Bisher ging Rechnungsmanagement in vielen Unternehmen so: Die Rechnung kommt als PDF-, Word- oder Excel-Datei an. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter gibt die relevanten Informationen per Hand in das Buchhaltungssystem oder eine ERP-Software ein. Anschließend wird die Rechnung abgeheftet oder eingescannt und abgespeichert. Dieser – nicht gerade schlanke – Prozess soll allerdings bald der Vergangenheit angehören. Denn seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung Pflicht. Diese elektronischen Rechnungen werden einfach ins Buchhaltungssystem gespeist und automatisch ausgelesen. Tippfehler und Zahlendreher sind damit passé.
Nicht alle Unternehmerinnen und Unternehmer freut’s, denn die Umstellung bedeutet meist zunächst einmal vor allem eines: Aufwand. Nach einer repräsentativen Studie des Digitalverbands Bitkom war Anfang Dezember 2024 denn auch weniger als die Hälfte (45 Prozent) der deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten in der Lage, E-Rechnungen zu empfangen. Für sie ist es spätestens jetzt Zeit, ihre Systeme fit zu machen für die digitalisierte Abrechnung. Und der Umstieg bringt durchaus Vorteile für die Betriebe. Die wichtigsten Fakten:
Was ist eine E-Rechnung eigentlich?
„Eine E-Rechnung ist eine standardisierte, maschinenlesbare, digitale Rechnung. Erlaubt sind Formate wie XRechnung oder ZUGfeRD – das ist die Abkürzung für ‚Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland‘“, erklärt Christian Steiger, Geschäftsführer von Lexware, einem Anbieter für kaufmännische Software. E-Rechnungen lassen sich automatisch und elektronisch verarbeiten. Solche Dateien enden häufig auf „edi“, „xml“, „csv“ oder „json“.
Welche Fristen gelten?
Unternehmen, die im B2B-Geschäft unterwegs sind, müssen seit 1. Januar dieses Jahres E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten noch Übergangsfristen. Ist der Rechnungsempfänger einverstanden, können Unternehmen noch bis Ende 2026 Umsätze aus 2025 und 2026 als Papier- oder PDF-Rechnung stellen. Diese Frist verlängert sich bis Ende 2027, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers maximal 800.000 Euro beträgt. Erst 2028 ist die E-Rechnung endgültig für alle verpflichtend. Ausnahmen: Rechnungen über kleine Beträge bis unter 200 Euro und Kleinunternehmen. Sie brauchen E-Rechnungen lediglich empfangen zu können.
Was bringt die E-Rechnung Unternehmen?
„Die E-Rechnung spart Zeit, erleichtert Bearbeitung und Archivierung und sorgt für schnellere Zahlungsabwicklungen“, so Steiger. Kosten für Druck und Versand entfallen. Zudem kann die E-Rechnung einen größeren Digitalisierungsprozess im Betrieb anstoßen. Denn Software-as-a-Service-Lösungen, kurz SaaS-Lösungen, lassen sich einfach miteinander verbinden. „Wer eine SaaS-Lösung für die Buchhaltung nutzt, kann damit beispielsweise eine weitere zur Zeiterfassung kombinieren. Ein Mausklick genügt, und schon sind die Systeme verknüpft“, sagt Steiger.
Der sanfte Druck des Gesetzgebers bei der E-Rechnung ist für Steiger im Grunde ein Segen für die Betriebe: „Die Digitalisierung ermöglicht es Unternehmerinnen und Unternehmern, alle wichtigen Daten gesammelt zur Verfügung zu haben, um auf deren Basis die richtigen Entscheidungen zu treffen. Sie können ihr Büro in der Hosentasche mit sich tragen. Aber vor allem: Unternehmen mit einer softwaregestützten Lösung kennen ihr Business besser und können es besser steuern.“
Was sollten Unternehmen, die noch nicht die E-Rechnung nutzen, tun?
Wer noch keine hat, sollte sich eine geeignete Software suchen. „Es gibt für kleine und Kleinstunternehmen sehr günstige Lösungen am Markt“, so Steiger. Bei der Wahl eines Anbieters sollten Unternehmen darauf achten, dass dieser GoBD-konform ist. Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, also für Vorgaben für die elektronische Buchhaltung.
Wie geht es weiter?
Die E-Rechnungspflicht ist Teil des EU-Projekts „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“. Nach jetzigem Stand soll die Mehrwertsteuer-Meldepflicht bis 2030 vollständig digitalisiert sein. So will die EU Steuerbetrug eindämmen und Unternehmen entlasten. „Ziel ist eine automatisierte Umsatzsteuervoranmeldung“, erklärt Steiger. Über ein elektronisches System sollen B2B-Umsätze in Echtzeit ans Finanzamt gemeldet werden können. „Damit wissen Firmen in Zukunft noch besser, wo sie finanziell stehen.“ Und sie sparen sich bürokratischen Aufwand.
