Bessere Kommunikation durch Blickkontakt und smarte Technik
Dabei bildet vor allem der Blickkontakt einen entscheidenden Faktor, der eine zentrale Rolle für Aufmerksamkeit, Vertrauen und gegenseitiges Verständnis spielt. Während er in persönlichen Gesprächen selbstverständlich erfolgt, fehlt er in virtuellen Meetings oft völlig. Das liegt vor allem an der technischen Gegebenheit, dass sich die Kamera meist oberhalb des Bildschirms befindet. Denn wer seinen Gesprächspartner im Call anschaut, blickt eben nicht direkt in die Kamera und somit dem Gegenüber in die Augen, sondern auf den Bildschirm.
Dieses Defizit kann zu Missverständnissen und einem Gefühl der Distanz führen. Ohne die Möglichkeit, sich direkt in die Augen zu sehen, wirkt die Kommunikation oft unpersönlich und kühler. Gerade in hybriden Meetings kann das zu einem Ungleichgewicht führen, da physisch Anwesende automatisch mehr von den nonverbalen Signalen ihrer Gesprächspartner wahrnehmen als diejenigen, die sich virtuell zuschalten.
Noch größer wird die Problematik dadurch, dass die sich in Präsenz befindlichen Personen gar nicht non-verbal kommunizieren. Dies bedeutet nicht nur fehlenden Blickkontakt sondern auch keine körperliche Zugewandheit. Einige Hardware-Hersteller, New Work-Experten und entsprechende Studien betrachten dieses Phänomen schon eine ganze Weile und haben unterschiedliche Lösungsansätze, von Konzepten mit mehreren Kameras, Nutzung von Laptops im Meetingraum, Umstellung auf komplett virtuelle Lösungen oder zur rein physischen Lösung.
Die Bedeutung von Blickkontakt für das Miteinander
Ein weiteres Phänomen, das in diesem Kontext Beachtung verdient, ist die sogenannte Zoom-Fatigue. Dieser Begriff beschreibt die Erschöpfung, die durch häufige Videokonferenzen entsteht. Laut der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) gehören zu den häufigsten Symptomen der Zoom-Fatigue Konzentrationsstörungen, Ungeduld, erhöhte Reizbarkeit und mangelnde Ausgeglichenheit. Aber auch körperliche Symptome wie Kopfschmerzen, Rückenschmerzen und Beeinträchtigung der Augen wurden von den Teilnehmenden der Studien genannt.
Dabei erweisen sich die Ursachen als vielfältig und sind weiterhin Gegenstand der Forschung. So betont die vorgenannte Studie insbesondere den Bewegungsmangel durch das Sitzen im Fokus der Kamera, verstärkte Aufmerksamkeit auf sich selbst durch das Sehen des eigenen Videobildes und ein übermäßig starkes Gefühl, beobachtet zu werden. Aber auch die erschwerte Kommunikation von nonverbalen Signalen sorgt für ein Gefühl der Unruhe und Erschöpfung. Zudem tragen organisatorische Faktoren wie zu wenige oder zu kurze Pausen und weniger informeller kollegialer Austausch sowie technische Schwierigkeiten zur Ermüdung bei.
Gleichberechtigung im Meeting-Raum schaffen
Um hybride Meetings effektiver zu gestalten, braucht es gezielte Maßnahmen. Eine klare Moderation erweist sich als essenziell, um sicherzustellen, dass virtuelle Teilnehmende eine gleichwertige Einbeziehung erhalten. Ohne aktive Einbindung kann ansonsten schnell ein Ungleichgewicht entstehen, bei dem physisch Anwesende das Gespräch dominieren und Online-Teilnehmende eher passiv bleiben. Zudem besteht für die virtuellen Teilnehmer zumeist die Herausforderung, dass sie die physischen Meetingteilnehmer in großer Distanz sehen und je nach Sitzordnung die Gesichter nur schlecht, halb oder gar nicht erkennen, wie in einem Kammerspiel.
Der gewünschte Vorteil von hybriden Meetings reduziert sich also nur auf das gemeinsame Blicken auf geteilte Inhalte. Die interpersonelle Kommunikation ist somit auf die verbale Ebene beschränkt und deutlich anstrengender als beispielsweise eine Telefonkonferenz oder eine rein virtuelle Konferenz inklusive einer technischen Lösung für die non-verbalen Signale. Regelmäßige direkte Ansprache und digitale Tools wie Live-Umfragen oder interaktive Whiteboards fördern die Beteiligung und gleichen die Nachteile virtueller Teilnehmender aus.
Neben solchen strukturellen Anpassungen kann auch moderne Technologie helfen, die Kommunikation in hybriden Meetings natürlicher zu gestalten. Dem Umstand des unnatürlichen Blickkontakts hat sich beispielsweise Casablanca mit ihrer Software angenommen. Mittels ihrer KI stellt sie echten Blickkontakt in Videokonferenzen her, ohne dafür eine zusätzliche Hardware-Kamera zu benötigen. Dabei werden Kopf- und Augenwinkel so angepasst, dass ein echtes face-to-face Gespräch entsteht. Das geschieht aber nur dann, wenn Augen und Kopf tatsächlich auf den Bildschirm gerichtet sind. Diese Technologie fördert ein natürlicheres Gesprächserlebnis und kann dazu beitragen, das Vertrauen und die Aufmerksamkeit in virtuellen Meetings zu erhöhen.
Struktur und Pausen – weniger Stress, mehr Produktivität
Technische Aspekte spielen insgesamt eine große Rolle für erfolgreiche hybride Meetings. Hochwertige Kameras und Mikrofone, eine stabile Internetverbindung und eine gute Ausleuchtung des Raumes sorgen für bessere Verständlichkeit und vermeiden Missverständnisse. Auch organisatorische Anpassungen können helfen, Ermüdung und die Schwierigkeiten bei hybriden Meetings zu reduzieren.
Kürzere Meetings mit klarer Agenda, regelmäßige Pausen und die bewusste Entscheidung, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist, tragen dazu bei, dass Besprechungen produktiver und weniger anstrengend verlaufen. Oft reicht eine E-Mail oder eine asynchrone Nachricht aus, um Informationen effizient zu übermitteln, anstatt alle Beteiligten in ein weiteres virtuelles Meeting zu zwingen. Die Optimierung hybrider Meeting-Modelle erfordert ein Bewusstsein für die unterschiedlichen Bedürfnisse der Teilnehmenden sowie den gezielten Einsatz technologischer Lösungen. Wenn Blickkontakt, Interaktion und eine durchdachte Struktur zusammenspielen, lassen sich hybride Meetings effektiver und angenehmer gestalten. So entsteht eine Balance, die den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht wird und gleichzeitig das Wohlbefinden aller Beteiligten fördert.
Weitere Informationen finden Sie unter www.casablanca.ai.
