In der Pandemie haben viele kleine und mittelständische Unternehmen notgedrungen für das Homeoffice aufgerüstet. Doch das hat offenbar nicht gereicht: Knapp ein Drittel der Beschäftigten klagt über veraltete IT-Hardware und fast jeder Vierte bemängelt überholte Software, so eine aktuelle SAP-Concur-Studie.
Ohne die Digitalisierung aktiv weiter voranzutreiben, werden es KMU schwer haben, wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein vermeintliches Hindernis erkennen viele in einer defizitären internen IT-Infrastruktur und fehlenden Fachkräften. Doch As-a-Service-Modelle und Managed Services ermöglichen mittlerweile, Abläufe auch ohne eigene IT-Abteilung zu digitalisieren.
Ortsunabhängige Kommunikation aus der Cloud
Das beginnt mit der Kommunikation: Gerade für Teams, die im Homeoffice, im Büro oder auf Reisen verteilt sind, ist eine zuverlässige Geschäftskommunikation notwendig, um Aufgaben souverän zu erledigen. Da sie sich überall und out-of-the-box einrichten lassen, stellen Unified Communication & Collaboration- (UCC) und Telefonielösungen aus der Cloud sinnvolle Hilfsmittel dar, um dies ohne eigene Infrastruktur zu bewerkstelligen. Cloud-basierte Kommunikation ermöglicht Beschäftigten, von allen Endgeräten aus auf relevante Informationen zuzugreifen und diese bei Bedarf sicher zu teilen.
Zunehmend geläufig werden dabei Plattform-Lösungen, die Cloud-Telefonanlage, Instant-Messaging- und Meeting-Tools zusammenführen. Ein Vorteil solcher Angebote ist, dass Unternehmen bei Bedarf kurzfristig neue Funktionen hinzubuchen oder abbestellen können. Diese Skalierbarkeit ist vor allem für schnell wachsende Unternehmen von Vorteil, die ihre Kapazitäten bei Bedarf erweitern möchten.
Besserer Service durch Integrationen
Über verschiedene Integrationen lassen sich außerdem andere Programme nahtlos in die Telefonanlage einbinden. Das können zum Beispiel Customer-Relationship-Management- (CRM), Ticket- oder Enterprise Ressource Planning- (ERP) Systeme sein. Mithilfe dieser Integrationen können Mitarbeitende direkt aus dem jeweiligen Programm heraus Anrufe starten. Zudem haben sie dort alle relevanten Daten und bisherigen Aktivitäten zu einem Kunden auf einen Blick parat. Dadurch sparen sie Zeit, können Anfragen schneller beantworten und Anliegen ganzheitlich bearbeiten. Auf diese Weise verbessern cloud-basierte Telefonielösungen das Service-Erlebnis, ohne dass Unternehmen dafür ihre Infrastruktur ausbauen müssten.
Fehlende Infrastruktur: Hardware nach Bedarf mieten
Neben der Technologie können Unternehmen auch die zugehörige Hardware im Rahmen eines As-a-Service-Modells beziehen. Das bedeutet, sie mieten Geräte wie IP-Telefone, Kopfhörer oder Headsets, anstatt sie zu kaufen. Dies hat mehrere Vorteile: Zum einen vermeiden KMU auf diese Weise hohe Einmalinvestitionen und arbeiten immer mit neuen Geräten, ohne ihre Hardware jährlich modernisieren zu müssen.
Zum anderen umfassen As-a-Service-Angebote auch technischen Support. Das bedeutet, bei Problemen oder Fragen steht eine Ansprechperson zur Verfügung, bei Defekten tauscht der Anbieter das Gerät aus und die Technik wird automatisch auf dem neuesten Stand gehalten. Dies ermöglicht mehr Flexibilität und Unterstützung als es der Fall wäre, wenn Unternehmen all ihre ITK-Geräte kaufen würden.
Managed Services entlasten KMU
Auch für die Bereitstellung des Netzwerks gibt es externe Lösungen. Wer über keine oder wenige IT-Fachkräfte im Unternehmen verfügt, kann auf einfach zu verwaltende cloud-fähige Netzwerklösungen setzen, zum Beispiel von Cisco Meraki. Diese versorgen KMU standardisiert und dezentral mit modernen IT-Anwendungen. Sicherheitsfunktionen wie eine Firewall oder Inhaltsfilterung sind bereits integriert, sodass ein hoher Schutz gewährleistet ist.
Die Verwaltung über ein zentrales Dashboard erlaubt, Gastnetzwerke, Netzwerkgeräte und Sicherheits-Features auch ohne IT-Kenntnisse zu bedienen. Für Unternehmen, die nur einen Standort haben, gibt es außerdem besonders schlanke Lösungen, bei denen sich das Netzwerk per App steuern lässt. So vereinfachen cloud-basierte Nutzungsmodelle die Abläufe erheblich.
Den Fokus auf Wesentliches richten
Von den Vorteilen der Digitalisierung können KMU also auch ohne eine selbstverwaltete IT-Infrastruktur profitieren. Managed Services und As-a-Service-Modelle halten ihnen den Rücken frei, um sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
