Sofa rechts, Esstisch links, Laptop voraus: Die Corona-Krise zwingt viele Menschen dazu, vom Homeoffice aus zu arbeiten. Ein Großteil der Angestellten funktioniert dabei das Wohn-, Schlaf- oder Esszimmer zum Arbeitsplatz um. Denn nur wenige verfügen über einen separaten Raum, den sie ausschließlich als Büro nutzen. Und genau das ist der Knackpunkt, um ein Arbeitszimmer bislang bei der Einkommensteuererklärung geltend machen zu können.
Was aber ist dann steuerlich für diejenigen drin, die im Homeoffice tätig sind? In diesem Punkt sind auch Arbeitgeber gefragt. Sie können ihren Angestellten Tipps mitgeben, damit diese Werbungskosten absetzen können. Die Botschaft an die Belegschaft: Gerade in Krisenzeiten ist der Arbeitgeber für seine Mitarbeiter da – und unterstützt sie selbst über das klassische Arbeitsverhältnis hinaus.
Von Stift bis Stuhl
Ein wichtiger steuerlicher Hinweis betrifft die Arbeitsmittel. Denn wer während der Zeit im Homeoffice Computer und Co. verwendet, kann diese in seiner Einkommensteuererklärung angeben. „Arbeitsmittel können beispielsweise Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch, Bürostuhl und Aktenregale sowie technische Geräte wie PCs und deren Zubehör, Telefon oder Anrufbeantworter sein“, erklärt Tobias Sick, Steuerberater und Partner bei der Stuttgarter Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft HWS.
Des Weiteren kann der Arbeitnehmer die Kosten für Internetnutzung, Telefon und Stromverbrauch und für Verbrauchsmaterial wie Druckerpapier, Stifte oder Notizblöcke als Werbungskosten ansetzen. Voraussetzung: Der Arbeitnehmer trägt die Kosten für diese Materialien und bekommt sie nicht von der Firma erstattet.
Der richtige Aufteilungs-Mix
„Anerkannt wird jedoch nur der betriebliche Nutzungsanteil, eine private Nutzung ist dementsprechend herauszurechnen“, so Sick. „Betreffen Wirtschaftsgüter sowohl den beruflichen als auch den privaten Bereich des Arbeitnehmers, ist eine Aufteilung der Kosten jedoch nur zulässig, wenn eine leicht nachprüfbare Trennung möglich ist. Außerdem darf der berufliche Nutzungsanteil keine untergeordnete Rolle spielen.“
Ein Beispiel: Der Arbeitnehmer kauft zu Beginn der Homeoffice-Zeit, die für drei Monate angesetzt ist, einen Computer für 900 Euro brutto. Angenommen, der betriebliche Nutzungsanteil beträgt in dieser Zeit rund 80 Prozent. Somit fallen als Werbungskosten 180 Euro an (also 900 Euro x 80 Prozent x 3/12). „Damit der Angestellte später wirklich einen Teil der Kosten steuerlich geltend machen kann, sollte er den beruflichen Gebrauch der Gegenstände ausführlich dokumentieren. Dazu gehören Notizen zur zeitlichen Nutzung, Rechnungen, eventuell auch Fotos vom Arbeitsplatz. Außerdem sollte ihm der Arbeitgeber bescheinigen, dass die Nutzung des neu angeschafften PCs für die berufliche Tätigkeit unabdingbar war“, empfiehlt Christian Hien, Steuerfachwirt bei HWS.
Pauschbetrag getoppt?
Gut zu wissen: Pauschal zieht das Finanzamt von den Einnahmen des Arbeitnehmers bereits einen Werbungskostenpauschbetrag in Höhe von 1.000 Euro ab. „Der Ansatz von Werbungskosten ist somit generell erst dann wirksam, wenn diese insgesamt die 1.000-Euro-Hürde übersteigen. Ansonsten ist der Steuerspareffekt nicht vorhanden“, so Hien.
Wohin sich die steuerliche Behandlung des Homeoffice in den kommenden Monaten bewegen wird, ist schwer absehbar. Schließlich passt der Gesetzgeber fast täglich Bestimmungen in vielen Bereichen an die sich ändernde Corona-Situation an. Steuerexperte Sick fordert von der Politik, dass Angestellte, die keinen abgegrenzten Bereich in ihrer Wohnung als Arbeitszimmer nutzen können, auch für „Arbeitsecken“ einen bestimmten Werbungskostenansatz in ihrer Einkommensteuererklärung berücksichtigen können.
„Wünschenswert wäre eine unbürokratische Pauschale von beispielsweise 1.000 Euro, die alle ansetzen können, die Home-Office während der Corona-Krise gemacht haben – egal, ob dieses vom Arbeitgeber angeordnet wurde oder ob sie es gewählt haben, um Mitmenschen und sich selbst vor einer Infektion zu schützen.“