Hinter allem, was in einem Unternehmen passiert, steht ein Prozess. Ob Produktion, Wareneingang und -ausgang, Buchung von Geschäftsreisen oder Einkauf von Büromaterial – das alles sind Tätigkeiten, die immer wieder ähnlich ablaufen. Vieles wird so gemacht, weil es schon immer so gemacht wurde – und nicht, weil die dahinterliegenden Prozesse irgendwann einmal klar definiert wurden.
Allerdings lohnt es sich, genau dies zu tun. Denn durch die Dokumentation eines Prozesses steigt seine Effizienz in der Folge um 15 Prozent, haben die Marktforscher von Gartner herausgefunden. Allerdings: „Durch reine Effizienzbetrachtung wird ein schlechter Prozess nur weniger schlecht“, sagt Marko Wenthin, Chef des FinTechs Penta. Deshalb müsse der Blick immer zuerst auf Effektivität gerichtet werden.
Prozessoptimierung: Effektivität versus Effizienz
Effektiv ist ein Prozess, wenn damit ein zuvor definiertes Ziel erreicht wird. Der benötigte Aufwand und die Dauer werden nicht bewertet. Wenthin gibt dafür ein Beispiel: Genehmigungsprozesse für Ausgaben. „Die Idee dahinter ist ja gut – nämlich die Kosten im Auge zu behalten. Allerdings sieht die Realität so aus, dass oft niemand richtig kontrolliert und das Geld in 99 Prozent der Fälle ohnehin freigegeben wird. Dann ist ein solcher Prozess kompletter Quatsch.“
Sein Rat: Statt den Prozess zu verschlanken, sollte man überlegen, ob das Ziel nicht anders erreicht werden kann. Und dabei kommt die Effizienz ins Spiel. Effizient ist ein Prozess, wenn er wirtschaftlich Sinn ergibt – sprich: wenn Aufwand und Ertrag in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen.
„Eine gründliche Analyse der Prozesse schafft erste Klarheit, in welchem Bereich die Digitalisierung ansetzen sollte – nämlich bei den Kernprozessen einer Firma“, konstatiert Christian Zöhrlaut, Director Products Medium Segment beim Softwareunternehmen Sage.
Worauf kommt es beim Prozessmanagement an?
Laut der Managementberatung BPM&O betrachten 77 Prozent der Unternehmen Prozessmanagement als wichtige Grundlage für die digitale Transformation. Aber in nur 26 Prozent der Firmen sind die Initiativen für die Digitalisierung und für das Prozessmanagement aufeinander abgestimmt.
Doch um Geschäftsprozesse digitaler und kundenorientierter zu gestalten, benötigen sie ein nachhaltiges und ganzheitliches Management. Dabei gilt es, vier Aspekte zu beachten:
- Strategien und Ziele müssen intern aufeinander abgestimmt sein. Alleingänge einzelner Teams verbessern das große Ganze nicht.
- Zu Beginn der Optimierung sollten klare Verantwortlichkeiten definiert und kurze Entscheidungswege festgelegt werden. Die Zahl der Schnittstellen muss gering gehalten werden.
- Eines muss immer Priorität haben: Der Kunde und seine Interessen stehen im Fokus der Prozessoptimierung.
- Wichtig ist es, ein regelmäßiges Prozesscontrolling durchzuführen. Nur so entsteht Klarheit, ob die Maßnahmen Erfolg haben.