Der Cashflow gibt Auskunft darüber, wie gesund ein Betrieb ist – nicht nur im Operativen. Unternehmensausgaben unterstützen vitale Betriebsfunktionen und -bereiche und bilden die Entscheidungsgrundlage für Mitarbeiter und Führungsriege. Theoretisch.
Sitzen deutsche Unternehmen auf ungenutzten Datenschätzen?
Denn das Problem dabei: Informationen über Ausgaben gibt es en masse. Da liegt eine lose Belegsammlung des Vertriebsmitarbeiters auf dessen Schreibtisch. Und die Infos zu den Ausgaben für Bürobedarf der Officemanagerin oder des Officemanagers schlummern im E-Mail-Postfach. Doch was sagen diese Daten aus? Und für wen sind sie wichtig?
Ein weiteres Hindernis: Daten sind nicht nur über das ganze Unternehmen zerstreut, sie werden zumeist auch manuell von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und – häufig dann noch ein zweites Mal – in der Buchhaltung administriert. Das kostet Zeit und Geld. Entscheidend ist aber, dass diese Art des Umgangs mit Daten weder Unternehmen noch Mitarbeitenden hilft.
Mehr noch: Unternehmen büßen ihre Agilität ein. Denn nur solche Daten, die ausgewertet, interpretiert und in Aufgaben und Verantwortlichkeiten übersetzt werden, bringen Unternehmensprozesse in Bewegung. Liegen Daten brach, stellen sie lediglich ungenutztes Kapital dar.
New Work heißt auch mit Daten von unterwegs zu jonglieren
Doch es gibt ein Licht am Ende des Tunnels. Ganz allmählich wandert die Buchhaltung in vielen deutschen Unternehmen in die Cloud. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verabschieden sich vom Zettel-Chaos auf dem Schreibtisch; Archive mit staubigen Rechnungen der vergangenen zehn Jahre sind (hoffentlich) auch bald passé. Diese Entwicklung kommt genau zur richtigen Zeit. Denn mit neuen, dezentralen Arbeitsmodellen sind manuelle Formen der Unternehmensadministration nicht mehr zu bewerkstelligen.
Die Mitarbeiter der Zukunft sind mobil. Und sie brauchen ein ebenso mobiles Backoffice. Das Gleiche gilt für ihre Ausgaben. Außer-Haus-Ausgaben werden künftig mehr Raum einnehmen. Dazu gehören beispielsweise Tagestickets für einen Coworking-Space oder Lunch-Quittungen, denn das „normale” Büro wird es in seiner jetzigen Form nicht mehr geben. Laut einer aktuellen Templafy-Studie unter mehr als 1.100 deutschen Arbeitnehmenden rechnen zwei Drittel von ihnen mit einer erfolgreichen Implementierung des hybriden Arbeitsmodells innerhalb des eigenen Unternehmens.
Auch der Griff zum Portemonnaie, um für den Kaffee auf dem Weg zur Arbeit zu bezahlen, entfällt künftig. Ersetzt werden Privatauslagen und Barzahlungen durch mobile Bezahlmethoden und digitale Wallets, die das Ausgabenmanagement digitalisieren und automatisieren – die mobile Ausgabenverwaltung für die Hosentasche. Und das richtige Backoffice? Buchhalterinnen und Buchhalter können sich nun wichtigeren Aufgaben widmen, anstatt Zeile um Zeile Excel-Tabellen zu füllen.
Datengestützte Unternehmensführung, aber bitte automatisiert!
Auch aus der Sicht der Unternehmensführung und -steuerung bereichert das digitale Ausgabenmanagement. Manager und Verantwortliche sehen zu jeder Zeit, wo Unternehmensgelder hinfließen. In Echtzeit werden auf der Abteilungsebene Projektkosten überprüft oder ganze Unternehmensausgaben mit einem Klick eingesehen. Mit personalisierten Budgets und Ausgabelimits steuern Verantwortliche Budgets von ganzen Teams. Gleichzeitig genießen Mitarbeitende das Vertrauen, um eigenständig und vor allem eigenverantwortlich mit Unternehmensgeldern umzugehen. Nur so gehen Controlling und Mitarbeiterbefähigung Hand in Hand.