Theoretisch könnte der Umgang mit Auslagen und Spesen so einfach sein: Der oder die Mitarbeitende nimmt die Rechnung mit und reicht sie beim Arbeitgeber ein. Der Betrag wird intern eingebucht und der oder die Angestellte bekommt das Geld zurück.
Wo ist also das Problem? Nun, das Problem ist: In der Praxis stellt sich das alles ganz anders dar.
Angestellte lassen sich aus Angst Auslagen nicht erstatten
Beinahe jede beziehungsweise jeder zweite Mitarbeitende streckt zwar für kleinere Firmenauslagen Geld aus der eigenen Tasche vor, reicht die Belege aber schlussendlich nicht ein – aus Angst, pedantisch zu wirken. 
40 Prozent der Angestellten sind bei jeder Auslage besorgt, das Geld nicht wiederzubekommen. Der Grund: Sie wissen oft nicht, was erstattungsfähig ist und was nicht.
Das ergab eine Umfrage von Pleo unter 2.000 Angestellten in kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland.
Aktuelle Finanzdaten sind die Basis aller unternehmerischen Entscheidungen
Die Unsicherheit bei Auslagen und Belegen ist ein enormes Problem – nicht nur für die Mitarbeitenden, auch für die Unternehmen. Die Belegschaft fühlt sich großem psychologischen Druck ausgesetzt, welcher sich in der derzeitigen Wirtschaftslage noch verschärft. Die Folgen:
- 44 Prozent der Befragten aus der Pleo-Umfrage reichen Belege inzwischen nicht mehr ein, um dem Stress zu entgehen.
- 38 Prozent sorgen sich aufgrund der steigenden Lebenshaltungskosten davor, Auslagen aus der eigenen Tasche zu tätigen.
- Und besonders dramatisch: Jede beziehungsweise jeder zehnte jüngere Mitarbeitende (und damit oft unerfahrene Teammitglieder am unteren Ende des Gehaltsspektrums) konnten bereits private Rechnungen nicht bezahlen, weil sie vorgestreckte Auslagen nicht erstattet bekommen oder Belege nicht eingereicht haben.
Zeitgleich kommen auf Unternehmen derzeit knapp 48.000 Euro Mehrbelastungen zu – und hier sind Faktoren wie Umsatzeinbußen durch weniger Sales noch nicht mit einberechnet.
André Reimers: Er ist Head of Sales beim FinTech Pleo. Das dänische Unternehmen hat eine intelligente, sofort einsatzbereite Plattform für alle Unternehmensausgaben entwickelt
In dieser Zeit sind vollständige, stets aktuelle und umfangreiche Finanzdaten für jede Firma überlebenswichtig. Sie bilden die Grundlage für jede Entscheidung: Kann ich noch investieren? Wie steht es um meinen Cashflow und die finanzielle Gesundheit meines Unternehmens? Muss ich vielleicht geplante Projekte einstampfen?
Was beinhaltet eine gute Ausgabenrichtlinie?
Die Auslagen-Problematik – in Kombination mit einer oft nach wie vor analogen, händischen Buchhaltung – verfälscht jedoch diese Finanzdaten. Aus jedem dritten Unternehmen heißt es, dass man Monat für Monat Belegen hinterherrennen müsse und diese zu spät bekomme. Ein Fünftel der Finanzteams räumt ein, dass dies die Arbeit negativ beeinflusst. So sind die vitalen Finanzdaten oft unvollständig; zudem schleichen sich im Arbeitsstress bei der händischen Buchhaltung Fehler ein.
Um das zu vermeiden, braucht jedes Unternehmen eine wasserdichte Ausgabenrichtlinie. Diese fungiert als Rahmen, in dem nicht jede Ausgabe separat genehmigt werden muss. Stattdessen können sich Mitarbeitende in diesem Rahmen selbstständig bewegen, Verantwortung übernehmen und Entscheidungen treffen. Nur so entfernen Unternehmerinnen und Unternehmer den Faktor „Unsicherheit“ aus der Gleichung.
Doch wie sieht eine solche Richtlinie aus, in der Unternehmen ihren Mitarbeitenden mehr Verantwortung übertragen, welche aber dennoch nicht in Ausgaben-Chaos endet? Schauen wir uns das für sechs Bereiche einmal genauer an.
1. Unterkünfte
Zunächst muss für Hotelbuchungen für Geschäftsreisen ein klares Budget pro Nacht festgesetzt werden. Gerade größere Unternehmen haben zudem oftmals Kooperationspartner – etwa Buchungsplattformen oder Hotelketten –, bei denen sie Übernachtungen zu besonderen Konditionen buchen können. Diese Partner können in der Ausgabenrichtlinie festgehalten und die Genehmigung der Erstattung an die Nutzung dieser Partner gekoppelt werden.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, genau einzugrenzen, was über die Firmenkreditkarte abgerechnet werden darf. Ein Beispiel: Frühstück und Minibar laufen über die Firma, für alkoholische Getränke an der Hotelbar zahlen der oder die Reisende selbst.
