POLYAS GmbH Vordenker 2022
20.06.2022    Holger Reher
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Zur Person

Patricia Schwan

ist als Mitglied der Geschäftsführung von POLYAS für strategische Aufgaben im Bereich Verkauf, Marketing und Umsatzplanung zuständig. 2018 war Schwan Sales-Chefin bei POLYAS geworden. Zuvor hatte sie bei dem Software-Anbieter Brandwatch gearbeitet.

Wie haben sich Ergebnis und Umsatz in den letzten drei Jahren von 2019 bis 2021 entwickelt?

Patricia Schwan: POLYAS ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen. Aus Gründen der Vertraulichkeit können wir leider keine konkreten Zahlen zu Umsatz und Entwicklung nennen. Aber allein im Jahr 2021 konnten wir über 2 Millionen Wähler verzeichnen und haben mehr als 3.000 Wahlprojekte erfolgreich durchgeführt. Wir haben in den letzten Jahren sehr deutlich gemerkt, dass der Bedarf an Online-Wahlen gestiegen ist – zum einen aufgrund von externen Faktoren wie der Pandemie, zum anderen aufgrund der stetig steigenden Digitalisierung. Immer mehr Wahlorganisatoren werden sich der zahlreichen Vorteile von digitalen Abstimmungen bewusst, und sie wechseln von der klassischen Wahl hin zur flexiblen und nachhaltigen Online-Wahl. Um diesen steigenden Bedarf abzudecken, haben wir in den letzten Jahren unser Team um weitere Experten vergrößert und zählen inzwischen über 50 Mitarbeiter. Darüber hinaus haben wir Anfang dieses Jahres mit der Erweiterung unserer Geschäftsführung in einem modernen Leadership-Konzept eine weitere Weiche für den Wachstumskurs von POLYAS gestellt.

Was ist Ihr Erfolgsrezept? Was ist der Motor für Ihr Wachstum?

Schwan: POLYAS setzt als Unternehmen auf nachhaltiges Wachstum. Die erste Online-Wahl von POLYAS fand bereits vor 26 Jahren statt. Das heißt, man konnte schon mit POLYAS wählen, noch bevor man danach googlen konnte. Damit waren und sind wir nicht nur ein Vorreiter für Online-Wahlen, sondern wir setzen bis heute Maßstäbe für rechtssichere digitale Wahlen und Abstimmungen. Unsere bahnbrechende Technologie ist „made in Germany“ und wird weltweit von Kunden geschätzt. Sie wird kontinuierlich an den Bedürfnissen von Kunden und dem Markt weiterentwickelt und wurde durch Sicherheitszertifikate ausgezeichnet.

POLYAS verändert die Art, wie Menschen wählen. Dies ist unsere Mission, an der wir jeden Tag mit viel Herzblut und Energie arbeiten. Mit unserer digitalen Plattform revolutionieren und vereinfachen wir die Organisation und Durchführung von Wahlen – von der Stimmabgabe bis zur Stimmauszählung.

In wenigen Worten - wie sieht Ihre Digitalisierungsstrategie aus?

Schwan: Unsere Vision ist eine faire und nachhaltige Welt, in der Partizipation für alle einfach und sicher ist. Mit den Lösungen für Online-Wahlen aus dem Hause POLYAS digitalisieren wir die Demokratie. Damit liegt unsere Digitalisierungsstrategie auf der Hand: POLYAS ist durch und durch digital – von unseren Produkten bis hin zu unserer Arbeitsweise. Jedes unserer Team-Mitglieder lebt die Digitalisierung und achtet auf Nachhaltigkeit. Unsere Meetings finden größtenteils digital statt, wir sind auf den relevanten digitalen Kanälen vertreten, Projekte und Aufgaben werden digital organisiert, Arbeiten ist remote problemlos möglich, um nur einige Beispiele zu nennen. Bei allen Flexibilitäten, die durch die Digitalisierung entstehen, achten wir jedoch stets auf ein hohes Sicherheitsniveau.

Was macht Ihr Unternehmen bei Kunden besonders erfolgreich?

Schwan: Ich denke, das liegt an einer Kombination verschiedener Faktoren. Ein zentraler Punkt ist, dass wir immer ein offenes Ohr für unsere Kunden haben. Wir helfen ihnen nicht nur dabei, ihre digitalen Abstimmungen erfolgreich umzusetzen, sondern hören auch ganz genau zu, was ihre Wünsche für zukünftige Wahlen sind. Viele dieser Bedürfnisse fließen in unsere Produktstrategie ein und werden auch von anderen Kunden dankend angenommen. Wahlen können – je nach den zugrunde liegenden Wahlregeln – sehr unterschiedliche Anforderungen an ein Wahlsystem stellen. Deshalb müssen wir ein breites Spektrum an Features bereitstellen, mit dem wir es Organisationen ermöglichen, ihre Wahl rechtssicher abzubilden. Unsere Kunden schätzen es, bei uns ihre Wahlen genauso umsetzen zu können, wie es analog zu ihren bisherigen Wahlen nötig ist.

