Hinter allem, was in einem Unternehmen passiert, steht ein Prozess. Ob Produktion, Wareneingang und -ausgang, Buchung von Geschäftsreisen oder Einkauf von Büromaterial – das alles sind Tätigkeiten, die immer wieder ähnlich ablaufen. Vieles wird so gemacht, weil es schon immer so gemacht wurde – und nicht, weil die dahinterliegenden Prozesse irgendwann einmal klar definiert wurden.
Allerdings lohnt es sich, genau dies zu tun. Denn durch die Dokumentation eines Prozesses steigt seine Effizienz in der Folge um 15 Prozent, haben die Marktforscher von Gartner herausgefunden. Allerdings: „Durch reine Effizienzbetrachtung wird ein schlechter Prozess nur weniger schlecht“, sagt Marko Wenthin, Chef des FinTechs Penta. Deshalb müsse der Blick immer zuerst auf Effektivität gerichtet werden.
Prozessoptimierung: Effektivität versus Effizienz
Effektiv ist ein Prozess, wenn damit ein zuvor definiertes Ziel erreicht wird. Der benötigte Aufwand und die Dauer werden nicht bewertet. Wenthin gibt dafür ein Beispiel: Genehmigungsprozesse für Ausgaben. „Die Idee dahinter ist ja gut – nämlich die Kosten im Auge zu behalten. Allerdings sieht die Realität so aus, dass oft niemand richtig kontrolliert und das Geld in 99 Prozent der Fälle ohnehin freigegeben wird. Dann ist ein solcher Prozess kompletter Quatsch.“
Sein Rat: Statt den Prozess zu verschlanken, sollte man überlegen, ob das Ziel nicht anders erreicht werden kann. Und dabei kommt die Effizienz ins Spiel. Effizient ist ein Prozess, wenn er wirtschaftlich Sinn ergibt – sprich: wenn Aufwand und Ertrag in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen.
„Eine gründliche Analyse der Prozesse schafft erste Klarheit, in welchem Bereich die Digitalisierung ansetzen sollte – nämlich bei den Kernprozessen einer Firma“, konstatiert Christian Zöhrlaut, Director Products Medium Segment beim Softwareunternehmen Sage.
Worauf kommt es beim Prozessmanagement an?
Laut der Managementberatung BPM&O betrachten 77 Prozent der Unternehmen Prozessmanagement als wichtige Grundlage für die digitale Transformation. Aber in nur 26 Prozent der Firmen sind die Initiativen für die Digitalisierung und für das Prozessmanagement aufeinander abgestimmt.
Doch um Geschäftsprozesse digitaler und kundenorientierter zu gestalten, benötigen sie ein nachhaltiges und ganzheitliches Management. Dabei gilt es, vier Aspekte zu beachten:
- Strategien und Ziele müssen intern aufeinander abgestimmt sein. Alleingänge einzelner Teams verbessern das große Ganze nicht.
- Zu Beginn der Optimierung sollten klare Verantwortlichkeiten definiert und kurze Entscheidungswege festgelegt werden. Die Zahl der Schnittstellen muss gering gehalten werden.
- Eines muss immer Priorität haben: Der Kunde und seine Interessen stehen im Fokus der Prozessoptimierung.
- Wichtig ist es, ein regelmäßiges Prozesscontrolling durchzuführen. Nur so entsteht Klarheit, ob die Maßnahmen Erfolg haben.
Diese Tools machen die täglichen Prozesse effizienter
Wer erledigt was, wann, wie und womit? Diese Frage steht im Fokus bei der Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Insbesondere beim Womit lässt sich mithilfe digitaler Tools oft schnell und teils sogar kostenfrei nachbessern. Wichtig: Im Vorfeld ist klar zu formulieren, welche Programme wie genutzt werden sollen. Das verhindert, dass mehrere ähnlich funktionierende Tools parallel im Einsatz sind.
Kommunikation mit Kollegen und Kunden
- Keine Lust auf E-Mail-Pingpong mit Kollegen? Für die interne Kommunikation und schnelle Absprachen zu Projekten eignen sich beispielsweise Slack, Coyo, Microsoft Teams und Circuit.
- Für einen einstündigen Kundentermin fünf Stunden An- und Abfahrtsweg in Kauf nehmen? Muss man definitiv nicht. Das ist sicher eine der Lehren aus der Coronakrise. Denn die letzten Wochen haben gezeigt: Videochats bringen dasselbe Ergebnis. Unter anderem Zoom, Skype, Facetime, WebEx, GoToMeeting und Whereby bieten sich an.
Projekte besser organisieren
- Tschüs, Post-its: To-dos lassen sich auch online verwalten – mit Todoist, Microsoft To Do oder Any.do.
- Gilt es, komplexe Projekte zu managen, helfen unter anderem Asana, Hive, Trello und Wrike.
- Gemeinsam Dokumente bearbeiten? Dann ab in die Cloud – mit Google Drive, ownCloud oder Dropbox.
- Nach einem Meeting schnell die wichtigsten Ergebnisse zusammenfassen? Da helfen Speech-to-Text-Apps wie Microsoft Dictate, Diktat für iOS und Speechnotes.
Kundenpflege und Neukundengewinnung
- Customer-Relationship-Management ist unerlässlich. Es gilt, Bestandskunden zu pflegen und gleichzeitig neue Kunden zu gewinnen. Dabei helfen zum Beispiel Pipedrive, Salesforce, Zendesk und Nimble.
Administrative Aufgaben optimieren
- Beim Automatisieren der Buchhaltung helfen unter anderem lexoffice und sevDesk.
- Über Enterprise-Resource-Planning-Systeme lassen sich fast alle Prozesse steuern – vom Personalwesen übers Projektmanagement bis hin zu Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb. Ein System für alles: In Sachen Effizienz ist das die Königsdisziplin. Bekannte Anbieter: Sage, SAP, Datev und Oracle.