Einfacher und digitaler soll der Prozess für Gründerinnen und Gründer mit der Neuerung werden. Statt persönlich im Notarbüro zu erscheinen, reicht es jetzt, sich an einem beliebigen Ort vor den PC, das Tablet oder Smartphone zu setzen. Hintergrund ist das Gesetz zur Ergänzung der Regelungen zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiREG), mit dem EU-Vorgaben umgesetzt werden.
Ganz ohne Notar beziehungsweise Notarin funktioniert es dann aber doch nicht. Sie sind den Gründenden für die entsprechenden Beglaubigungen per Video zugeschaltet. Das funktioniert mit der kostenlosen Notar-App. Der Präsident der Bundesnotarkammer, Professor Dr. Jens Bormann, nennt es einen „Meilenstein der Digitalisierung des Notariats“.
Um einen hohen Datenschutz zu gewährleisten, sind die Online-Gründungen nur über das Videokonferenzsystem der Bundesnotarkammer möglich. Die ausgetauschten Daten liegen auf Servern in Deutschland. „Auch digital bleibt die Vertraulichkeit zwischen Notar und Klient uneingeschränkt gewahrt“, sagt Bohrmann.
Per App zur Online-Gründung
Zuständige Notare werden in der App vorgeschlagen und können dann aus einer Liste ausgewählt werden. Es ist aber auch möglich, sich direkt an ein bestimmtes Notarbüro zu wenden und sich zum Online-Verfahren einladen zu lassen.
Wie vor Ort im Notarbüro werden die Texte bei der Online-Gründung vom Notar beziehungsweise der Notarin vorgelesen. Zusätzlich werden sie in der Videokonferenz angezeigt. Dort können die Inhalte verfolgt und Fragen besprochen werden. Unterschrieben wird dann ebenfalls online.
Während die technischen Voraussetzungen für die Online-Gründung schnell zu erfüllen sind, gibt es beim Identifizierungsprozess einiges zu beachten. Beteiligte müssen sich über ein aktuelles Ausweisdokument identifizieren. Das funktioniert zum Beispiel über die eID-Funktion des Personalausweises. Wichtig: Die Online-Funktion muss dafür bereits vorab freigeschaltet sein – auch das ist online möglich. Wer einen Ausweis hat, der vor dem 2. August 2021 ausgestellt wurde, muss zusätzlich einen gültigen Reisepass bereithalten, damit das Bild – ebenfalls per App – ausgelesen werden kann.
Keine Erleichterung für Aktiengesellschaften
An dem neuen Verfahren gibt es allerdings auch Kritik. Dem Digitalverband Bitkom etwa gehen die Neuerungen nicht weit genug. Laut Daniel Breitinger, Leiter Start-ups beim Bitkom, sollte die Möglichkeit der Online-Gründung „für jegliche Rechtsform geöffnet werden“. Denn für die Gründung einer Aktiengesellschaft müssen die Beteiligten weiterhin persönlich im Notarbüro erscheinen.
Das widerspricht laut Bitkom vor allem dem Ziel der Bundesregierung, Mitarbeiterkapitalbeteiligungen attraktiver zu gestalten. „Ziel muss sein, allen Gesellschaftsformen einen vollständig digitalen Gründungsprozess zu ermöglichen und etwa Anmelde-, Genehmigungs- und Registrierungsverfahren sowie die verschiedenen Portale zu verknüpfen“, so Breitinger.
Mehr Möglichkeiten ab August 2023
Immerhin: In einem Jahr wird das Verfahren erweitert. Ab dem 1. August 2023 sind auch Sachgründungen einer GmbH, Änderungen des Gesellschaftervertrags und Anmeldungen zum Vereinsregister über das Video-System möglich.
Wer hofft, sich jetzt auch im Privaten den Weg zum Notarbüro sparen zu können, wird allerdings enttäuscht: „Bei einem Immobilienkauf oder erb- und familienrechtlichen Angelegenheiten sind meist Privatpersonen ohne besondere Vorkenntnisse beteiligt, die es besonders zu schützen gilt. Dies ist in Präsenz deutlich besser zu gewährleisten“, heißt es von Bundesnotarkammer-Präsident Bohrmann zur Begründung.