Hinzu kommt der Faktor, dass sich unsere Kunden auf uns verlassen können. Unsere Technologie ist rechtssicher, hochmodern und wird von unserem kompetenten Kryptographen- und Entwickler-Team stetig weiterentwickelt. Das macht uns zu einem der Vorreiter in Sachen Online-Wahlen weltweit. Dabei sitzt unsere gesamte Entwicklung in Deutschland und wir greifen in allen relevanten Bereichen auf Dienstleister aus Deutschland und der EU zurück. Sicherheit ist das A und O für POLYAS. So verfügen wir zum Beispiel über das BSI Sicherheitszertifikat für Online-Wahlen für unseren POLYAS CORE 2.5, lassen regelmäßig Pentests durchführen und befinden uns aktuell im laufenden Prozess zur ISO 27001 Zertifizierung. Der Fokus auf Sicherheit hat auch damit zu tun, dass wir den Demokratisierungsgedanken sehr ernst nehmen. Nur ein sehr sicheres Wahlsystem kann die Basis dafür bieten, Partizipation durch Digitalisierung zu fördern.

Und last but not least ist auch unser Kundenservice ein entscheidender Faktor, warum wir so viele zufriedene Kunden haben. Dieser reicht von unseren dedizierten Election Managerer für größere Wahlprojekte, über die schnelle und flexible Betreuung unserer Self-Service-Kunden durch unser Support Team bis hin zur durch uns gesteuerten POLYAS Community.

Welche Rolle spielt Service in Ihrem Business?

Schwan: Service spielt eine sehr große Rolle bei POLYAS. Dabei kommen verschiedene Service-Facetten zum Einsatz. Gerade bei dem Thema Wahlen möchten die Verantwortlichen auf Seite der Kunden natürlich keine Fehler machen und haben anfangs viele Fragen. Je nach Vorerfahrung und Größe des Wahlprojektes können unsere Kunden deshalb entweder eine rundum betreute Wahl im POLYAS Election Management buchen oder ihre Wahl im POLYAS Self-Service ganz flexibel selbst einrichten. Der nutzerfreundliche und leistungsstarke POLYAS Self-Service befähigt Kunden, ihre Wahl komplett eigenständig zu konfigurieren. Für beide Optionen stehen die Wahlexperten von POLYAS durch schnelle und kompetente Antworten mit Rat und Tat zur Seite. Sei es durch Election Manager, Support Mitarbeiter oder die Community.

Mit Auswahloption zwischen Managed Elections und Self Service ermöglichen wir die Umsetzung der digitalen Demokratie für jeden Kenntnisstand zu Online-Wahlen und für jedes verfügbare Wahl-Budget.

Was tun Sie, um den Service zu verbessern?

Schwan: Vieles passiert in dieser Hinsicht automatisch, da wir unseren Kunden sehr genau zuhören und diese Feedbacks auch intern besprechen und bearbeiten. Darüber hinaus führen wir regelmäßig Umfragen zur Kundenzufriedenheit durch, die sich zum einen an unsere Kunden insgesamt richten und zum anderen auf bestimmte Segmente ausgerichtet sind, wie beispielsweise Hochschulen.

Wir arbeiten mit unterschiedlichsten Key Performance Indicators, also KPIs, um unsere Servicequalität auch quantitativ zu messen und im Zeitverlauf zu monitoren. Dazu gehören unter anderem der Net Promoter Score, NPS, die allgemeine Zufriedenheit mit Produkt und Service oder die Antwortzeiten auf Anfragen.

Nennen Sie ein Beispiel wie Ihr Unternehmen Service lebt!

Schwan: Im vergangenen Jahr haben wir sehr viele namhafte digitale Abstimmungen von Parteien als Anbieter begleitet, zum Beispiel für die CDU, die SPD oder Bündnis90/Die Grünen. Für jede dieser Online-Wahlen haben wir ein dediziertes Team von POLYAS bereitgestellt, dass sich auch außerhalb der gängigen Geschäftszeiten um den reibungslosen Ablauf der Wahlen gekümmert hat. Denn viele der Abstimmungen haben zum Beispiel am Wochenende stattgefunden.

Dieses Team bestand aus Election Managern – das waren zwei Kundenbetreuer, die von Anfang an im Projekt involviert waren –, der entsprechenden Sales-Person, Entwicklern und Support-Mitarbeitern sowie Kollegen aus dem Marketing. Bei Bedarf haben die Election Manager die Projekte auch direkt vor Ort unterstützt und konnten damit umgehend Fragen beantworten und reagieren. Auch das Leadership Team von POLYAS stand bei diesen aufmerksamkeitsstarken Abstimmungen im Hintergrund kontinuierlich zur Verfügung, um im Notfall unterstützen zu können.

