Damit Auslagen reibungslos rückerstattet werden können, ist es wichtig, dass sowohl die oder der Mitarbeitende als auch die Buchhaltung die Belegsammlung hegt und pflegt. Ansonsten heißt es: Adé, Rückerstattung! Eine Situation, die jede beziehungsweise jeder bestimmt schon mal erlebt hat.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung nutzen Unternehmen nun immer öfter digitale, mobile Lösungen; sie sind der virtuelle Schlüssel zum Erfolg. Schließlich bieten sie Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden Möglichkeiten zur digitalen Ausgabenerfassung und passen sich an die Bedürfnisse des Unternehmens an.
Einige Fragen zur Rückerstattung von Auslagen tauchen dabei aber immer wieder auf. Der folgende Vier-Punkte-Guide fasst die wichtigsten Informationen zusammen.
1. Die Regelungen zur Auslagenerstattung
Die Regelungen zur Auslagenerstattung finden Sie im § 3 Nr. 50 EStG. Keine Sorge, niemand muss nun das (ohnehin nicht im Bücherregal befindliche) Einkommenssteuergesetz aufschlagen.
Die Kurzform: Auslagen sind demnach Beträge, die Mitarbeitende im Arbeitskontext für das Unternehmen tätigen. Laut EStG ist insbesondere eine Unterscheidung in Auslagen für Arbeitgebende sowie durchlaufenden Geldern wichtig. Letztere zeichnen sich dadurch aus, dass sie eine Verbindlichkeit gegenüber Dritten darstellen und separat verbucht werden. Beispiele dafür sind Sozialversicherungsbeiträge oder einbehaltene Steuern von Mitarbeitenden, die zu einem späteren Zeitpunkt an die Krankenkasse oder das Finanzamt weitergeleitet werden.
2. Steuerliche Absetzbarkeit von Auslagen
Damit Auslagen steuerlich geltend gemacht werden können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein. Erstens: Die Veranlassung muss immer ein beruflicher Zweck sein. Es darf also kein privates Interesse am erworbenen Gegenstand bestehen. Der zweite Punkt regelt die Eigentumsfrage: Das Eigentum an den Produkten geht immer an das Unternehmen über. Ist das nicht der Fall, handelt es sich stattdessen um einen Sachbezug. Sachbezüge sind geldwerte Vorteile zusätzlich zum Arbeitslohn und unterliegen grundsätzlich der Lohnsteuer. Typische betriebliche Aufwendungen sind Smartphones, Tablets und Laptops, aber auch Kosten für Dienstreisen
André Reimers: Er ist Head of Sales beim FinTech Pleo. Das dänische Unternehmen hat eine intelligente, sofort einsatzbereite Plattform für alle Unternehmensausgaben entwickelt
Gehen Belege für Auslagen jedoch verloren, stehen Unternehmen schnell vor einer Reihe von Problemen und haben Mehraufwand in der Administration. Im schlimmsten Fall werden Ausgaben für das Unternehmen nicht als solche abgesetzt, was zu stillen Verlusten führt. Viele Unternehmen stellen Eigenbelege aus, wenn Rechnungen fehlen. Ob sie vom Finanzamt anerkannt werden, ist eine andere Frage. Es besteht nämlich keine Anerkennungspflicht für Eigenbelege. Eine lückenlose Belegerfassung – bestenfalls digital und automatisiert – ist also die beste Vorsorge.
3. Ausgabenverbuchung nach Steuerrecht
Für die Verbuchung von Ausgaben nach Steuerrecht muss eine entsprechende Rechnung vorliegen und auf dieser muss die Anschrift der Firma vermerkt sein. Die Rechnung ist erforderlich, wenn Unternehmen die als Vorsteuer geleistete Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer zurückerstattet bekommen möchten. Kleine Entwarnung: Bei Beträgen unter 250 Euro reicht eine einfache Rechnung aus. Ist der Vorsteuerabzug gewünscht, muss die Mehrwertsteuer ebenfalls auf der Rechnung ausgewiesen werden.
Oftmals liegen Rechnungen jedoch bis kurz vor Buchungsschluss bei Mitarbeitenden. Die Folge: Fehler auf Rechnungen werden viel zu spät erkannt und kosten die Buchhaltung viele zusätzliche Ressourcen zum ohnehin schon stressigen Monats-, Quartals oder Jahresabschluss. Wer von Anfang an auf digitale Tools setzt, ist hier im Vorteil. Sowohl Belegbuchungsprozesse als auch Rückerstattungsprozesse werden über digitale Tools durch wenige Klicks stark vereinfacht und automatisiert. Jede und jeder Mitarbeitende kann die Belege damit noch vor Ort – etwa durch ein Foto – hochladen. Es gerät nicht in Vergessenheit, ist direkt im System, wird umgehend eingebucht – und ist in Echtzeit einsehbar. Mit digitalen Tools werden Belege zügig eingereicht, so dass erst gar kein Buchungsstau entsteht. Gleichzeitig haben Führungskräfte mittels der Echtzeiteinsicht in die Auslagen und Kosten mehr Planungssicherheit bei der Budgetierung.
4. Pauschale Auslagenerstattungen
Für die Auslagenerstattung gelten bestimmte Höchstwerte – 1.000 Euro jährlich, um genau zu sein. Gängige Auslagen sind beispielsweise Übernachtungs- oder Verpflegungskosten auf Geschäftsreisen. Jede fünfte Ausgabe zählt in diese Kategorie.
Verpflegungskosten werden über Verpflegungskostenpauschalen abgerechnet. Diese variieren je nach Zielland und Länge der Reise und werden einmal jährlich vom Bundesfinanzministerium zur Verfügung gestellt.
Hört sich kompliziert an? Das ist auch so! Den Durchblick verschaffen digitale Lösungen für das Reise- und Ausgabenmanagement. Sie vereinfachen die vorbereitende Buchhaltung, indem sie Verpflegungspauschbeträge automatisiert ermitteln und als Guthaben den Mitarbeitenden via Unternehmenskarte bereitstellen. Diese sammeln auf Reisen ganz einfach per Smartphone die digitalen Belege ein und müssen im Nachgang keine Papierbelege einreichen. So sparen digitale Tools Zeit und Geld an allen Ecken und Enden des Unternehmens.