Illustration mit Frau am Schreibtisch als Symbol für die Einführung der E-Rechnungspflicht
26.06.2024    Kathy Günther
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Mit dem Wachstumschancengesetz kommt auch die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Deutschland greift damit einem Vorhaben der EU vor, der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Sie will das Mehrwertsteuerrecht fit machen fürs digitale Zeitalter – mithilfe eines elektronischen Meldesystems für Umsätze innerhalb der EU, inklusive einer E-Rechnungspflicht. Gleichzeitig soll so Mehrwertsteuerbetrug bekämpft werden. Ursprünglich sollte das Vorhaben 2028 starten. Ob die EU den Zeitplan halten können wird, ist aber fraglich.

In Deutschland kommt die E-Rechnungspflicht am 1. Januar 2025 (siehe „E-Rechnungspflicht – das müssen Sie jetzt wissen“ unten). Viele Firmen müssen sich nun umstellen. So ergab etwa eine Umfrage von Lexware unter 2.339 Solo-Selbstständigen, Kleinst- und Kleinunternehmen zu Jahresanfang, dass rund ein Drittel ihre Rechnungen noch per Post verschicken. Christian Steiger, Geschäftsführer von Lexware, erklärt, wie sich Unternehmen jetzt auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten sollten und welche Möglichkeiten elektronische Rechnungen in Zukunft eröffnen können.

Zur Person

Porträt Christian Steiger, Mitglied der Geschäftsführung von Lexware

Christian Steiger

Der Diplom-Informatiker ist seit 2019 Mitglied der Geschäftsführung von Lexware

DUP UNTERNEHMER-Magazin: Wie genau funktioniert die E-Rechnung?

Christian Steiger: Elektronische oder E-Rechnungen werden nach EU-Norm in einem strukturierten Format ausgestellt. Sie sind maschinenlesbar und können automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Eine Rechnung etwa im PDF-Format, die per E-Mail versandt wird, erfüllt diese Vorgaben nicht. Auch in Zukunft gibt es eine visuelle Repräsentanz der Rechnung, die für das menschliche Auge lesbar ist. Doch die Verarbeitung findet mithilfe einer Software statt. Die Rechnung wird einfach ins System gestellt und dort ausgelesen.

Worauf sollten Unternehmen bei einer passenden Softwarelösung achten?

Steiger: Unternehmen, die noch keine Lösung haben, sollten sicherstellen, dass die Software GoBD-konform ist (GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, Anm. d. Red.). Wer bereits über eine Software verfügt, sollte mit seinem Anbieter klären, ob die Lösung die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllt. Softwarelösungen der gängigen Anbieter dürften das bereits tun.

Wie aufwendig ist die Umstellung auf die E-Rechnung?

Steiger: Es gibt Lösungen, die sich auch für Kleinst- und kleine Unternehmen eignen, mit einer leicht bedienbaren Software und zu monatlichen Kosten im einstelligen Bereich. Sicher, die Umstellung erfordert ein wenig Aufwand, weil erst einmal alle Vorgaben ins System eingepflegt werden müssen, also etwa die Produkte und Services des Unternehmens. Außerdem gilt es, eingespielte Prozesse anzupassen. Aber wenn Firmen einmal umgestiegen sind, werden sie besser dastehen als vorher. Wir sehen jetzt schon, dass Unternehmen mit einer softwaregestützten Lösung ihr Geschäft genauer kennen und gezielter steuern können. Firmen, die etwa auf Word oder Excel setzen, geht es statistisch gesehen wirtschaftlich schlechter. Künftig wird dank der Digitalisierung durch die E-Rechnung noch viel mehr möglich sein.

Welche Möglichkeiten wird es in Zukunft geben?

Steiger: Das Ziel ist, der Digitalisierung von Prozessen mehr Schub zu verleihen. Irgendwann wird zum Beispiel keine Umsatzsteuervoranmeldung mehr nötig sein, weil alles automatisch läuft. Darüber hinaus könnten künftig anonymisierte Rechnungsdaten Unternehmerinnen und Unternehmern auf Wunsch beispielsweise helfen, Entscheidungen zu treffen. Diese können dann etwa erkennen, wie ihre Firma oder ihre Preisgestaltung im Vergleich zu ihren Wettbewerbern dasteht. Anderes Beispiel: Eine Unternehmerin bekommt fünf Prozent Skonto auf den Kauf einer Maschine für 50.000 Euro. Das Geld hat sie aber nicht verfügbar. Weil wir ihr Geschäft anhand ihrer Daten kennen, könnten wir den Betrag mit einem Partner finanzieren – viel schneller als die Hausbank. Außerdem können Steuerberatungen ihre Mandantschaft besser betreuen. Läuft beispielsweise das Geschäftsjahr super? Dann ist es womöglich an der Zeit, über eine Gewinnminimierung zu sprechen. Noch sind wir nicht an diesem Punkt. Aber für Unternehmerinnen und Unternehmer werden sich in Zukunft ganz neue Chancen bieten.

 

E-Rechnungspflicht: Das müssen Sie jetzt wissen

Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen und lässt sich elektronisch verarbeiten. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (kurz für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“). PDFs, JPGs, Word-Dokumente oder Excel-Dokumente zählen nicht dazu.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Sie bezieht sich ausschließlich auf Leistungen im B2B-Geschäft. Außerdem müssen Leistungserbringer und -empfänger im Inland ansässig sein. Sie gilt nicht für Rechnungen an Privatkunden sowie für Thermobelege.

Ab wann kommt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Ab 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, B2B-Rechnungen als E-Rechnungen entgegenzunehmen. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen, sofern der Rechnungsempfänger einverstanden ist. Bis Ende 2026 können Umsätze aus 2025 und 2026 noch als Papier- oder PDF-Rechnung gestellt werden. Noch bis Ende 2027 lassen sich Umsätze aus jenem Jahr wie gewohnt abrechnen, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers 800.000 Euro nicht übersteigt. 2028 ist die E-Rechnung für alle endgültig verpflichtend.

26.06.2024    Kathy Günther
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