Diese Herangehensweise hat sehr gut funktioniert und die entsprechenden Wahlen zum Erfolg geführt. Wir würden sie für weitere aufmerksamkeitsstarke digitale Wahlen genauso empfehlen.

Welche Rolle spielt die Digitalisierung beim Service?

Schwan: Die Digitalisierung spielt eine entscheidende Rolle beim Service. Gerade die Pandemie hat gezeigt, dass viele Entscheidungen, die vorher in Meetings an einem Tisch mit Kunden gefällt wurden, nun digital getroffen werden mussten. Selbstverständlich ist dieser persönliche Kontakt nach wie vor sehr wichtig und richtig. Aber ich denke, es hat auch viele Unternehmen gelehrt, dass sich Entscheidungen mittlerweile auch sehr gut und sehr schnell digital treffen lassen.

Der POLYAS Kunden-Service ist schon lange digital aufgestellt. Viele unserer Anfragen kommen über die Webseite, E-Mails oder Support-Tickets und werden entsprechend auch digital beantwortet. Darüber hinaus haben wir im vergangenen Jahr unsere POLYAS Community gelauncht, die sich auch zunehmend über mehr und mehr Besucher und Interaktionen freut. Wir bauen den digitalisierten Service kontinuierlich weiter aus, setzen aber natürlich auch auf die persönliche Komponente, wo immer es notwendig und möglich ist.

Was tun Sie, um eine Service-Kultur zu etablieren und zu verbessern?

Schwan: Wie oben angesprochen, ist der wichtigste Indikator für eine gute Service-Kultur die Zufriedenheit unserer Kunden. Diese ermitteln wir sowohl durch persönliche Gespräche als auch durch gezielte Umfragen. Darüber hinaus führt POLYAS regelmäßige Workshops und Trainings durch, die direkt auf den Außenkontakt abzielen. Ein wichtiges Firmenziel für 2022 – wie auch in den Jahren zuvor – ist die Kundenzufriedenheit. Jedes Team, das mit Kunden oder potenziellen Kunden arbeitet – vorrangig Election Management und Support, aber auch Sales und Marketing – hat darauf aufbauend einzelne Visions-Workshops durchgeführt. So können wir mit einer einheitlichen und doch individuell gestalteten Vision, gezielten Übungen und einer transparenten Feedback-Kultur den POLYAS-Service kontinuierlich optimieren.

Was ist die größte Stärke der Company? Trauen Sie sich eine Schwäche preiszugeben?

Schwan: Unsere größte Stärke besteht aus zwei Komponenten: die mit 26 Jahren Erfahrung unglaubliche Expertise unseres Teams sowie die daraus entstandene bahnbrechende Technologie, die neue Maßstäbe für die Sicherheit bei Online-Wahlen setzt. Aus diesen beiden Stärken leiten sich alle weiteren Stärken ab, über ich die weiter oben bereits erzählt habe.

Anstatt der Schwäche würde ich gerne über eine aktuelle Herausforderung sprechen: Unsere Technologie ist einigen Teilen des Marktes einen Schritt voraus. Auch, wenn digitale Wahlen und Abstimmungen in vielen Bereichen technisch bereits möglich sind – zum Beispiel Betriebsratswahlen und Bundstagswahlen –, fehlt in vielen Fällen noch der gesetzliche Rahmen dafür. Wir hoffen darauf und kämpfen dafür, dass Politik und Wirtschaft hier einen Schritt schneller werden und sich beispielsweise an Staaten wie Estland orientieren, wo Wähler für wichtige Entscheidungen bereits seit 2005 ihre Stimme digital abgeben können.

Was sehen Sie die Zukunft der Arbeit? Gibt es eine Maßnahme, die Sie mit Stolz erfüllt?

Schwan: Wir sind der Meinung, dass die Mischung aus remote Work und dem persönlichen Kontakt im Büro ein Erfolgsrezept für die Zukunft der Arbeit ist. Nach Aufhebung der Restriktionen freuen wir uns schon sehr, mehr Kollegen auch wieder einmal persönlich zu sehen und gemeinsam einen Kaffee in der Pause zu trinken.

Mit Stolz erfüllt mich die Tatsache, dass wir die letzten beiden Jahre während der Corona-Restriktionen als Team sehr gut funktioniert haben. Das hat viel Flexibilität und Einsatz von jedem einzelnen Team-Mitglied erfordert und ich bin stolz, dass wir bei POLYAS so ein wunderbares Team haben, auf das wir uns verlassen können. Gemeinsam haben wir neue Wege beschritten und werden viele der durch den Lockdown entstandenen Möglichkeiten für die flexible Zusammenarbeit auch in Zukunft beibehalten.

20.06.2022    Holger Reher
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