in die Apps implementieren.
Woher stammt die Eisenhower-Methode?
Das Prinzip ist nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt. Eisenhower soll die Methode als Oberbefehlshaber während des Zweiten Weltkrieges und auch später als 34. US-Präsident der Geschichte angewendet haben, um wichtige Aufgaben mit ihrer Dringlichkeit abzugleichen. Gerade im Krieg und der Politik lässt sich die Methode zum Vorteil anwenden, hängen Entscheidungen in beiden Bereichen doch stark vom sich verändernden Tagesgeschehen und geistesgegenwärtigen Abwägungen ab. Außerdem können solche Verantwortungsträger wie Eisenhower Aufgaben einfach an Untergebene oder Mitarbeitende verteilen.