Ein Scheinwerfer erhellt eine Fläche
22.12.2021
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Konferenz, Weiterbildung, Mitarbeiterversammlung, Hauptversammlung: Beinahe jede Veranstaltung wird in Zukunft ein digitales Abbild im Netz haben. Denn auch wenn sich viele wieder nach direktem persönlichen Kontakt sehnen, wird sich die Digitalisierung im Bereich der Events nicht rückgängig machen lassen. Das Publikum hat sich an die Vorteile von digitalen Event-Plattformen mit Livestreaming, Aufzeichnungen und Begleitmaterial gewöhnt.

Die ad hoc aufgesetzten Lösungen aus der Anfangszeit der Pandemie erfüllen die Anforderungen an Qualität und Sicherheit jedoch heute nicht mehr. Veranstalter müssen deshalb genau überlegen, wie sie die unterschiedlichen Bedürfnisse ihres Publikums optimal befriedigen.

Auf vier langfristige Trends sollten sich Unternehmen bereits heute einstellen:

  • Präsenzveranstaltungen werden exklusiver.
  • Hybrid- und Online-Events weisen eine Qualitätssteigerung auf.
  • Das Publikum will über die Form der Teilnahme selbst entscheiden.
  • Unternehmenseigene Event-Plattformen werden zum Standard.

1. Exklusive Events in Präsenz

Präsenz-Veranstaltungen werden tendenziell exklusiver. Attraktive Locations, ausgefallenes Catering und kreative Inszenierungen sollen das Publikum begeistern und für unvergessliche Erlebnisse sorgen. Nur mit einem größeren finanziellen Invest in ganz spezielle Aktivitäten vor Ort oder besonders aufmerksamkeitsstarker Vorbereitung und Kommunikation im Vorfeld lassen sich die Gäste davon überzeugen den Weg zur Location auf sich zu nehmen. Andernfalls ziehen sie mitunter eine Online-Teilnahme vor.

Veranstalter werden sich in Zukunft mit Blick auf die Kosten also noch genauer überlegen müssen, wen sie zu welchem Anlass in Präsenz einladen wollen und wann eine digitale Veranstaltung sinnvoller ist.

2. Hochwertige Hybrid- und Online-Events

Gleichzeitig oder alternativ zur Einladung in eine „echte“ physische Location finden regelmäßig Online-Events statt. Dabei ist inzwischen klar: Online-Events sind etwas grundsätzlich anderes als bloße Videokonferenzen. Die Formate sind im besten Falle sehr abwechslungsreich und unterhaltsam. Manche Online-Veranstaltung gleicht einer aufwendig produzierten TV-Gala – mit dem Unterschied, dass es zusätzlich einen Rückkanal gibt. Andere Veranstaltungen arbeiten dagegen mit parallel stattfindenden Streams oder setzen verstärkt auf den Austausch zwischen den Teilnehmenden mit Networking-Lounges, Matching-Sessions und Breakout-Rooms.

Bei hybriden Events sind eine professionelle Videoproduktion mit Kamerateams vor Ort sowie technische Steuerung und Regie erforderlich. Über ein virtuelles Studio lassen sich Referierende, die nicht persönlich anreisen können, zuschalten.

Remote-Events produziert man komplett ortsunabhängig in virtuellen browserbasierten Studios. Dazu wird eine professionelle Livestreaming-Software benötigt, die unter anderem Referierende aus der ganzen Welt zuschalten, Onscreen-Titel einblenden, Präsentationen steuern, vorproduzierte Filmpassagen starten und Q&A- und Umfrage-Sessions managen kann. Die technische Expertise dafür fehlt vielen Veranstaltern noch. Sie greifen dann auf spezialisierte Dienstleister zurück.

3. Teilnehmende entscheide selbst, wie sie die Veranstaltung verfolgen

Veranstalter können den Gästen freistellen, ob sie lieber online oder vor Ort teilnehmen wollen. Dafür müssen sie den beiden Gruppen keinesfalls ein identisches Veranstaltungs-Erlebnis bieten. Das wäre auch gar nicht möglich.

