Eine Illustration verschiedener Menschen und digitalen Produkten, die eine Unternehmensstrategie darstellt.
02.05.2024
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Laut einer Konjunkturumfrage des Mittelstandsverbunds vom Herbst 2023 bewerten 71 Prozent d er Befragten Künstliche Intelligenz (KI) als „grundsätzlich positiv.“ Mehr als jeder zweite Befragte (53 Prozent) erwartet, dass Prozesse dank KI in Zukunft effizienter werden. Wer daraus jetzt aber den Schluss zieht, dass KI immer die Antwort ist, wenn die Ergebnisse im Unternehmen nicht so effizient sind wie erhofft, liegt falsch. KI ist weiterhin nur ein Instrument – wird sie in ineffizienten Strukturen angewandt, bleiben Unternehmen auch künftig unter ihrem Potenzial.

Eine Frage der Rahmenbedingungen

Effizientes Arbeiten wird oft fälschlicherweise als eine individuelle Verantwortung gesehen. Die einzelnen Mitarbeitenden sollen darauf achten, ihre Ergebnisse mit möglichst geringem Aufwand bestmöglich zu liefern. Ein einzelner Mitarbeitender wird allerdings nie ideal effizient arbeiten können, wenn das Teamum ihn herum nicht ebenfalls effizient arbeitet. Die Organisation muss Rahmenbedingungen liefern, die Effizienz im Verbund ermöglichen. Der wichtigste Schritt dafür ist transparente Kommunikation.

Es muss gelingen, dass die Effizienzverantwortung nicht bei einer Person im Management liegt, sondern dass das Team sich gegenseitig dabei unterstützen kann, auf die gemeinsamen Ziele hinzuarbeiten, Missstände frühzeitig aufzudecken und Synergiepotenziale zu nutzen. Dafür muss jeder im Team die Verantwortlichkeiten kennen und den Bearbeitungsstand der Aufgaben zu jeder Zeit nachvollziehen können. Idealerweise gibt es einen Ort, an dem diese Informationen gesammelt einsehbar sind.

Ohne klare Ziele keine Effizienz in der Unternehmensstrategie

Entscheidend ist dabei auch, nicht nur die Arbeitsweise, sondern zugleich die Absichten hinter den Aufgaben zu vermitteln. Wenn alle Mitarbeitenden perfekt effizient arbeiten, jeder aber mit einer leicht unterschiedlichen Zielvorstellung im Kopf, wird das immer zu zusätzlichen Arbeitsschritten führen. Ziele müssen also gründlich überlegt, definiert, unmissverständlich ausformuliert und schriftlich festgehalten werden. Wer sich darauf ausruht, die Ziele im Abstimmungstermin mitgegeben zu haben, darf sich nicht wundern, wenn die Teammitglieder in der Zwischen-Evaluation Ergebnisse präsentieren, die nicht zueinanderpassen. Im Sinne der transparenten Kommunikation sollten diese Ziele an der gleichen Stelle festgehalten und für alle Mitarbeitenden zu jeder Zeit einsehbar sein wie die Aufgaben.

Einen Schritt nach dem anderen

Bevor KI-Anwendungen als Effizienzlösung eingeführt werden, sollten zunächst einmal vermeintlich selbstverständliche Prozesse hinterfragt werden. Sind die Teams gerade fähig, Effizienz im Unternehmen selbst zu gewährleisten? Mittelstandsunternehmen haben hier eine Stärke: Die Kommunikationswege sind kurz, die Mitarbeitenden bekannt, und Fehlerquellen lassen sich leichter aufdecken. Nur wer das nutzt und effiziente Strukturen schafft, kann dann auch darauf setzen, sein Unternehmen mit KI zusätzlich voranzubringen.

Zur Person

Portrait des KI-Experten Sebastian Paasch.

Sebastian Paasch

ist Managing Director des IT Dienstleistungs und Beratungsunternehmens AMX

Kolumnen, Kommentare und Gastbeiträge auf DUP-magazin.de geben ausschließlich die Meinung des jeweiligen Autors oder der jeweiligen Autorin wieder, nicht die der gesamten Redaktion.
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