Nicht selten landen Unternehmerinnen und Unternehmer nach der teuren und aufwendigen Anschaffung einer neuen Software in der harten Realität: Die Belegschaft ist unzufrieden mit dem neuen Tool – und nutzt dieses dann wahrscheinlich auch nicht so, dass dessen volles Potenzial ausgeschöpft wird. Der digitale Helfer beißt sich mit bestehenden Applikationen und Arbeitsweisen. Oder aber nach kurzer Zeit merkt ein Unternehmen, dass der Funktionsumfang doch nicht zum letztendlichen Bedarf passt. Diese oder andere Lehrstunden in Sachen Digitalisierung sind keine Seltenheit.
Daher empfehle ich, auf diese fünf Säulen für eine erfolgbringende digitale Transformation zu setzen.
1. Die richtigen Fragen stellen
Bereits vor dem Kauf einer Software müssen Entscheiderinnen und Entscheider hinterfragen, welche Probleme durch ein Tool gelöst werden sollen. Klar, diese Empfehlung ist eigentlich ein „no brainer“. Doch genau diese Haltung sorgt dafür, dass dieser Punkt nur oberflächlich betrachtet wird. Und so kratzen Ziele wie „Summe X“ einsparen oder „Arbeitsschritt Y“ digitalisieren nur an der Oberfläche des eigentlichen Problems.
Der Teufel steckt bekanntlich im Detail; Bedürfnisse sind vielschichtig. Und noch wichtiger: Sie unterscheiden sich je nach Anwender des Tools. Die Buchhalterin hat etwa unter Umständen einen ganz anderen Anspruch an eine Software als die Abteilungsleiterin. Daneben gibt es Fragen zu Kosten, Support, Prozessintegrationen und Produktanforderungen.
Auch beim Anbieter der Software selbst gibt es einiges zu beachten. Ein differenzierter Fragenkatalog hilft dabei die Produktanforderungen genau abzustecken und führt am Ende zu passgenauen Lösungen.
André Reimers: Er ist Head of Sales beim FinTech Pleo. Das dänische Unternehmen hat eine intelligente, sofort einsatzbereite Plattform für alle Unternehmensausgaben entwickelt
2. Die richtige Software wählen
Softwareanbieter fahren mit breitem Angebot an Produkt-, Preis- und Vertriebsmodellen auf. Schnell verliert man da den Überblick. Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) beispielsweise sind Business-Applikationen in der Cloud. Die Vorteile: Unternehmen müssen keine teure IT-Infrastruktur anschaffen, um einen Service zu nutzen. Stattdessen werden die IT-Infrastruktur, Wartung und das Compliance-Management auf den Anbieter ausgelagert.
Wichtig ist auch, den Rollout-Prozess frühestmöglich zu planen. Dazu gehören Trainings genauso wie Feedbackschleifen mit den Anwenderinnen und Anwendern. Nur so stellt man fest, ob das Tool auch wirklich in die Unternehmensabläufe passt. Zudem lassen sich SaaS-Lösungen in der Regel flexibel buchen und auch wieder kündigen. Über Produktpläne werden Services gebucht, die Unternehmen – je nach Bedarf – hoch- oder runterskalieren.
Ein Tipp: Sind Unternehmen mit den Anbietern einer Software im Gespräch, lohnt sich immer auch ein Blick in dessen Zukunft. Manchmal werden entscheidende Features nach einer Weile eingestellt oder aber das Produkt wird in eine ganz andere Richtung weiterentwickelt. Hierüber kann man sich bereits vorab informieren, damit es später kein böses Erwachen gibt.
3. Wenn nötig: Support holen
Was eingeführt wird, muss auch gewartet werden. Je kleiner das Unternehmen, desto kleiner das IT-Team. Schnell kommen IT-Abteilungen dann an ihre Kapazitätsgrenze. Ist das Unternehmen bereits stark in der IT aufgestellt, kann diese die Integration eines fremden Tools in die eigene Infrastruktur übernehmen. Wenn dies nicht möglich ist, ist es besser, auf einen Managed Service zu setzen, also einen vorkonfigurierten Service. Dieser wird dem Unternehmen mit einem Fernzugriff zur Verfügung gestellt und man kann direkt loslegen. Auch hybride Lösungen sind möglich.
4. Es ist alles eine Frage des Preises…
Free- oder Freemium-Modelle kennt man aus der Konsumentenwelt. Bekannte Streamingdienstleister setzen seit vielen Jahren auf Freemium – eine kostenlose Basisversion mit zugeschalteter Werbung und/oder eingeschränktem Produktumfang. Dieses Preismodell kommt nun auch im B2B-Unternehmenskontext an, insbesondere im Bereich der SaaS-Lösungen.
Interessenten bekommen bei der kostenlosen Version Zugang zu einer Light-Version der Software. Die Nutzung des Tools ist dann zum Beispiel auf eine bestimmte Nutzerzahl beschränkt oder aber nicht alle Services sind freigeschaltet. Der Vorteil im Vergleich zu einer Demo-Version: Free-Modelle sind in der Nutzung zeitlich in der Regel ohne Begrenzung. Sie minimieren die Eintrittsbarriere, sind sofort einsatzbereit und es kann – je nach Bedarf und Wachstum des Unternehmens, in dem die Software zum Einsatz kommt, – auf kostenpflichtige Varianten gewechselt werden.
5. Den Anwender nicht vergessen
Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mit dem neuen technischen Helfer klar kommen, verkomplizieren diese den Arbeitsablauf mehr als dass sie ihn optimieren. Die Zauberformel lautet daher: den stetigen Austausch mit den eigenen Angestellten pflegen. Auf diese Weise bauen Unternehmerinnen und Unternehmen eine gute Firmen- und Fehlerkultur auf und überblicken zudem schnell, wo die Anwenderinnen und Anwender Unterstützung benötigen.
Gerade technikaffinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern fällt es oftmals leichter, neue Programme zu adaptieren. Bei weniger Technikbegeisterten kann ein neues Tool jedoch schnell zu Unmut, Veränderungsangst und Frustration führen. Findet man als Unternehmerin oder Unternehmer ein offenes Ohr für alle Beteiligten, ist es möglich, einen passenden Support für jede und jeden zu gewährleisten und alle mit ins Boot zu holen.
Fazit: Immer gut überlegt einkaufen
Schlussendlich lässt sich also sagen: Wer bei digitalen Anwendungen impulsiv kauft, kauft zweimal. Bei Schnellschuss-Entscheidungen und unzulänglichen strategischen Vorüberlegungen lässt das Unternehmenswachstum lange auf sich warten. Tatsächlich verbrauchen diese digitalen Schnellschüsse vor allem zwei wertvolle Dinge: Arbeitskraft und Geld.