In der Praxis begegnen mir immer wieder fünf Gründe, weshalb Firmen noch nicht auf ein papierloses Büro umgestiegen sind. Was also können Führungskräfte tun, um Vorurteile und Hindernisse aus dem Weg zu räumen?
Ausrede 1: Die Angst vor Veränderung
„Wir machen das seit Jahren so. Warum jetzt etwas ändern?“ – Das hört man häufig von jenen, die noch nicht papierlos arbeiten. Die Angst vor Veränderungen beruht auf der Furcht vor dem Unbekannten. Für viele ist es ein sicherer Hafen, bei dem zu bleiben, was doch bisher auch funktionierte.
Was tun?
Man mag Angst vor Veränderungen haben. Aber tatsächlich ist es in der heutigen, von Technologie geprägten Welt viel riskanter, hinterherzuhinken oder gar stehenzubleiben.
Nutzen Sie also Ihr persönliches Netzwerk und connecten Sie sich mit anderen, die bereits erfolgreich vollständig papierlos arbeiten. So bekommen Sie Einblicke, wie andere die Umstellung auf ein papierloses Büro geschafft haben und können von deren Erfahrung profitieren. Beobachten Sie, wie andere digitale Technologien einsetzen. Dann werden Sie schnell merken, wie spannend und profitabel es sein kann, Neues auszuprobieren. Erstellen Sie dann einen klaren Plan mit einem definierten Endpunkt. Auf diese Weise wird das, was vorher unbekannt war, bekanntes Terrain – und die Angst löst sich schnell in Luft auf.
Ausrede 2: Hohe Kosten für IT-Fachwissen und Trainings
Die digitale Transformation und der Abschied vom Papier erscheinen besonders skeptischen Managern häufig wie ein hohes Hindernis, das es zu bezwingen gilt. Aber selbst die Mutigen haben oft so ihre Bedenken. Wird sich die Investition auszahlen? Sind wir in der Lage, die Technologie richtig zu nutzen? Und wo soll ich überhaupt anfangen?
Was tun?
Die gute Nachricht ist: Die Technologie, um papierlos zu werden, ist weder kompliziert noch teuer. Alles, was Sie wirklich brauchen, sind Scanner, PDF-Software, eine Software-Suite für Bürodokumente, Tools für elektronische Signaturen und Dateiserver. Viele dieser Produkte haben oder kennen Sie bestimmt schon. Es ist also mehr eine Sache der Einstellung als der technischen Skills.
Wenn Sie wirklich wollen, finden Sie einen einfachen Weg für den Umstieg auf ein papierloses Büro. Außerdem können Sie schrittweise vorgehen. Nach den ersten erfolgreich durchgeführten Schritten auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung können Unternehmen, die über größere IT-Abteilungen verfügen, die nötige Technologie in ihre selbst entwickelten Anwendungen integrieren. Kleinere Unternehmen schaffen das auch durch den Zukauf von Standardsoftware.
Ausrede 3: Weiterhin an der handschriftlichen Unterschrift festhalten
Viele Unternehmen beobachten die Abkehr von der handschriftlichen Unterschrift. Doch häufig wirft das auch die Frage nach der Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen auf – und ob diese vor Gericht Bestand haben.
Was tun?
Noch eine gute Nachricht: Unterschriften mit Stift und Papier sind nicht die einzigen rechtlich zulässigen Unterschriften. In der EU ist der rechtliche Rahmen für E-Signaturen mit der eIDAS-Verordnung bereits seit 2014 klar geregelt. Diese Verordnung über die elektronische Identifizierung und über Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen gilt für alle EU-Mitgliedstaaten und enthält alle notwendigen Vorschriften für den Einsatz digitaler Signaturen.
Außerdem unterscheidet die eIDAS-Verordnung zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen. Qualifizierte elektronische Signaturen haben die höchste Sicherheitsstufe, da sie die Identifikation über das Zertifikat eines unabhängigen Vertrauensdienstanbieters voraussetzen. In vielen Fällen des Business-Alltags – etwa bei Kaufverträgen – reicht aber die fortgeschrittene elektronische Signatur aus. Sie wird auch vor Gericht anerkannt.
Und auch außerhalb der EU gibt es verbindliche Regelungen für elektronische Signaturen. So ist etwa in den USA die Verwendung von E-Signaturen schon seit 2000 unter anderem mit dem Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) anerkannt.
Ausrede 4: Compliance-Sorgen
Unternehmen müssen gewisse Compliance-Vorschriften sowie Branchen- und Unternehmensrichtlinien einhalten. Das sind eine Reihe von Vorgaben, die für Geschäftsprozesse relevant sind. Die große Sorge hierbei: Können digitalisierte Prozesse überhaupt all diese Vorgaben erfüllen?
Was tun?
Sehr wahrscheinlich ist Ihr aktueller, auf Papier basierter Dokumenten-Workflow mit Ihren Compliance-Richtlinien konform. Bei der Umstellung auf rein digitale Workflows müssen Sie natürlich sicherstellen, dass auch diese den Vorschriften entsprechen.
Digitale Dokumentenprozesse sind in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften aber absolut nichts Besonderes. Im Grunde sind die gleichen Grundsätze anzuwenden. Viele Compliance-Anforderungen lassen sich durch ein papierloses Büro sogar zuverlässiger erfüllen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise spezifische Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren muss, können Sie diese Unterlagen einfacher und kostengünstiger speichern und die Erstellung eines Prüfpfads automatisieren. Sie werden die Effizienzsteigerung schnell bemerken.
Ausrede 5: Sicherheitsbedenken
Eine der häufigsten Sorgen im Zusammenhang mit Digitalisierung ist natürlich die Sicherheit. Wie schütze ich meine vertraulichen Informationen vor Hackern und Cyberkriminellen – oder auch vor Mitarbeitenden, denen der Zugang zu bestimmten Informationen nicht gestattet ist?
Was tun?
Es gibt viele Produkte, mit denen Sie Ihre Dokumentensicherheit verbessern und Informationen schützen können. Lösungen zur Verwaltung von Dokumentenrechten – das sogenannte Digital Rights Management – ermöglichen den Zugriff auf verschlüsselte Dokumente auf Grundlage der Identität des Benutzers und der ihm zugewiesenen Nutzerrechte.
Größere Unternehmen, die bereits Personal für digitale Sicherheit beschäftigen, verfügen in der Regel ohnehin über das nötige Fachwissen, um solche Lösungen einzusetzen. Für kleinere Unternehmen ist es eine gute Idee, in Sicherheitsberater zu investieren, wenn sie mit vielen sensiblen Informationen in einer stark regulierten Branche zu tun haben.
Letztendlich wird jedoch der Verzicht auf Papier die Sicherheit sensibler Daten nur noch weiter verbessern. Zudem können digitalisierte Dokumente im Notfall leichter wiederhergestellt werden. Cloudbasierte Technologie kann etwa im Falle einer Katastrophe – etwa bei einem Brand, einer Überschwemmung oder einem Sturm – oder aber bei einem Stromausfall die notwendigen Sicherungsmaßnahmen bieten.
Fazit: Das bietet ein papierloses Büro
Ja, dafür sind Investitionen in Hardware, Software, Cloud-Dienste, Prozessentwicklung und Schulungen von Angestellten notwendig. Aber: Die Rentabilität des papierlosen Arbeitens ist letztendlich groß. Die Überwindung dieser fünf vermeintlichen Hindernisse macht sich durch erhöhte Effektivität und Effizienz der neuen digitalen Workflows vielfach bezahlt.