Was kostet ein Euro? Laut Ökonomen geben wir hierzulande rund 10,8 Milliarden Euro aus, um unsere Bargeld-Ströme zu managen. Geldtransporter, -zähler und -automaten – all dies verwaltet sich nicht von alleine. Ein Euro ist halt noch lange nicht ein Euro. Auch in Unternehmen verursacht jeder einzelne Euro zusätzlichen administrativen Mehraufwand – und damit weitere Kosten. Die gute Nachricht: Vieles davon lässt sich inzwischen automatisieren.
Schweden will bis 2023 die erste bargeldlose Gesellschaft werden. Seit 2010 haben die Banken des Landes ihren Bargeldservice schrittweise reduziert. Noch einfacher als die Kreditkarte: Mobiles Bezahlen mit dem eigenen Smartphone. Etwa via ApplePay. Dann ist sogar die Plastikkarte hinfällig.
Die Digitalisierung erleichtert uns das Leben in vielen Bereichen. Bezahlen wir digital, müssen keine gut bewachten Geldtransporter physische Münzen und Scheine von einem Ort zum nächsten transportieren. Umso verwunderlicher, dass sich Menschen und Unternehmen so lange an traditionelle Prozesse klammern. Der Mensch ist eben ein Gewohnheitstier.
Wenn Daten im Nirvana verschwinden...
Schließlich sind auch Ausgaben in der hiesigen Unternehmenswelt von Ineffizienzen geprägt. Beispielsweise präferieren Unternehmen mit Banküberweisungen oder Lastschriften immer noch suboptimale Zahlungsmittel, um die Ausgaben des Unternehmens zu managen. Das Problem dabei: Ohne Schnittstelle an die Buchhaltungs- und Steuersoftware verschwinden die Daten im Handumdrehen im Nirvana. Händisch übertragen sie Mitarbeiter des Unternehmens in die Software oder auch in Excel-Tabellen. Papierbelege werden abgeheftet, Mitarbeitern werden eigene Bargeld-Auslagen aus der Firmenkasse in Euro- und Cent-Beträgen erstattet.
Ein altes Sprichwort besagt: Zeit ist Geld. Angesichts dieser antiquierten Verwaltung von Ausgaben müsste es dann wohl heißen: Zeitverschwendung ist Geldverschwendung.
Veraltete Prozesse sind kostspielig
Denn rein rational lässt es sich kaum erklären, dass immer noch das Gros der hiesigen Unternehmen die Ausgaben der eigenen Mitarbeiter manuell managen. Für Unternehmen sind veraltete Buchhaltungsprozesse besonders kostspielig. Dennoch nutzen nur 17 Prozent der deutschen Unternehmen für ihre Reisekostenabrechnung eine Komplettlösung, 49 Prozent eine Teilautomatisierung. Immer noch knapp ein Drittel vertraut auf Word, Excel und Co. Aufgeklebt mit dem Pritt-Stift am Monatsende tippen die Buchhalter einzelne Komma-Beträge in Spalten ab. Wehe sie verrutschen dabei in der Spalte! Im Worst-Case ist die Umsatzsteuer dann fehlerhaft und darf korrigiert werden.
Um das Ganze in Zahlen zu illustrieren: Im Schnitt kostet die Abwicklung einer Reisekostenabrechnung rund 53 Euro. 20 Minuten verbringen Mitarbeiter mit dem Ausfüllen der Abrechnungsbögen. Damit hört es aber nicht auf, denn eine von fünf Abrechnungen ist fehlerhaft und muss korrigiert werden, was abermals 47 Euro und kostbare Zeit verschwendet.
Automatisiert euch!
Das Traurige an der ganzen Sache: Die Arbeit ist komplett überflüssig. Durch moderne Cloud-Lösungen lässt sich die gesamte Buchhaltung automatisieren. Jeder einzelne Cent wird unmittelbar, nachdem der Mitarbeiter bezahlt hat, in die Steuer- oder Buchhaltungssoftware übertragen. Alle Auslagen werden beglichen, kein einziger Manager muss am Monatsende mit dem Klebestift seine zerknüllten Belege bearbeiten.
Irgendwie haftet dem Pritt-Stift im Unternehmen etwas ähnlich Nostalgisches an wie der Münze im Supermarkt: Beides ist nicht mehr zeitgemäß, beides führt zu ineffizienten Prozessen. Häufig sind einem der Mehraufwand im Hintergrund und damit verbundene Kosten für Administration und Fehleranfälligkeit gar nicht bewusst.
Von daher ist es Zeit aufzuwachen. Eine Botschaft an Unternehmen aller Größe in Sachen Buchhaltung: Automatisiert euch!