2. Verpflegung
Dienstreisende haben Anspruch auf drei Mahlzeiten pro Tag – und damit sind nicht „nur“ Geschäftsessen gemeint, sondern das ganz normale Frühstück oder Abendessen, etwa bei einem Messebesuch. Unternehmen können dafür eigene Verpflegungsbudgets festlegen und die Mitarbeitenden dann im Nachgang die Belege einreichen. Oder sie wenden bei der Abrechnung eine gesetzliche Pauschale an. Diese liegt bei 14 Euro pro Person pro halben Tag beziehungsweise 28 Euro pro Person pro ganzen Tag.
Bewegt sich ein Angestellter mit seinen Ausgaben für die Verpflegung im Rahmen dieser Pauschale, müssen Belege später nicht gesondert bei der Buchhaltung eingereicht werden. Diese kann statt der realen Ausgaben einfach die Pauschale einbuchen. Was man beachten sollte: Verpflegungspauschalen können bei Auslandsreisen je nach Zielland variieren.
Und wichtig ist zudem: Bei Rechnungen über 250 Euro müssen Mitarbeitende eine ordnungsgemäße Rechnung inklusive Steuernummer, Trinkgeldern und Gründen für die Ausgabe einreichen. Ein bloßer Bewirtungsbeleg reicht dann für die Steuer nicht mehr aus.
3. Verkehrsmittel bei Geschäftsreisen
Nicht nur das Wohin ist für eine Geschäftsreise wichtig, sondern auch das Wie: Welche Verkehrsmittel dürfen/sollen Mitarbeitende buchen beziehungsweise für welche Verkehrsmittel will der Arbeitgeber aufkommen?
Mitarbeitende können angehalten werden, für inländische Reisen Zug und Pkw zu nutzen und Flüge nur bei internationalen Reisen zu buchen. Zudem sollte nicht vergessen werden, das Budget für Taxen einzugrenzen – etwa für Fahrten zum und vom Messegelände.
Reisen Mitarbeitende mit dem eigenen Pkw, kann eine Kilometerpauschale geltend gemacht werden. Daher sollte auch diese in der Ausgabenrichtlinie hinterlegt sein.
4. Konferenzen und Events
Der Besuch von Veranstaltungen und das damit verbundene Networking ist in vielen Branchen essenziell. Unternehmen sollten in einer Ausgabenrichtlinie allerdings Limits für Budgets definieren, die Mitarbeitenden für Tickets und Aktivitäten rund um oder während eines Events zur Verfügung stehen.
5. Homeoffice
Das Homeoffice ist mittlerweile, wie das klassische Büro, ein ganz normaler Arbeitsplatz. Und wie jeder andere Arbeitsplatz brauchen auch die eigenen vier Wände eine vernünftige Ausstattung – ob PC, Schreibtisch, Büromaterialien oder Software. Unternehmen sollten den Mitarbeitenden also ein Budget geben, in dessen Rahmen sie ihr Homeoffice bei Bedarf ausstatten können.
Darüber hinaus können Arbeitnehmende bis zu 1.260 Euro für Homeoffice-Materialien steuerlich absetzen.
6. Geschenke
Mitarbeiter- oder Kundengeschenke sind zu besonderen Anlässen in den meisten Unternehmen Usus. Daher sollte auch diese Auslage in der Richtlinie berücksichtigt werden. Im Gegensatz zu den meisten vorangegangenen Punkten gibt es hierfür allerdings strikte gesetzliche Rahmenbedingungen – zwar nicht für die absolute erlaubte Höhe, aber für den Steuerfreibetrag.
Für Kundengeschenke gilt ein Limit von 35 Euro. Oberhalb dieser Grenze fallen Steuern an – es sei denn, die Geschenke haben einen betrieblichen Nutzen für die Beschenkten. Ein Beispiel wäre eine gebrandete Kaffeemaschine für ein Restaurant.
Bei Geschenken für Mitarbeitende gilt: Überschreiten diese einen Wert von 60 Euro pro Angestellten pro Jahr, müssen sie als geldwerter Vorteil versteuert werden.
Mitarbeitenden vertrauen, dass sie sich an die Ausgabenrichtlinie halten
Grundlage für jede funktionierende Ausgabenrichtlinie ist Vertrauen. Vertrauen darin, dass die Kolleginnen und Kollegen sich an die Spielregeln halten und die Vorgaben konsequent umsetzen. Für viele Unternehmenslenkerinnen und -lenker ist dies allerdings mit der Sorge verbunden, die Kontrolle über Auslagen zu verlieren.
Doch das Gegenteil ist der Fall: Durch die klaren Spielregeln erhalten sie tatsächlich ein höheres Maß an Kontrolle über die Firmenfinanzen. Denn sie nehmen Angestellten die Unsicherheit und beenden das Chaos sowie die Willkürlichkeit bei der Einreichung von Belegen und Erstattung von Auslagen.
Mitarbeitende folgen den Regeln zudem bereitwilliger, da sie nicht bei jeder Ausgabe um die Erstattungsfähigkeit fürchten müssen. Und die Firmenfinanzen sind am Ende des Tages aktueller und vollständiger denn je.