Projektmanagement: Das müssen Entscheider wissen

Wie ist ein Projekt definiert?

Projekte lassen sich durch bestimmte Merkmale definieren:

Konkretes Ziel

Das entscheidende Kriterium ist die Zielvorgabe, da mit dieser der Projekterfolg steht oder fällt. Das Ziel wird für das jeweilige Projekt während der Initiierungsphase präzise formuliert und schriftlich festgehalten sowie während des Projektverlaufs stetig und nach Beendigung des Projekts kontrolliert.

Zeitliche Begrenzung

Das Start- und das Enddatum eines Projektes wird von Beginn an – entweder vom Kunden oder dem Projektleiter– vorgegeben und in einem Projektstrukturplan festgehalten. Abweichungen, zum Beispiel von gesetzten Meilensteinen, sollten stets dokumentiert werden.

Neuartig- und Einmaligkeit

Ein Projekt umfasst in der Regel Aufgaben, die in dieser Form noch nie durchgeführt wurden und für das gesamte Projektteam eine hohe, einmalige Herausforderung darstellen. Routinearbeiten stellen kein Projekt dar, ein Projekt kann jedoch anschließend zur Routinearbeit werden.

Komplexität

Ein Projekt ist komplex und bezieht neben verschiedenen Technologien, unterschiedliche Mitarbeiter und Fachwissen aus anderen Bereichen ein.

Welche Projektmanagement-Methoden gibt es?

Ihre Projektaufgaben greifen ineinander über und hängen voneinander ab? Dann eignet sich das Wasserfall- bzw. 5-Phasen-Modell.

Nicht nur aufgrund der Komplexität eines Projektes ist es wichtig, dieses in einzelne Phasen zu unterteilen. Auch bei kleineren Projekten trägt dies zu Qualität und Kontrolle bei. Das 5-Phasen-Modell untergliedert ein Projekt in folgende Phasen und hilft, den Überblick zu behalten:

• Initiierungsphase
• Planungsphase
• Ausführungsphase
• Überwachungsphase
• Abschlussphase

Sie haben sich für ein Projekt entschieden? Die Initiierungsphase dient zur groben Planung sowie der Projektvorbereitung und definiert den Start!

Planen und Erfassen – „gut geplant ist halb gewonnen“: Damit das Projekt nicht scheitert, werden während der Planungsphase essenzielle Fragen beantwortet: „Was muss in die Planung mit einbezogen werden? Welche Ressourcen benötige ich und wie viele? Wer sind meine Stakeholder? Zu welcher Zeit ist was fertigzustellen? Welche Kosten entstehen?“. Alle Antworten werden gewissenhaft innerhalb der Projektstruktur und im Ablaufplan festgehalten.

Während der Ausführungsphase arbeitet das gesamte Projektteam gemeinsam am Ergebnis – und jeder Einzelne an seinen Aufgabenpaketen. Um das Projektziel jedoch nicht zu verfehlen, ist die Projektorganisation und die Kommunikation untereinander das A und O.

Wie hoch sind die Kosten, wie hoch die Ausgaben? Wie hoch ist die Qualität der Ergebnisse und der Leistung? Werden die einzelnen Schritte termingerecht ausgeführt? Während der Überwachungsphase –auch Projektcontrolling genannt – übernimmt der Projektleiter die größte Verantwortung und muss Probleme früh erkennen. Das magische Dreieck hilft ihm dabei und umfasst drei Zieldimensionen: Zeit, Kosten und Leistung. Alle drei stehen in direkter Verbindung zueinander und beeinflussen sich durch ihre Wechselwirkung gegenseitig. Werden sie vom Projektleiter stetig überwacht, kann rechtzeitig gegengesteuert werden.

Während der Abschlussphase ziehen Projektleiter, Team und Stakeholder Bilanz, was gut gelaufen ist und was verbessert werden sollte. Ziel ist es, das Projekt abzuschließen, zu reporten und zu analysieren, ob die Projektziele erreicht wurden.

Agiles Projektmanagement: Kundennutzen im Vordergrund

Das Adjektiv „agil“ bringt zum Ausdruck, dass Management und Steuerung von Projekten und Prozessen sehr dynamisch und flexibel erfolgen. Das agile Projektmanagement hinterfragt die Abläufe, Aufgaben und Rollenverteilungen klassischer Projektmanagement-Ansätze und ersetzt diese durch ein flexibleres, zukunftsorientiertes Prinzip. Wichtig ist, dass die Optimierung des Kundennutzens in den Vordergrund gestellt wird.

Das bedeutet, dass der Kunde nicht einfach ein fertiges Endprojekt erhält. Stattdessen wird er im Projektzyklus durch stetige Feedback-Schleifen eingebunden, damit auch auf kurzfristige Änderungswünsche an dem Projekt oder dem Produkt agil reagiert werden kann. Flache Hierarchien, die kurze Abstimmungsschleifen untereinander ermöglichen, und das Vertrauen des Projektleiters in sein Team sind die Grundvoraussetzungen für diese Projektmanagement-Methode.

Weitere agile Projekt-Methoden brechen mit den Regeln des klassischen Projektmanagements: Kanban und Scrum.

Projektmanagement mit Kanban

Ursprünglich für die Fertigung entwickelt, fanden später Software-Entwickler Gefallen an der Kanban-Methode. Seit einiger Zeit wird es auch in Geschäftsbereichen unterschiedlichster Branchen eingesetzt und soll helfen, Projekte effizienter zu machen und zu visualisieren.

Teamarbeit und regelmäßige Feedback-Schleifen sind dabei die wesentlichen Kerncharakteristika. Das Wort „Kanban“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet Signalkarte. Als agiles Projektmanagement-Tool dienen Kanban-Boards der Visualisierung des Projektstatus und dokumentieren den Fortschritt und den Erfolg.

Projektmanagement mit Scrum

Auch die Scrum-Methode hat seinen Ursprung in der Software-Entwicklung, erfreut sich jedoch zunehmend auch in anderen Bereichen an Beliebtheit. Doch was ist Scrum?

Der englische Begriff „Scrum“ stammt aus dem Rugby-Sport und bedeutet übersetzt soviel wie „dichtes Gedränge“. Das entsteht, wenn sich im Rugby alle Spieler um den Ball versammeln. Man stelle sich nun vor, anstelle eines Teams würde ein Einzelkämpfer versuchen, den Ball zu bekommen – mit Hilfe des Rudels geht das leichter! Deshalb gibt es in der Scrum-Methode wenige vorgegebene Regeln; das Team organisiert sich selbst und die Projekt-Laufzeit wird in einzelne Sprints unterteilt.