Jede Person entscheidet selbst, an welchem Format sie teilnehmen möchte. Was ist mir bei dem Event besonders wichtig? Steht die Wissensaneignung im Vordergrund? Oder eher das Erlebnis? Habe ich Zeit für die Anreise oder auch noch andere Verpflichtungen? Die Antworten auf diese Fragen werden das Publikum in zwei Gruppen teilen – und das ist absolut normal und das ist auch absolut okay. So können unterschiedliche Bedürfnisse auf verschiedene Art und Weise befriedigt werden. Zufriedene Gäste, die wiederkehren – das ist das Ziel jeder Veranstaltung. Ob diese Zufriedenheit „live“ vor Ort entsteht oder remote vor dem Bildschirm kann dem Veranstalter erst einmal egal sein.

Dennoch können Schnittstellen und verzahnte Erlebnisse ermöglicht werden. In der Regel nutzen auch Vor-Ort-Teilnehmende Elemente der Online-Event-Plattform wie das Anmelde-Tool oder die Programm-Seite. Umgekehrt überträgt sich oft auch ein Teil der Atmosphäre vor Ort auf das Online-Publikum. Nicht zuletzt sind dafür eine geschulte Moderation sowie visuelle Elemente im Corporate Design verantwortlich. Die gemeinsame Teilnahme an Umfragen verbindet die beiden Gruppen ebenfalls.

4. Maßgeschneiderte Event-Plattformen als Enterprise-Lösung

Der Markt für Event-Plattformen hat seit Beginn der Pandemie einen regelrechten Boom erlebt. Das vielfältige Angebot ist nicht leicht zu überblicken. Die Auswahl einer passenden Plattform fällt vielen Unternehmen deshalb schwer und ein späterer Wechsel ist gar nicht so unüblich. Entscheidend sind neben der Funktionalität auch Faktoren wie DSGVO-Konformität, Möglichkeiten der Individualisierung, Benutzerfreundlichkeit und Lizenz-Modelle.

Mittelfristig werden allerdings viele Unternehmen ihre eigene, gut abgesicherte und flexibel anpassbare Event-Plattform haben – für interne (zum Beispiel Townhall-Meetings) und externe Kommunikation (zum Beispiel Kundenveranstaltungen). So wie Unternehmen ein ERP- oder CRM-System benötigen, um geschäftliche Abläufe effizient abzuwickeln, setzen sie nun vermehrt auf Inhouse-Event-Plattformen. Diese werden auf Basis einer bestehenden Enterprise-Lösung individuell für das jeweilige Unternehmen konfiguriert.

Je mehr unterschiedliche Event-Formate und Unternehmensbereiche – von Marketing und Vertrieb über Investor Relations bis zur Personalabteilung – mit ihren jeweils spezifischen Anforderungen von der Plattform profitieren, desto besser. Eine Event-Plattform kann dann gleichzeitig zum Beispiel auch als eigene Streaming-Plattform, Online-Akademie für Inhouse-Weiterbildungen und Mediathek fungieren.

Und was bedeutet das für Unternehmen?

Die Kommunikation, der Austausch und das gemeinsame Erleben bleiben essenziell für jedes Unternehmen. Wie genau das stattfindet, verändert sich seit dem Frühjahr 2020 jedoch grundlegend. Videoaufzeichnungen und Streaming werden wichtiger. Mit Kreativität und Experimentierfreude entstehen neue Formate. Gleichzeitig findet eine Professionalisierung der Online-Events statt. Mit einer unternehmenseigenen Event-Plattform setzen Veranstalter daher auf eine unabhängige und sichere Lösung.

Zur Person

Porträt von Rosie Schuster

Rosie Schuster

ist Gründerin und Geschäftsführerin des Online-Event-Dienstleisters Techcast. Seit 2009 unterstützt Techcast Unternehmen und öffentliche Institutionen bei der Durchführung digitaler und hybrider Veranstaltungen

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22.12.2021
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