Das Wort Herausforderungen beschreibt den Arbeitsalltag deutscher Unternehmerinnen und Unternehmer derzeit durchaus treffend: Lieferengpässe, Inflation, Digitalisierung, volatile Märkte, Fachkräftemangel. Unternehmen können derzeit kaum anders, als auf Sicht zu fahren.
Nun sind jene Krisen der natürliche Feind des Ziels aller Unternehmerinnen und Unternehmer: das Wachstum der Firma sicherzustellen und voranzutreiben. Größere Unternehmen setzen daher auf das Controlling als Mittel der Wahl, wenn es darum geht, den Ist-Zustand des Unternehmens abzubilden.
Lieber datenbasiert entscheiden
Modernes Controlling übernimmt die Aufgaben des Sammelns, Aufbereitens und Analysierens möglichst vieler entscheidungsrelevanter Informationen – ist also quasi eine Business-Intelligence-Unit. Dazu überwachen Controllerinnen und Controller Kennzahlen, potenzielle Risiken, Rohstoffpreise oder Trends am Markt; sie geben Prognosen und beraten das Management bei der Entscheidungsfindung. Modernes Controlling ist, kurzum, strategische Beratung. Oder auch: Financial Business Partnering
Und dementsprechend wichtig ist Financial Business Partnering nicht nur in Krisenzeiten, sondern auch in Boom-Perioden: datenbasierte und fundierte Entscheidungen zu fördern sollte Usus in Unternehmen jeder Größenordnung sein; nicht das Bauchgefühl des Geschäftsführers sollte die Marschrichtung vorgeben.
Guter Rat ist teuer
André Reimers: Er ist Head of Sales beim FinTech Pleo. Das dänische Unternehmen hat eine intelligente, sofort einsatzbereite Plattform für alle Unternehmensausgaben entwickelt
Viele Unternehmerinnen und Unternehmer werfen angesichts der wirtschaftlich angespannten Zeit garantiert schon einen Blick in das Budget, wenn sie das Wort Controlling hören. Und das zurecht: eine gut ausgestattete Finanzabteilung inklusive Finance-Business-Partnering-Einheit und gut ausgebildeten Controllerinnen und Controller sind teuer. Und gerade in kleinen oder mittelständischen Unternehmen, in denen viele Führungskräfte noch tatkräftig im operativen Tagesgeschäft mitwirken, ist der Bedarf für weitreichendes Controlling oft nicht gedeckt.
Doch angesichts der eingangs beschriebenen mannigfaltigen Herausforderungen für Unternehmerinnen und Unternehmer müssen kleine oder mittelständische Firmen mehr Möglichkeiten für datengetriebene und fundierte Entscheidungen erhalten. Es geht also darum zu lernen: Welche Teildisziplinen sind für mein Unternehmen interessant und relevant? Welche kann ich übernehmen und in die eigenen Prozesse übertragen?
Und für kleine und mittelständische Unternehmen kann es im ersten Schritt nur um Transparenz und Visibilität gehen. Sie sind die Grundlage für jeden sauberen Informationsdatensatz, für jede gute Entscheidung. Sobald gewisse Informationen nicht einsehbar oder schwer interpretierbar sind, leidet jeder Entscheidungsfindungsprozess.
Manuelle Prozesse in der Buchhaltung sind fehleranfällig
Gerade hier beginnen bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen bereits die Probleme. Denn ihre Finanzprozesse sind oftmals noch manuelle Vorgänge. Damit sind nicht Stift und Papier statt Excel-Tabellen und Warenwirtschaft gemeint, sondern dass Mitarbeitende in der Buchhaltung vielen Rechnungen, Belegen oder Auftragsavisierungen lange hinterherlaufen, sie händisch eintragen und aufbereiten müssen. Das kostet nicht nur extrem viel Zeit, sondern ist fehleranfällig. Eine fehlende Rechnung, ein unaufmerksamer Moment – und schon ist ein Datensatz ungenau.
Diese Anfälligkeit manueller Finanzprozesse belegt beispielsweise auch eine Umfrage von uns unter 3.000 Buchhalterinnen und Buchhaltern sowie Unternehmerinnen und Unternehmer: Insgesamt verlieren zwei Drittel aller befragten Unternehmen mindestens einen Arbeitstag monatlich für das Administrieren von Unternehmensausgaben.
30 Prozent der Unternehmen erhalten Monat für Monat viele ihrer Spesenausgaben und -rechnungen zu spät. Für 20 Prozent der Umfrage-Teilnehmenden hat dies einen negativen Einfluss auf die Möglichkeiten des Finance-Teams. Und hier reden wir nur von der Buchhaltung. Andere Teilbereiche der Finanzabteilung kämpfen mit ähnlichen Problemen.
Digitale Helfer in der Buchhaltung
Dementsprechend wichtig sind digitale Helfer. In der Buchhaltung automatisieren sie repetitive, manuelle Prozesse und beugen so Eingabefehlern vor. Daneben sorgen Integrationen und Schnittstellen für verbesserte Prozessabläufe. Automatisierte Buchhaltungstools versorgen Entscheiderinnen und Entscheider mit fehlerfreien sowie vollständige Daten und bereiten diese direkt visuell auf.
Sie schaffen so Transparenz für Planungs- und Steuerungsprozesse; Mitarbeitende der Finanz-Unit laufen nun nicht mehr einzelnen Belegen hinterher, sondern können ihre Arbeitszeit damit verbringen, die Datensätze zu interpretieren und Entscheidungsträgerinnen und -träger zu beraten und zu unterstützen.
„Controlling light“ im Mittelstand
Hier schließt sich der Kreis zum Controlling beziehungsweise zum Financial Business Partnering. Auch, wenn in mittelständischen Unternehmen „Controlling light“ eine treffendere Beschreibung wäre…
„Controlling light“ hat in dem Sinne dann auch nichts (mehr) mit Kontrolle zu tun; das war einmal. Heutiges Financial Business Partnering ist vielmehr ein Empowerment-Tool. Es geht nicht darum Budgets und deren Einhaltung zu kontrollieren, sondern Managerinnen und Manager zu ermächtigen, fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Dies ist zum einen unerlässlich, um in heutigen Zeiten das Unternehmen weiterhin durch jene Herausforderungen und von Erfolg zu Erfolg zu manövrieren. Zum anderen freuen sich die Mitarbeitenden über die automatisiert arbeitende Finanzabteilung. Denn vorbei sind das lästige Hinterherlaufen hinter Rechnungen und der hohe manuelle Aufwand.