Klar ist, dass sich Unternehmen viel einfallen lassen müssen, um neue Talente für sich zu gewinnen und zu halten. Aber das ist gar nicht einfach umzusetzen. Ein Benefit passt selten zu allen. Während manche Arbeitnehmende begeistert Weiterbildungsmaßnahmen beanspruchen, möchten andere einfach nur einen guten Kaffee an ihrem Arbeitsplatz trinken und morgens in den Obstkorb greifen. Wieder andere interessiert das alles nicht. Sie erwarten stattdessen ein regelmäßiges Feedbackgespräch mit ihrer Führungskraft.
Beim Thema Mobilität für Mitarbeitende sieht es nicht anders aus. Die Bedürfnisse und Ansprüche un- terscheiden sich je nach Wohnort und Lebenssituation. Angestellte, die im urbanen Raum leben, werden mit einem Dienstwagen wenig anfangen können, aber über ein E-Bike jubeln. Hingegen werden Mitarbeitende, die aus dem Umland pendeln, ein langes Gesicht ma- chen, wenn sie erfahren, dass die Dienstwagenflotte durch Fahrräder oder Shared Mobility ersetzt werden soll. Was also anbieten?
Das Mobilitätsbudget ist das neue Statussymbol
Einige Dax-Konzerne und Mittelständler zeigen, wie es geht, mit einem Benefit alle glücklich zu machen: Sie setzen auf das Mobilitätsbudget. Das passt auch zum Zeitgeist. Laut einer repräsentativen Studie des Digitalverbands Bitkom geben 96 Prozent der befragten Deutschen an, dass sie sich auf andere Weise fortbewegen als früher. Klimakrise, steigende Benzinkosten und Homeoffice-Regelungen motivieren viele, sich nach Alternativen zum Auto umzuschauen. Deshalb verliert der Dienstwagen als Benefit an Bedeutung. Flexibler und grüner soll die Mobilität sein.
Flexibilität, ohne hohe Aufwände und Kosten
Manche Unternehmen zögern noch, die neue „Wünsch dir was“-Mobilität umzusetzen. Sie wissen nicht genau, wie sie die unterschiedlichen Bedürfnisse in der Praxis sinnvoll bündeln sollen. Dazu kommen Unsicherheiten bezüglich der Gehaltsabrechnung und Versteuerung. Das ist verständlich, aber tatsächlich ist die Umsetzung gar nicht so komplex wie vielfach angenommen.
Damit die Einführung des Mobilitätsbudgets ein Erfolg wird, ist es außerdem entscheidend, alle relevanten Stakeholder einzubinden. Je nach Unternehmensgröße können das neben HR und Finance auch die Lohnbuchhaltung, das Flottenmanagement, das Nachhaltigkeitsmanagement, der Betriebsrat und die IT-Security sein. Holt man alle an einen Tisch, kommt dabei ein Benefit heraus, der auch zu allen passt.
Die folgenden fünf Schritte skizzieren den Weg zu einem Mobilitätsbudget, das so einfach wie möglich und flexibel wie nötig ist:
1. Wissen, was die Mitarbeitenden sich wünschen
Um die richtigen Optionen anbieten zu können, lohnt sich eine einfache Abfrage. Hier können die Mitarbeitenden wählen, ob sie Shared Mobility, E-Bikes, den ÖPNV, Tank- und Ladekarten oder doch den Dienstwagen bevorzugen und welcher Mix am besten zu ihrem Mobilitätsprofil passt. Die Umfrage unter den Beschäftigten ist der beste Start für eine Informationskampagne. Nur wer weiß, dass ein Mobilitätsbudget Flexibilität und steuerliche Vorteile bietet, wird es später auch in vollem Umfang schätzen und nutzen.
2. Wissen, welche Wünsche erfüllt werden
Je nach Unternehmensziel, das mit dem Mobilitätsbudget erreicht werden soll, empfehlen sich unterschiedliche Akzente. Manche Unternehmen setzen voll auf individuelle Freiheit und schränken den Mobilitätsmix nicht ein. Andere Unternehmen nutzen die Maßnahme, um CO2-Emissionen zu reduzieren. Grund dafür ist auch die strenger werdende EU-Richtlinie. Diese verpflichtet größere Unternehmen, ab 2024 indirekte Emissionen entlang der Wertschöpfungskette zu erfassen und in der Nachhaltigkeitsberichterstattung anzugeben.
3. Wissen, wer berechtigt ist und in welcher Höhe
Das Mobilitätsbudget ist für alle da, zumindest theoretisch. Im Gegensatz zu einem Dienstwagen ist es viel demokratischer und kann sogar schon Auszubildenden zur Verfügung gestellt werden. Unbedingt mitberücksichtigt werden sollte der Umgang mit ungenutztem Budget. Entweder die Restbeträge verfallen, werden in den nächsten Monat mitgenommen oder nach Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen ausgezahlt.
4. Wissen, welches System genutzt werden soll
Je nach IT-Architektur ist es von Vorteil, das Mobilitätsbudget über eine eigene technische Lösung abzuwickeln. Es gibt aber auch externe Plattformlösungen, die viel Zeit und Geld sparen können. Voraussetzung dafür ist, dass sie mit den Schnittstellen der eingesetzten Tools aus den Bereichen HR, Lohnbuchhaltung und Steuer kompatibel sind. Dann können Daten der Mitarbeitenden sowie Budgets leicht aktualisiert, Steuervorteile optimiert und die Rechnungsstellung automatisiert werden. Für eine Plattformlösung spricht noch, dass sie in der Regel konstant weiterentwickelt wird.
5.Wissen, wie abgerechnet und besteuert wird
Unternehmen können die steuerliche Freigrenze von 50 Euro nutzen, wenn das Mobilitätsbudget als Sachbezug läuft. Liegt das zur Verfügung gestellte Mobilitätsbudget über der Freigrenze, wird es pauschal mit 30 Prozent als Sachzuwendung besteuert. Ein nachhaltiger Mobilitätsmix wird durch steuerfreie Zuschüsse belohnt, darunter fallen beispielsweise ÖPNV-Fahrtkosten, das Jobticket oder das Jobrad.