Das Onboarding beginnt mit dem ersten Arbeitstag und dauert – je nach Größe des Unternehmens und Komplexität des Aufgabengebiets – einige Tage oder Wochen. Zunächst geht es ums „Ankommen“ und darum, sich mit Aufgaben, Tools und Team vertraut zu machen. Dieser Prozess ist kein Selbstläufer und sollte gut vorbereitet sein. Eine herzliche Begrüßung durch Geschäftsführung und Team, der Zugang zu Programmen und Geräten und gegebenenfalls zu Arbeitskleidung und Schutzausrüstung sowie eine klare Aufgabenverteilung sind die Basis für eine gute Zusammenarbeit.
Smarte Methoden erleichtern das Onboarding
Immer häufiger setzen Unternehmen auf „Onboarding Buddies“. Jede und jeder aus dem Unternehmen kann diese Rolle zeitweise übernehmen und neue Kollegen beim Ankommen unterstützen. Der Buddy erklärt die wichtigsten Abläufe, Prozesse und Tools oder organisiert entsprechende Sessions mit den passenden Kollegen. Ein besonderer Fokus liegt auf dem kulturellen Onboarding, also der Frage, welche Werte das Unternehmen vertritt und welche Regeln für den Umgang untereinander und mit Kunden und Kundinnen gelten.
Ebenfalls auf dem Vormarsch sind Unternehmens-Wikis, also Manuals, die sich mit der Organisation weiterentwickeln und verändern. Mitarbeitende können Informationen jederzeit bearbeiten und ergänzen. Kommt eine neue Kollegin dazu, hat sie mit dem Wiki ein Tool, das sie immer wieder zu Rate ziehen und selbst ergänzen kann.
Ein altbewährtes und doch hochaktuelles Format im Onboarding-Prozess ist das gemeinsame Mittagessen. Ob in echt oder beim virtuellen Lunch Date: Essen verbindet und bietet den passenden Rahmen, um sich auch auf zwischenmenschlicher Ebene kennenzulernen.
Nach dem ersten Kennenlernen geht das Onboarding weiter. Um sich bestmöglich einbringen zu können, müssen Mitarbeitende ein umfassendes Bild von Abläufen und Dynamiken in der Organisation bekommen. Dafür bieten sich Job-Shadowings an, bei denen neue Mitarbeitende Kollegen aus anderen Abteilungen einen Tag über die Schulter schauen.
Onboarding von Führungskräften
Besonders herausfordernd ist es, wenn neue Mitarbeitende direkt eine Führungsrolle übernehmen. Die gezielte Vernetzung mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen im Rahmen eines Generation Exchange kann sehr hilfreich sein. Nicht selten ergibt sich aus dem Erfahrungsaustausch eine längerfristige Verbindung, etwa in Form eines Mentoring-Duos.
Auch Feedback sollte von Anfang an und regelmäßig gegeben werden. Beim 360-Grad-Feedback bewertet sich der neue Kollege zunächst selbst. Anschließend bekommt er Feedback von allen Kollegen, die etwas zur Zusammenarbeit und Leistung sagen möchten. Das Feedback kann anonymisiert an die Führungskraft übermittelt werden, die das Gespräch führt. Eine positive und wertschätzende Grundhaltung ist Pflicht.
Nicht zuletzt lebt ein gutes Onboarding vom Zusammenspiel zwischen Mensch und Technologie. Smarte Matching-Software kann das Ankommen im Unternehmen erheblich erleichtern. Neue Mitarbeitende geben Skills und Lernbedarfe in das Tool ein und werden automatisch mit passenden Kolleginnen und Angeboten gematcht, die ihnen beim An- und Weiterkommen in der Organisation helfen. Die Einführung in das Tool sollte dabei ganz am Anfang des Onboarding-Prozesses stehen. So sind Unternehmen bestens aufgestellt für den so wichtigen ersten Eindruck.
